När du har stora mängder data kan det vara överväldigande om det inte är korrekt sorterat i din arbetsbok. Lär dig olika metoder för att sortera data i Excel för att bli mer produktiva och för att göra dina kalkylblad enklare att hantera.
Instruktionerna i den här artikeln gäller Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel för Microsoft 365, Excel Online och Excel för Mac.
Välj data som ska sorteras
Innan data kan sorteras måste Excel veta det exakta intervallet som ska sorteras. Excel kommer att välja områden med relaterad data så länge som data uppfyller dessa villkor:
- Det finns inga tomma rader eller kolumner i ett område med relaterad data.
- Tomma rader och kolumner är mellan områden med relaterad data.
Excel avgör om dataområdet har fältnamn och exkluderar raden från posterna som ska sorteras. Att låta Excel välja intervallet som ska sorteras kan vara riskabelt, särskilt med stora mängder data som är svåra att kontrollera.
För att säkerställa att rätt data väljs, markera intervallet innan du börjar sorteringen. Om samma intervall kommer att sorteras upprepade gånger är det bästa sättet att ge det ett namn.
Sorteringsnyckel och sorteringsordning i Excel
Sortering kräver användning av en sorteringsnyckel och en sorteringsordning. Sorteringsnyckeln är data i kolumnen eller kolumnerna du vill sortera och identifieras av kolumnrubriken eller fältnamnet. I bilden nedan är de möjliga sorteringsnycklarna Student-ID, Namn, Ålder, Program och Startad månad.
Sortera data snabbt
För att göra en snabb sortering, välj en enskild cell i kolumnen som innehåller sorteringsnyckeln. Välj sedan hur du vill ha uppgifterna sorterade. Så här gör du:
- Välj en cell i kolumnen som innehåller sorteringsnyckeln.
- Välj Hem.
- Välj Sortera och filtrera för att öppna rullgardinsmenyn med sorterings alternativ.
- Välj hur du vill sortera data. Välj antingen stigande eller fallande ordning.
När du använder Sortera och filtrera ändras sorteringsordnings alternativen i rullgardinsmenyn beroende på typen av data i det valda intervallet. För textdata är alternativen Sortera A till Ö och Sortera Z till A. För numeriska data är alternativen Sortera minsta till största och Sortera största till minsta.
Sortera flera datakolumner i Excel
Förutom att utföra en snabb sortering baserat på en enda kolumn med data, låter Excels anpassade sorteringsfunktion dig sortera på flera kolumner genom att definiera flera sorteringsnycklar. Vid sortering med flera kolumner identifieras sorteringsnycklarna genom att välja kolumnrubrikerna i dialogrutan Sortera.
Som med en snabb sortering, definieras sorteringsnycklarna genom att identifiera kolumnrubrikerna eller fältnamnen i tabellen som innehåller sorteringsnyckeln.
Sortera på flera kolumner Exempel
I exemplet nedan är data i intervallet A2 till E12 sorterade på två kolumner med data. Uppgifterna sorteras först efter namn och sedan efter ålder.
För att sortera flera kolumner med data:
- Markera intervallet av celler som ska sorteras. I det här exemplet är cellerna A2 till E12 markerade.
- Välj Hem.
- Välj Sortera och filtrera för att öppna rullgardinsmenyn.
- Välj Custom Sort för att öppna Sorteringsdialogrutan.
- Placera en bock bredvid Min data har rubriker.
- Under kolumnrubriken, välj Sortera efter nedåtpilen och välj Namn från rullgardinsmenyn för att först sortera data efter kolumnen Namn.
- Under rubriken Sortera på, lämna inställningen som Cellvärden. Sorteringen baseras på faktiska data i tabellen.
- Under rubriken Order, välj nedåtpilen och välj Z till A för att sortera namndata i fallande ordning.
- Välj Lägg till nivå för att lägga till ett andra sorterings alternativ.
- Under kolumnrubriken, välj Sedan genom nedåtpilen och välj Age för att sortera poster med dubbletter av namn efter ålderskolumnen.
- Under rubriken Ordning, välj Största till Minsta från rullgardinsmenyn för att sortera åldersdata i fallande ordning.
- Välj OK för att stänga dialogrutan och sortera data.
Som ett resultat av att definiera en andra sorteringsnyckel, som visas i exemplet nedan, sorteras de två posterna med identiska värden för fältet Namn i fallande ordning med fältet Ålder. Detta resulterar i rekordet för studenten Wilson J., 21 år, före rekordet för Wilson P., 19 år.
Den första raden: kolumnrubriker eller data
Dataintervallet som v alts för sortering i exemplet ovan inkluderade kolumnrubrikerna ovanför den första dataraden. Den här raden innehåller data som skiljer sig från data i efterföljande rader. Excel fastställde att den första raden innehåller kolumnrubrikerna och justerade de tillgängliga alternativen i dialogrutan Sortera för att inkludera dem.
Excel använder formatering för att avgöra om en rad innehåller kolumnrubriker. I exemplet ovan är kolumnrubrikerna ett annat teckensnitt än uppgifterna i resten av raderna.
