Vad att veta
- Välj kontakterna som du vill lägga till i listan och gå till Hem > Categorize > All Categories> New > namnge listan.
- För att lägga till kontakter till listan, välj kontakterna och välj Hem > Categorize > listkategori > OK.
Den här artikeln förklarar hur du skapar en distributionslista med kategorier och skickar e-postmeddelanden till dem i Outlook för Microsoft 365, Outlook 2019, 2016, 2013, 2010 och 2007.
Använd kontaktkategorier som distributionslistor i Outlook
För att skapa en distributions- eller e-postlista med kategorier i Outlook för Microsoft 365, Outlook 2019, 2016, 2013 och 2010:
-
I Outlook, välj People. Eller tryck Ctrl+3.
Image -
Markera de kontakter du vill lägga till i distributionslistan. För att markera flera sammanhängande poster, tryck Ctrl och välj kontakter. För att välja ett intervall, tryck Shift och välj sedan den första och sista kontakten i intervallet.
För att lägga till personer som inte finns i dina Outlook-kontakter, tryck Ctrl+N för att skapa en ny kontakt.
-
Gå till fliken Hem.
Image -
I gruppen Tags, välj Categorize.
Image -
Välj Alla kategorier.
Image -
I dialogrutan Färgkategorier, välj New.
Image -
I dialogrutan Add New Category anger du ett namn för distributionslistan.
Image - Välj rullgardinsmenyn Color och välj None eller tilldela en färg.
-
Välj OK.
Image - I dialogrutan Färgkategorier, verifiera att den nya kategorin är vald.
- Välj OK.
Lägg till medlemmar till en distributionslista
För att lägga till nya medlemmar till distributionslistan när som helst:
- Gå till People.
-
Markera de kontakter du vill lägga till i listan.
Image - Gå till fliken Hem.
- I gruppen Tags, välj Categorize.
-
Välj listans kategori.
Image - Om kategorin inte visas i menyn, välj All Categories, markera listans kategorikryssruta och välj sedan OK.
Skicka ett meddelande till din distributionslista för kategori
För att skriva ett nytt meddelande eller mötesförfrågan till alla medlemmar i kategoridistributionslistan:
-
Gå till People.
Image -
Välj Sök i kontakter eller tryck Ctrl+E.
Image - Gå till fliken Search.
-
I gruppen Refine, välj Categorized.
Image -
Välj önskad kategori.
Image - Gå till fliken Hem.
-
I gruppen Actions, välj Mail Merge.
Image - I dialogrutan Mail Merge Contacts, välj Alla kontakter i aktuell vy.
- Välj rullgardinsmenyn Dokumenttyp och välj Form Letters.
- Välj rullgardinsmenyn Slå samman till och välj E-post.
-
I textrutan Meddelandets ämnesrad anger du ämnet för e-postmeddelandet.
Image - Välj OK.
-
Komponera e-posttexten i Word. Gå till fliken Mailing för att använda verktygen i gruppen Write & Insert Fields för att anpassa hälsningar för varje mottagare och infoga andra adressboksfält. Välj Preview Results för att se dina fält och regler i e-postmeddelandet för varje mottagare.
Image -
Välj Finish & Merge > Skicka e-postmeddelanden.
Image -
I dialogrutan Slå samman till e-post, välj To och välj Email.
Image - Välj rullgardinsmenyn E-postformat och välj Vanlig text eller HTML.
- I avsnittet Skicka poster, välj All.
- Välj OK.
- Om du uppmanas, välj Allow.
Använd kontaktkategorier som distributionslistor i Outlook 2007
Så här skapar du en distributions- eller e-postlista med kategorier i Outlook 2007:
- Gå till Kontakter.
-
Markera de kontakter du vill lägga till i din nya distributionslista.
För att lägga till nya medlemmar senare, tilldela dem till lämplig kategori individuellt.
- Välj Categorize verktygsfältsknapp. Eller välj Actions > Kategorisera från menyn.
- Välj Alla kategorier.
- Välj New.
- Ange ett namn för distributionslistan.
- Välj rullgardinsmenyn Color och välj None.
- Välj OK.
- Verifiera att den nya kategorin är markerad och välj OK.
Skicka ett meddelande till din kategoridistributionslista i Outlook 2007
För att skriva ett nytt meddelande eller mötesförfrågan till alla medlemmar i den kategoridrivna distributionslistan:
- Gå till Kontakter.
- Välj Visa > Aktuell vy > Efter kategori.
- Välj önskad listkategoris rubrik.
- Välj Actions > Skapa > Nytt meddelande till kontakt eller Åtgärder > Skapa > Ny mötesbegäran att kontakta.
- Välj OK om Outlook meddelar dig att din åtgärd kommer att gälla för alla objekt i gruppen.
-
Välj fältet To eller fältet Bcc. För listmeddelanden, överväg att lägga till adresser i hemlig kopia-fältet för att undvika att avslöja alla kontakters adress.
Om en kontakt har flera e-postadresser lägger Outlook till varje adress. Radera onödiga adresser för att undvika att skicka ett duplicerat e-postmeddelande till din kontakt.
- I fältet To anger du din e-postadress.
- Skriv meddelandet eller mötesförfrågan.
- Skicka meddelandet.
