Key takeaways
- Arbetare gör ofta flera saker i möten, och chansen att det ökar när ett möte drar ut på tiden.
- Alla multitasking är dock inte dåliga, och "positiv multitasking" kan förbättra produktiviteten.
- Fjärrarbetsplattformar kan lägga till nya funktioner som driver arbetarna mot uppgifter som är relevanta för ett möte.
Om du arbetar på distans finns det en god chans att du har gjort flera saker under ett möte under den senaste veckan - och du är knappast ensam.
En ny tidning släppt av Microsoft sätter siffror på problemet. Samtidigt som multitasking var sällsynt vid korta, små möten, steg det till nästan universella nivåer i möten som drog ut på mer än en timme. Det är dock inte bara dåliga nyheter: tidningen, som fokuserade på användningen av Microsoft Teams, föreslår flera sätt arbetstagare kan förbättra sitt fokus.
"FocusAssist för Windows har redan skickats och kan vara till stor hjälp här", sa Dr. Mary Czerwinski, en partnerforskare och forskningschef på Microsoft, via e-post. "Schemaläggning av fokustid genom Cortana är ett annat tillgängligt alternativ i Outlook."
Vad ska en distansarbetare göra?
Multitasking i ett möte ses ofta som oförskämt eller kontraproduktivt, och tidningen fann att detta ibland visade sig vara sant. Men forskarna hävdar en mer komplex punkt. All multitasking är inte negativ, och verktyg kan användas för att vägleda distansarbetare mot positiva resultat.
Deltagare beskrev fördelarna med positiv multitasking i en anonym dagbok. "Jag har varit mindre frustrerad över möten som inte var särskilt användbara för mig", sa en.
Andra sa att de uppskattar valet att vara uppmärksam när det behövs och sedan fokusera någon annanstans när det inte är det. Deltagarna sa att multitasking hjälpte dem att hitta information, som relaterade filer eller e-postutbyte, relevant för ett möte.
… ett stönande 80-minuters maraton är mer än sex gånger mer sannolikt att uppmuntra multitasking.
Dr. Czerwinski sa att fjärrarbetare som använder Microsoft Teams eller Windows kan vända sig till Focus Assist och Focus Time för att ta bort distraktioner som inte är relevanta för ett möte och avsätta tid för att fokusera på specifika uppgifter. Tidningen gynnar alla verktyg som undanröjer krav utifrån på arbetarnas uppmärksamhet under ett möte.
Nya, bättre funktioner i fjärrarbetsplattformar kan gå ännu längre för att uppmuntra positiv multitasking. Tidningen föreslår ett mötesspecifikt "fokusläge" för att hjälpa arbetare att utföra flera uppgifter på ett sätt som är relevant för ett möte, som att öppna e-postmeddelanden eller filer i ett mötes gränssnitt istället för ett annat fönster eller program. Detta skulle uppmuntra positiv multitasking samtidigt som man eliminerar distraktioner som finns i andra program.
Forskarna föreslår också förbättrade agendaverktyg som låter arbetare lämna möten tidigt eller gå med i mitten av mötet om bara delar av mötet är relevanta. Detta skulle kunna bekämpa ärkefienden för varje uppmärksamhetsspann: långa, tråkiga möten.
Remote Workers Tap Out i långa möten
Multitasking var inte särskilt vanligt när alla möten var samlade: cirka 30 % av mötena involverade multitasking via e-post, och ungefär 24 % såg multitasking av filer.
Men det ändrades med varaktigheten. Föga överraskande visade möten kortare än 20 minuter få fall av multitasking, men ökade med chockerande hastighet som en mötesdrog.
Ett möte på 20 till 40 minuter var nästan dubbelt så sannolikt att deltagarna skulle leta efter annat arbete, och ett stönande 80-minuters maraton var över sex gånger så stor sannolikhet att arbetarna blev distraherade.
Mötens storlek - liksom antalet deltagare - var också avgörande. En-mot-en-möten uppmuntrade minst multitasking, och en tredje person förändrade knappast resultatet. Men att dopp i andra uppgifter blev troligt när fler ansikten dök upp i ett videosamtal. Multitasking var dubbelt så stor sannolikhet i ett möte med 10 eller fler personer.
En deltagare beskrev en relaterbar motivation. "I de stora mötena, som stadshus, brukar jag stanna upp och faktiskt lyssna när något av intresse sägs", sa deltagaren. "Resten av tiden verkar jag inte fokusera på jobbet alls."
Uppgifterna inkluderade ett annat svagare men mer överraskande resultat: schemalagda möten är dåliga nyheter. Ett schemalagt möte var ungefär en och en halv gånger mer sannolikt att uppmuntra multitasking än ett ad hoc-möte. Av schemalagda möten var återkommande möten den mest bördiga grunden för distraktion.
"Hur distansmöten schemaläggs och struktureras är avsevärt förknippat med när och i vilken utsträckning människor delar sin uppmärksamhet", avslutar tidningen. Så innan du trycker på skicka på en timmes mötesinbjudan, överväg om du inte vill ge kollegor tid att rensa ut sin inkorg.
