Excel har inte datahanteringsfunktionerna för relationsdatabasprogram som SQL Server och Microsoft Access. Vad den däremot kan göra är att fungera som en enkel databas som uppfyller kraven för datahantering.
I Excel organiseras data med hjälp av rader och kolumner i ett kalkylblad. Tabellfunktionen gör det enkelt att ange, redigera och manipulera data.
De här instruktionerna gäller Excel-versionerna 2019, 2016, 2013, 2010 och Excel för Microsoft 365.
Databasvillkor: poster och fält
En databas är en samling relaterad information som lagras i en eller flera datorfiler. Ofta är informationen organiserad i tabeller på ett sådant sätt att den enkelt kan uppdateras, sorteras, korrigeras och filtreras.
En enkel databas, som Excel, innehåller all information om ett ämne i en enda tabell. Relationsdatabaser, å andra sidan, består av många tabeller där var och en innehåller information om olika men relaterade ämnen.
Rekord
I databasterminologi innehåller ett record all information eller data om ett specifikt objekt i databasen. I Excel innehåller varje cell i ett kalkylblad en informationspost eller ett värde.
Fields
Varje informationspost i en databaspost, såsom ett telefonnummer eller gatunummer, hänvisas till som ett fält. I Excel fungerar de enskilda cellerna i ett kalkylblad som fält, eftersom varje cell kan innehålla en enda information om ett objekt.
Fältnamn
Det är viktigt att organisera en databas så att du kan sortera eller filtrera data för att hitta specifik information. Att lägga till kolumnrubriker, så kallade fältnamn, gör det lättare att ange data i samma ordning för varje post.
Sample Database
I bilden ovan har varje elev en separat rad i tabellen som innehåller all tillgänglig information om dem.
Varje cell i rad är ett fält som innehåller en bit information. Fältnamnen i rubrikraden hjälper till att se till att data förblir organiserade genom att hålla all data om ett specifikt ämne, som namn eller ålder, i samma kolumn för alla elever.
Excels datahanteringsverktyg
Dessutom har Microsoft flera dataverktyg för att göra det enklare att arbeta med stora mängder data lagrade i Excel-tabeller och för att hålla den i gott skick.
Using a Form for Records
Ett av dessa verktyg är dataformuläret. Du kan använda den för att hitta, redigera, ange eller ta bort poster i tabeller som innehåller upp till 32 fält eller kolumner.
Standardformuläret innehåller en lista med fältnamn i den ordning de är ordnade i tabellen, för att säkerställa att användare anger poster korrekt. Bredvid varje fältnamn finns en textruta för att ange eller redigera de individuella datafälten.
Medan det är möjligt att skapa anpassade formulär, är det ofta allt som behövs att skapa och använda standardformuläret.
Remove Duplicate Data Records
Ett vanligt problem med alla databaser är datafel. Förutom enkla stavfel eller saknade datafält kan duplicerade dataposter vara ett problem när en datatabell växer i storlek.
Ett annat av Excels dataverktyg kan användas för att ta bort dessa dubbletter - antingen exakta eller partiella dubbletter.
Sortera data i Excel
Sortering innebär att omorganisera data enligt en specifik egenskap, som att sortera en tabell alfabetiskt efter efternamn eller kronologiskt från äldst till yngst.
Excels sorterings alternativ inkluderar sortering efter ett eller flera fält, anpassad sortering, till exempel efter datum eller tid, och sortering efter rader som gör det möjligt att omordna fälten i en tabell.
