Hur man schemalägger ett möte i Outlook

2024 Författare: Abigail Brown | [email protected]. Senast ändrad: 2024-01-07 19:06

När du schemalägger ett möte i Outlook med en annan person eller grupp av personer får de en inbjudan via e-post med mötesinformationen. Från det här e-postmeddelandet kan de acceptera eller avböja mötesinbjudan. Outlook lägger till mötet i din Outlook-kalender, håller reda på dina deltagares svar och skickar en påminnelse innan mötet börjar.

Instruktionerna i den här artikeln gäller Outlook för Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 och Outlook 2013.

Skicka en kalenderinbjudan i Outlook

Så här schemalägger du ett möte i Outlook:

1. Välj Hem tab.

   

2. Välj Nya objekt > Meeting.

   Alternativt, tryck Ctrl+Skift+Q.

   

3. I mötesinbjudan anger du en beskrivning av mötet i textrutan Title.

   

4. I textrutan Required anger du e-postadresserna till varje deltagare som måste delta i mötet. I Outlook 2016 och 2013 anger du e-postadresserna i textrutan To.

   För att välja kontakter från din adressbok, välj antingen Required, Valfritt eller To.

   

5. I textrutan Valfritt anger du e-postadresserna till personer som du vill delta i mötet, men kräver inte att de gör det.

   

6. Välj en starttid och sluttid för mötet.

   

7. Om du vill blockera en hel dag i din kalender för mötet väljer du Hela dagen.

   

8. I textrutan Location anger du var du håller mötet.

   

9. I området Message anger du annan information som dina deltagare behöver veta innan mötet och bifogar alla filer du vill att de ska granska.

   För att bifoga en fil till mötesinbjudan, välj fliken Insert och välj sedan Bifoga fil. För att lägga till en länk till ett dokument på din OneDrive, välj Link rullgardinspilen.

   

10. Som standard, när du skickar en mötesinbjudan i Outlook, innehåller inbjudan en begäran om svar och ger mottagaren möjlighet att föreslå en ny tid för mötet. För att ändra dessa alternativ, välj fliken Meeting och välj sedan Svars alternativ

    

11. Välj Skicka.

    Om ditt schema ändras eller om dina deltagare måste göra andra planer kan du antingen avbryta mötet eller boka om det.

    

Hur man skapar ett återkommande möte

Outlook låter dig också ställa in återkommande möten. Använd det här alternativet för sammankomster som du planerar att upprepa varje vecka, månad eller annan period. Med ett återkommande möte behöver du bara ange detaljerna en gång, och det kommer att lägga till alla framtida händelser i din kalender baserat på det intervall du ställer in.

1. Välj fliken Hem och välj sedan New Items > Meeting.

   

2. I mötesinbjudan anger du titel, obligatoriska deltagare, valfria deltagare, plats och ett meddelande som beskriver syftet med mötet.

3. Välj Gör återkommande.

   I Outlook 2016 och 2013 väljer du Meeting > Recurrence.

   

4. Dialogrutan Avtalsupprepning öppnas. Ange starttid, sluttid och varaktighet för mötet.

   

5. I avsnittet Återkommande mönster väljer du när mötet ska upprepas. Till exempel ett vanligt veckomöte som äger rum varje måndag.

   

6. I avsnittet Omfång för återkommande, välj hur länge de återkommande mötena ska fortsätta. Du kan säga till ett återkommande möte att avbryta ett visst datum eller efter ett visst antal händelser. Välj Inget slutdatum om du inte vill att mötet ska löpa ut.

   

7. Välj OK.

   

8. I mötesinbjudan väljer du Skicka.

   

Hur man använder schemaläggningsassistenten för att skapa ett möte

Om du använder Microsoft 365 på jobbet och är en Exchange-användare, använd Schemaläggningsassistenten för att hitta den bästa tiden att schemalägga ett möte med andra. När du öppnar schemaläggningsassistenten ser du kalendrarna för personerna du bjöd in till mötet.

För att använda schemaläggningsassistenten, skapa en mötesinbjudan, välj fliken Meeting > Scheduling Assistant.

Så här visar du mötet i din Outlook-kalender

När du har skapat eller accepterat ett möte visas det i din Outlook-kalender baserat på information om datum och tid. Så här hittar du kommande evenemang.

1. Välj View Switcher och välj sedan Calendar.
2. För att hitta mötet, bläddra igenom kalendern eller använd sökrutan och skriv in mötets titel.

3. Dubbelklicka på kalenderobjektet för att se mötesinformationen.

   

4. För att se svar, välj fliken Spårning. Kolumnen Response visar vilka deltagare som har accepterat mötesinbjudan och vilka som inte har svarat.

   

5. Om du fick ett muntligt godkännande från en deltagare, välj None och välj sedan Accepted, Declined, eller gav ett Tentative svar.

   

6. Stäng mötesinbjudan när du är klar.

Hur man lägger till personer till en befintlig mötesinbjudan

Du kan ställa in ett möte och sedan ha fler deltagare att bjuda in senare (till exempel om du anställer en annan anställd och vill lägga till dem på vanliga personalmöten). Så här bjuder du in nya deltagare till ett möte som du redan har ställt in.

1. Hitta mötet i din kalender.
2. Dubbelklicka på mötesobjektet.

3. Välj fliken Scheduling Assistant > Lägg till deltagare.

   

4. I dialogrutan Välj deltagare och resurser väljer du namnet på deltagaren.

   

5. Välj antingen Required eller Valfritt för att ange om deltagaren måste vara på mötet eller om deras närvaro är valfri.

   

6. Välj OK.

   

7. Deltagaren visas nu på listan Alla deltagare i schemaläggningsassistenten.

   

8. Välj Skicka uppdatering.