Ett Excel-dataformulär är ett bekvämt sätt att lägga in data i en Excel-databas och att visa en rad med information i ett kalkylblad utan att rulla igenom bladet. Dataformulär listar kolumnrubrikerna i ett kalkylblad så att en hel rad med data kan visas på en gång. Dataformulär används också för att söka efter poster och redigera befintliga poster.
Instruktionerna i den här artikeln gäller Excel 2019, 2016, 2013, 2010; och Excel för Microsoft 365.
Lägg till ikonen för datainmatningsformuläret i verktygsfältet för snabbåtkomst
Det första steget för att använda datainmatningsformuläret är att lägga till formulärikonen i snabbåtkomstverktygsfältet. Detta är en engångsoperation. När den väl har lagts till förblir formulärikonen tillgänglig i verktygsfältet för snabbåtkomst.
Verktygsfältet Snabbåtkomst används för att lagra genvägar till ofta använda funktioner i Excel. Det är också där du kan lägga till genvägar till Excel-funktioner som inte är tillgängliga på menyfliksområdet.
För att lägga till formulärikonen i snabbåtkomstverktygsfältet:
- Välj Customize Quick Access Toolbar nedrullningsbar pil.
-
Välj Fler kommandon.
Image -
I dialogrutan Excel- alternativ, se till att fliken Quick Access Toolbar är vald.
- Välj Välj kommandon från rullgardinsmenyn och välj Alla kommandon.
-
Bläddra igenom den alfabetiska listan med kommandon och välj Form.
Image - Välj Lägg till.
-
Välj OK för att lägga till Form-knappen i snabbåtkomstverktygsfältet.
Image - Du hittar knappen Form till höger i Snabbåtkomstverktygsfältet.
Lägg till databasfältnamn
Datainmatningsformuläret är ett av Excels inbyggda dataverktyg. För att använda formuläret, ange kolumnrubrikerna som ska användas i din databas, klicka på formulärikonen och Excel gör resten.
Det enklaste sättet att lägga till fältnamnen i formuläret är att skriva in dem i kalkylbladsceller. Formuläret kan innehålla upp till 32 kolumnrubriker.
För att följa med i denna handledning, öppna ett tomt Excel-kalkylblad och skriv in kolumnrubrikdata i cellerna A1 till E1 som visas i bilden nedan:
Öppna datainmatningsformuläret
Efter att ditt kalkylblad innehåller kolumnrubrikerna är det dags att öppna datainmatningsformuläret.
- Välj cell A2 för att göra den till den aktiva cellen.
-
Gå till Snabbåtkomstverktygsfältet och välj Form.
Image -
I varningsdialogrutan, välj OK.
Image -
Formuläret som innehåller alla kolumnrubriker visas på skärmen.
Image - Nu är du redo att använda formuläret för att ange data.
Lägg till dataposter med formuläret
Att lägga till poster i kalkylbladet är helt enkelt en fråga om att skriva in data i rätt formulärfält.
Lägg till den första posten i kalkylbladet genom att ange data i formulärfälten bredvid rätt rubriker:
- StudentID: SA267-567
- Efternamn: Jones
- Initial: B.
- Ålder: 21
- Program: Språk
Tryck på tabb för att flytta från fält till fält. Välj New för att lägga till posten i kalkylbladet och för att rensa fälten för den andra posten.
Lägg till den andra posten i kalkylbladet:
- StudentID: SA267-211
- Efternamn: Williams
- Initial: J.
- Ålder: 19
- Program: Vetenskap
Välj New när du har lagt till posten.
När du anger liknande data som student-ID-nummer (endast siffrorna efter bindestrecket är olika), använd kopiera och klistra in för att snabba in datainmatningen.
För att lägga till de återstående posterna i handledningsdatabasen, använd formuläret för att ange data som visas i bilden nedan i cellerna A4 till E11.
Använd formulärets dataverktyg
När fler poster läggs till i kalkylbladet är det viktigt att upprätthålla dataintegriteten. Håll data uppdaterade och relevanta genom att åtgärda datafel, uppdatera poster, ta bort föråldrade poster och ta bort dubbletter av poster.
Datainmatningsformuläret innehåller flera verktyg som gör det enkelt att hitta, korrigera och ta bort poster från databasen. Dessa verktyg finns på höger sida av formuläret och inkluderar:
- Find Prev och Find Next: Bläddra framåt och bakåt genom kalkylbladet en post i taget.
- Delete: Radera poster från kalkylbladet.
- Restore: Ångra ändringar i en post. Återställning fungerar när en post visas i formuläret. När en annan post öppnas eller formuläret stängs blir Restore inaktivt.
- Criteria: Sök i kalkylbladet efter poster baserat på specifika kriterier, som namn, ålder eller program.
Sök efter poster med ett fältnamn
Så här använder du datainmatningsformuläret för att söka i databasen efter poster med en kolumnrubrik, som efternamn, ålder eller program.
-
I datainmatningsformuläret, välj Criteria.
Image När du väljer Criteria, rensas formulärfälten från formuläret; inga poster tas bort från kalkylbladet.
- Placera markören i Program textrutan och skriv Arts för att söka efter alla elever som är inskrivna i Arts-programmet.
-
Välj Hitta nästa
Image -
Datan för den första posten som matchar sökkriterierna visas i formuläret.
Image För att göra ändringar i posten, radera den befintliga texten och ange rätt data.
- Välj Find Next för att visa ytterligare poster som matchar sökkriterierna.
Sök efter poster med flera fältnamn
Formuläret kan också användas för att söka efter poster med flera kriterier. Till exempel för att söka efter studenter som är 18 år gamla och inskrivna på konstprogrammet. Endast poster som matchar båda kriterierna visas i formuläret.
- Välj Criteria.
- Placera markören i textrutan Age och skriv 18.
-
Placera markören i Program textrutan och skriv Arts.
Image - Välj Hitta nästa.
- Datan för den första posten som matchar sökkriterierna visas i formuläret.
- Välj Find Next för att visa ytterligare poster som matchar sökkriterierna.