Om den första raden inte innehåller rubriker, använder Excel kolumnbokstaven (som kolumn D eller kolumn E) som alternativ i kolumn alternativet i dialogrutan Sortera.
Excel använder denna skillnad för att avgöra om den första raden är en rubrikrad. Om Excel gör ett misstag innehåller dialogrutan Sortera en kryssruta Mina data har rubriker som åsidosätter detta automatiska val.
Sortera data efter datum eller tid i Excel
Förutom att sortera textdata i alfabetisk ordning eller siffror från största till minsta, inkluderar Excels sorterings alternativ sortering av datumvärden. Tillgängliga sorteringsordrar tillgängliga för datum inkluderar:
- Stigande ordning: Äldst till senaste.
- Fallande ordning: Nyast till äldst.
Snabbsortering kontra sorteringsdialogruta
Datum och tider som är formaterade som sifferdata, till exempel Låndatum i exemplet ovan, använd snabbsorteringsmetoden för att sortera i en kolumn. För sorteringar som involverar flera kolumner med datum eller tider, använd dialogrutan Sortera på samma sätt som att sortera flera kolumner med nummer- eller textdata.
Sortera efter datum Exempel
För att utföra en snabb sortering efter datum i stigande ordning, från äldsta till nyaste:
- Markera intervallet av celler som ska sorteras. För att följa exemplet ovan, markera cellerna G2 till K7.
- Välj Hem.
- Välj Sortera och filtrera för att öppna rullgardinsmenyn.
- Välj Custom Sort för att öppna Sorteringsdialogrutan.
- Under kolumnrubriken, välj Sortera efter nedåtpilen och välj Borrowed för att först sortera data efter lånedatum.
- Under rubriken Sortera efter, välj Cellvärden. Sorteringen baseras på faktiska data i tabellen.
- Under rubriken Sorteringsordning, välj Äldst till Nyast från rullgardinsmenyn.
- Välj OK i dialogrutan för att stänga dialogrutan och sortera data.
Om resultaten av sortering efter datum inte blir som förväntat, kan data i kolumnen som innehåller sorteringsnyckeln innehålla datum eller tider lagrade som textdata snarare än som siffror (datum och tider är bara formaterade sifferdata).
Blandade data och snabbsorteringar
När du använder snabbsorteringsmetoden, om poster som innehåller text- och nummerdata blandas ihop, sorterar Excel nummer- och textdata separat genom att placera posterna med textdata längst ned i den sorterade listan.
Excel kan också inkludera kolumnrubrikerna i sorteringsresultaten och tolka dem som bara ytterligare en rad med textdata snarare än som fältnamnen för datatabellen.
Möjlig sorteringsvarning
Om dialogrutan Sortera används, även för sortering i en kolumn, kan Excel visa ett meddelande som varnar dig om att det har stött på data lagrad som text och ger dig möjlighet att:
- Sortera allt som ser ut som ett tal som ett tal.
- Sortera nummer och nummer som lagras som text separat.
Om du väljer det första alternativet försöker Excel att placera textdata på rätt plats för sorteringsresultaten. Välj det andra alternativet och Excel placerar posterna som innehåller textdata längst ned i sorteringsresultaten, precis som det gör med snabba sorteringar.
Sortera data efter veckodagar eller månader i Excel
Du kan också sortera data efter veckodagar eller månader på året med samma inbyggda anpassade lista som Excel använder för att lägga till dagar eller månader till ett kalkylblad med fyllningshandtaget. Dessa listor tillåter sortering efter dagar eller månader kronologiskt snarare än i alfabetisk ordning.
Som med andra sorterings alternativ kan sorteringsvärden efter en anpassad lista visas i stigande (söndag till lördag eller januari till december) eller fallande ordning (lördag till söndag eller december till januari).
I bilden ovan följdes följande steg för att sortera dataprovet i intervallet A2 till E12 efter månader på året:
- Markera intervallet av celler som ska sorteras.
- Välj Hem.
- Välj Sortera och filtrera för att öppna rullgardinsmenyn.
- Välj Custom Sort för att öppna Sorteringsdialogrutan.
- Under kolumnrubriken, välj Månadsstart från rullgardinsmenyn för att sortera data efter månader på året.
- Under rubriken Sortera på, välj Cellvärden. Sorteringen baseras på faktiska data i tabellen.
- Under rubriken Beställning, välj nedåtpilen bredvid standard alternativet A till Ö för att öppna rullgardinsmenyn.
- Välj Custom List för att öppna dialogrutan Custom Lists.
- I det vänstra fönstret i dialogrutan, välj januari, februari, mars, april.
- Välj OK för att bekräfta valet och återgå till dialogrutan Sortera.
- Den valda listan (januari, februari, mars, april) visas under rubriken Order.
- Välj OK för att stänga dialogrutan och sortera data efter månader på året.
