Kalkylblad och databaser erbjuder båda sätt att titta på data. Tillvägagångssättet var och en använder för att samla in och dela denna data är dock helt olika.
Ett kalkylblad erbjuder kvasistrukturerad data i rad- och kolumnformat. Kalkylark relaterar dock inte till varandra och kräver inga regler om informationen i kalkylarket. Dessutom har kalkylark inga sofistikerade sammanfattnings- och rapporteringsverktyg.
Databaser samlar in information på ett strukturerat sätt och upprätthåller, som standard, regler och relationer om vad som går in och ut. Vi har granskat båda för att hjälpa dig att avgöra vilken som passar dina behov bäst.
övergripande resultat
- Innehåller celler gjorda av kolumner och rader.
- Utför matematiska beräkningar.
- Sortera och filtrera data.
- Organisera komplexa insamlingar av data.
- Kontrolleras av ett databashanteringssystem (DBMS).
- Få åtkomst till och hantera stora mängder data.
Databaser stöder snabb läsning och skrivning av innehåll automatiskt. Om du inte använder ett hembryggt system med triggerverktyg som If This Then That, kräver ett kalkylblad manuell inmatning av information.
Microsoft Excel och Google Sheets är vanliga kalkylarksprogram. Båda är tillgängliga gratis på datorer, surfplattor och smartphones.
Förutom Microsoft Access på skrivbordet (och kloner som LibreOffice Base), finns de mest robusta databasverktygen på servrar. Stora företag använder alternativ som Microsoft SQL Server eller Oracles serversvit. Människor i öppen källkod och Linux-gemenskaper använder verktyg som MariaDB.
När du använder en databas kopplar du vanligtvis ihop den med supportverktyg. Eftersom databaser kräver Structured Query Language för att få tillgång till information, hanterar verktyg som visuella rapportdesigners (som Crystal Reports) eller instrumentpanelsverktyg (som Tableau) både SQL-generering och komplex rapportutveckling.
Design: Analys vs. relationer
- Optimerad för enkel dataanalys.
- Begränsade filtreringsmöjligheter.
- Begränsad möjlighet att jämföra data från olika källor.
-
Kan länka tabeller.
- Kraftfull relationsanalys.
- Begränsade beräkningsmöjligheter.
Om databaser eller kalkylblad är mest meningsfulla för ett visst syfte följer av en handfull användningsfallsegenskaper.
Även om uppslagsformler och namngivna regioner knyter ihop vissa delar av kalkylark, är ett kalkylblad en fristående datauppsättning. Den har begränsad förmåga att filtrera och gruppera över olika kalkylblad och kalkylbladsfiler. Kalkylblad är optimerade för ekonomi och enkel dataanalys. För enkel sifferknäppning är detta tillvägagångssätt överlägset en databas. Dessutom kräver databaser mer tekniska färdigheter att konfigurera och konfigurera.
Det är dock inte lätt att jämföra information från olika data i ett kalkylblad. Databaser framtvingar relationer och stödjer förfrågningar baserat på attribut eller delmängder i en eller flera tabeller. Databaser länkar samman tabeller på olika sätt och utför sammanfattande statistik om dessa delmängder och supermängder.
Rapportering: utseende är nyckeln
- Anpassningsbart utseende.
- Lätt att skapa grafer.
- Rika formateringsfunktioner.
- Formaliserat utseende.
- Strömlinjerapporter.
- Tabellrapportformat.
Kalkylblad presenterar ett rutnät av information. Innehållet, formateringen, utseendet och strukturen bestäms av kalkylarkets ägare. Databaser kräver en formaliserad struktur och separerar informationen från informationens utseende.
Ett kalkylblad är både informations- och presentationslagret för den informationen. Detta tillvägagångssätt effektiviserar enkla rapporter eftersom beräkningarna är transparenta för alla som öppnar filen. Dessutom får alternativ som regellinjer, skuggning, grafer och färger att slutresultatet ser ut som du tänkt dig.
En databas matar ut information i tabellformat. All formatering av utdata måste ske i ett kalkylblad eller annat program, till exempel ett instrumentpanelsverktyg.
Dataplats: informationsåtkomst och revision
- Självständiga dokument.
- Begränsade säkerhets alternativ.
- En användare i taget.
- Dedikerade databasservrar.
- Behörigheter ökar säkerheten.
- Flera samtidiga användare.
Kalkylblad är fristående dokument som finns på enskilda datorer eller filservrar. Databaser kräver för det mesta dedikerade databasservrar. Det betyder att det är mer jobb att skapa en databas, men du kan inte felarkivera eller av misstag radera den.
Även om du kan lösenordsskydda ett kalkylark, kan du i allmänhet inte granska vem som tittar på eller redigerar det. Med en databas kan du dock inte visa eller ändra data om du inte har tillstånd. Databasen loggar all visning och redigering du utför för framtida upptäckt.
I allmänhet är kalkylblad utformade för att öppnas och redigeras av en person i taget. Databaser stöder många inloggade användare samtidigt.
Bedömning: datavolymen avgör
Att bestämma om du ska använda ett kalkylprogram eller en databas beror på mängden data du planerar att arbeta med. Kalkylblad är lämpliga för hanterbara listor med grundläggande information. Men om du planerar att lagra stora mängder rådata under en obestämd tid, är en databas en värdefull investering av din tid och resurser.
