Om du lägger till villkorlig formatering i Excel kan du tillämpa olika formaterings alternativ på en cell, eller ett cellområde, som uppfyller specifika villkor som du ställer in. Att ställa in sådana villkor kan hjälpa till att organisera ditt kalkylblad och göra det lättare att skanna. Formaterings alternativen du kan använda inkluderar teckensnitts- och bakgrundsfärgsändringar, teckensnittsstilar, cellkanter och att lägga till nummerformatering till data.
Excel har inbyggda alternativ för vanliga villkor som att hitta siffror som är större än eller mindre än ett visst värde eller att hitta siffror som är över eller under medelvärdet. Utöver dessa förinställda alternativ kan du även skapa anpassade regler för villkorlig formatering med hjälp av Excel-formler.
De här instruktionerna gäller Excel 2019, 2016, 2013, 2010 och Excel för Microsoft 365.
Tillämpa flera villkor i Excel
Du kan tillämpa mer än en regel på samma data för att testa för olika förhållanden. Till exempel kan budgetdata ha villkor angivna som tillämpar formatändringar när vissa utgiftsnivåer uppnås, såsom 50 %, 75 % och 100 %, av den totala budgeten.
Under sådana omständigheter avgör Excel först om de olika reglerna är i konflikt, och i så fall följer programmet en fastställd prioritetsordning för att avgöra vilken villkorlig formateringsregel som ska tillämpas på data.
Hitta data som överstiger 25 % och 50 %-ökningar
I följande exempel kommer två anpassade regler för villkorlig formatering att tillämpas på intervallet celler B2 till B5.
- Den första regeln kontrollerar om data i celler A2:A5 är större än motsvarande värde i B2:B5 av mer än 25%.
- Den andra regeln kontrollerar om samma data i A2:A5 överstiger motsvarande värde i B2:B5 med mer än 50%.
Som kan ses i bilden ovan, om något av ovanstående villkor är sant, kommer bakgrundsfärgen för cellen eller cellerna i intervallet B1:B4 att ändras.
- För data där skillnaden är mer än 25 % ändras cellbakgrundsfärgen till grön.
- Om skillnaden är större än 50 % ändras cellbakgrundsfärgen till röd.
Reglerna som används för att utföra denna uppgift kommer att anges med hjälp av dialogrutan New Formatting Rule. Börja med att mata in exempeldata i celler A1 till C5 som visas i bilden ovan.
I den sista delen av handledningen lägger vi till formler till celler C2:C4 som visar den exakta procentuella skillnaden mellan värdena i cellerna A2:A5 och B2:B5; detta gör det möjligt för oss att kontrollera riktigheten av reglerna för villkorlig formatering.
Ange regler för villkorlig formatering
Först kommer vi att tillämpa villkorlig formatering för att hitta en betydande ökning på 25 procent eller mer.
Funktionen kommer att se ut så här:
=(A2-B2)/A2>25%
- Markera celler B2 till B5 i kalkylbladet.
- Klicka på fliken Hem i ribbon.
- Klicka på ikonen villkorlig formatering i ribbon för att öppna rullgardinsmenyn.
-
Välj Ny regel för att öppna dialogrutan New Formatting Rule.
- Under Välj en regeltyp, klicka på det sista alternativet: Använd en formel för att bestämma vilka celler som ska formateras.
- Skriv formeln ovan i utrymmet under Formatera värden där denna formel är sann:
- Klicka på knappen Format för att öppna dialogrutan. Klicka på Fyll-fliken och välj en färg.
- Klicka OK för att stänga dialogrutorna och återgå till arbetsbladet.
- Bakgrundsfärgen för cellerna B3 och B5 bör ändras till den färg du v alt.
Nu kommer vi att tillämpa villkorlig formatering för att hitta en ökning på 50 procent eller mer. Formeln kommer att se ut så här:
- Upprepa de första fem stegen ovan.