Som standard visas anpassade listor endast i stigande ordning i dialogrutan Anpassade listor. Att sortera data i fallande ordning med hjälp av en anpassad lista efter att ha v alt önskad lista så att den visas under rubriken Ordning i dialogrutan Sortera:
- Välj nedåtpilen bredvid listan som visas, till exempel januari, februari, mars, april för att öppna rullgardinsmenyn.
- I menyn väljer du det anpassade list alternativet som visas i fallande ordning, till exempel december, november, oktober, september.
- Klicka OK för att sortera data i fallande ordning med hjälp av den anpassade listan.
Sortera efter rader för att ändra ordning på kolumner i Excel
Som visas med föregående sorterings alternativ, sorteras data norm alt med kolumnrubriker eller fältnamn. Resultatet är omordning av hela rader eller dataposter. Ett mindre känt, och därför mindre använt sorterings alternativ i Excel är att sortera efter rad, vilket har effekten av att omordna kolumnernas ordning från vänster till höger i ett kalkylblad.
En anledning till att sortera efter rad är att matcha kolumnordningen mellan olika datatabeller. Med kolumnerna i samma ordning från vänster till höger är det lättare att jämföra poster eller att kopiera och flytta data mellan tabellerna.
Anpassa kolumnordningen
Mycket sällan är det dock en enkel uppgift att få kolumnerna i rätt ordning på grund av begränsningarna i alternativen för stigande och fallande sorteringsordning för värden. Vanligtvis är det nödvändigt att använda en anpassad sorteringsordning, och Excel innehåller alternativ för sortering efter cell- eller teckensnittsfärg eller efter villkorlig formateringsikoner.
Det enklaste sättet att tala om för Excel ordningen på kolumner är att lägga till en rad ovanför eller under datatabellen som innehåller siffror som anger ordningen på kolumner från vänster till höger. Sortering efter rader blir då en enkel fråga om att sortera kolumnerna minst till största efter raden som innehåller siffrorna.
När sorteringen är klar kan den tillagda raden med nummer enkelt tas bort.
Sortera efter rader Exempel
I dataexemplet som används för den här serien om sorterings alternativ i Excel har kolumnen Student-ID alltid stått först till vänster, följt av Namn och sedan Ålder.
I det här fallet, som visas i bilden ovan, har siffror lagts till i kolumnerna för att förbereda kalkylbladet för att ordna om kolumnerna så att programkolumnen är först till vänster följt av månadsstart, namn, ålder, och student-ID.
Så här ändrar du kolumnordningen:
- Infoga en tom rad ovanför raden som innehåller fältnamnen.
- I den här nya raden anger du följande siffror från vänster till höger med början i kolumn A: 5, 3, 4, 1, 2.
- Markera intervallet som ska sorteras. I det här exemplet markerar du A2 till E13.
- Välj Hem.
- Välj Sortera och filtrera för att öppna rullgardinsmenyn.
- Välj Custom Sort för att öppna Sorteringsdialogrutan.
- Välj Options för att öppna dialogrutan Sorterings alternativ.
- I avsnittet Orientering, välj Sortera vänster till höger för att sortera kolumnernas ordning från vänster till höger i kalkylbladet.
- Välj OK för att stänga dialogrutan Sorterings alternativ.
- Med ändringen i Orientering ändras kolumnrubriken i dialogrutan Sortera till Rad.
- Välj Sortera efter nedåtpil och välj Rad 2. Det här är raden som innehåller de anpassade numren.
- Under rubriken Sortera på, välj Cellvärden.
- Under rubriken Order, välj Minst till Störst från rullgardinsmenyn för att sortera siffrorna på rad 2 i stigande ordning.
- Välj OK för att stänga dialogrutan och sortera kolumnerna från vänster till höger efter siffrorna i rad 2.
- Kolumnernas ordning börjar med Program följt av månadsstart, namn, ålder och student-ID.
Använd Excels anpassade sorterings alternativ för att ändra ordning på kolumner
Medan anpassade sorteringar är tillgängliga i dialogrutan Sortera i Excel, är dessa alternativ inte lätta att använda när det gäller att ändra ordning på kolumner i ett kalkylblad. Alternativen för att skapa en anpassad sorteringsordning tillgängliga i dialogrutan Sort är att sortera data efter cellfärg, teckensnittsfärg och ikon.
Om inte varje kolumn redan har tillämpat unik formatering, såsom olika teckensnitt eller cellfärger, måste den formateringen läggas till i enskilda celler i samma rad för att varje kolumn ska ordnas om.
Om du till exempel vill använda teckensnittsfärg för att ordna om kolumnerna:
- Välj varje fältnamn och ändra teckensnittsfärgen för varje. Ändra till exempel Program till rött, Månadsstart till grönt, Namn till blått, Ålder till orange och student-ID till lila.
- I dialogrutan Sortera, välj Sortera efter och välj Rad 2.
- Under rubriken Sortera efter, välj Teckensnittsfärg.
- Under rubriken Order, ställ in ordningsföljden för fältnamnsfärger manuellt för att matcha önskad kolumnordning.
- Återställ teckensnittsfärgen för varje fältnamn efter sortering.