- Skriv formeln ovan i utrymmet nedan Formatera värden där denna formel är sann:
- Klicka på knappen Format för att öppna dialogrutan. Klicka på Fyll-fliken och välj en annan färg än du gjorde i föregående steg.
- Klicka OK för att stänga dialogrutorna och återgå till arbetsbladet.
Bakgrundsfärgen för cell B3 ska förbli densamma, vilket indikerar att den procentuella skillnaden mellan siffrorna i cellerna A3 ochB3 är större än 25 procent men mindre än eller lika med 50 procent. Bakgrundsfärgen för cell B5 bör ändras till den nya färgen du valde, vilket anger att den procentuella skillnaden mellan siffrorna i cellerna A5 och B5 är större än 50 procent.
Kontrollera regler för villkorlig formatering
För att verifiera att de angivna villkorliga formateringsreglerna är korrekta kan vi mata in formler i celler C2:C5 som beräknar den exakta procentuella skillnaden mellan talen i intervallenA2:A5 och B2:B5.
Formeln i cell C2 ser ut så här:
=(A2-B2)/A2
- Klicka på cell C2 för att göra den till den aktiva cellen.
- Skriv formeln ovan och tryck på Enter på tangentbordet.
- Svaret 10 % bör visas i cell C2, vilket anger att siffran i cell A2 är 10 % större än siffran i cell B2.
- Det kan vara nödvändigt att ändra formateringen på cell C2 för att visa svaret i procent.
- Använd fyllningshandtaget för att kopiera formeln från cell C2 till cells C3 till C5.
- Svaren för celler C3 till C5 bör vara 30 %, 25 % och 60 %.
Svaren i dessa celler visar att reglerna för villkorlig formatering är korrekta eftersom skillnaden mellan celler A3 och B3 är större än 25 procent, och skillnaden mellan celler A5 och B5 är större än 50 procent.
Cell B4 ändrade inte färg eftersom skillnaden mellan celler A4 och B4 är lika med 25 procent, och vår regel för villkorlig formatering angav att en procentandel större än 25 procent krävdes för att bakgrundsfärgen skulle ändras.
prioritetsordning för villkorlig formatering
När du tillämpar flera regler på samma dataintervall avgör Excel först om reglerna är i konflikt. Motstridiga regler är de där formaterings alternativen inte båda kan tillämpas på samma data.
I vårt exempel är reglerna i konflikt eftersom båda använder samma formaterings alternativ - ändrar bakgrundscellsfärgen.
I situationen där den andra regeln är sann (skillnaden i värde är mer än 50 procent mellan två celler) är den första regeln (skillnaden i värde är större än 25 procent) också sann.
Eftersom en cell inte kan ha båda två olika färgbakgrunder samtidigt måste Excel veta vilken villkorlig formateringsregel den ska tillämpa.
Excels prioritetsordning anger att regeln som är högre i listan i dialogrutan Conditional Formatting Rules Manager tillämpas först.
Som visas i bilden ovan är den andra regeln som används i denna handledning högre i listan och har därför företräde framför den första regeln. Som ett resultat av detta är bakgrundsfärgen för cell B5 grön.
Som standard hamnar nya regler överst på listan; för att ändra ordningen, använd upp och ner pilknapparna i dialogrutan.
Tillämpa icke-motstridiga regler
Om två eller flera regler för villkorlig formatering inte kommer i konflikt, tillämpas båda när villkoret som varje regel testar blir sant.
Om den första villkorliga formateringsregeln i vårt exempel formaterade cellintervallet B2:B5 med en orange ram istället för en orange bakgrundsfärg, skulle de två villkorliga formateringsreglerna inte konflikt eftersom båda formaten kan användas utan att störa det andra.
villkorlig formatering jämfört med vanlig formatering
I fallet med konflikter mellan regler för villkorlig formatering och manuellt tillämpade formaterings alternativ, har regeln för villkorlig formatering alltid företräde och kommer att tillämpas istället för eventuella manuellt tillagda formaterings alternativ.
