En Access-databas består av en eller flera tabeller som innehåller relaterad information. När du väl har skapat en sådan tom databas kan du arbeta dig igenom alla tabeller för att fylla dem med information.
Det här kan dock bli tråkigt och förvirrande. Det är svårt att följa relationer mellan data i tabeller medan du försöker mata in data. Åtkomstformulär är ett värdefullt verktyg för detta. Du kan designa inmatningsformulär så att du kan ange data i ett logiskt format
Låt oss börja med att skapa några enkla tabeller och sedan bygga ett Access-inmatningsformulär ovanpå dem.
Instruktionerna i den här artikeln gäller för Access 2019, Access 365, 2016, 2013 och 2010 om inte annat anges.
Skapa tabeller i Access
Innan du kan skapa ett Access-inmatningsformulär måste du skapa några tabeller som dina formulärdata kommer att gå in i.
Microsoft Access är bra för småföretag. Så för det här exemplet skapar du en Access-databas för att spåra försäljningsinformation.
Denna databas kommer att innehålla information om din säljare, månadsförsäljning och månatliga utgifter.
För att bygga ditt bord i Access:
-
Starta en ny databas i Access. Du kommer att se en tom Tabell1.
Image -
Välj Klicka för att lägga till och lägg till fem fält. Gör en kort text, en lång text, en stor siffra, en kort text och två valutafält.
Image -
Högerklicka på varje fält, välj Rename Field och skriv det nya fältnamnet. Namnge varje fält Säljarens namn, adress, telefonnummer, månad, försäljning och utgifter.
Image - När du har bytt namn på alla fält är du redo att gå vidare till nästa steg.
Nu när din tabell är redo för data är det dags att skapa ett formulär för att ange all data.
Fältet för stort antal är endast tillgängligt i Access 2019 eller senare. I tidigare versioner av Access måste du använda ett strängfält för att registrera data som ett telefonnummer.
Skapa ett åtkomstinmatningsformulär
Du börjar med att skapa ett enkelt formulär som låter dig arbeta med Table1-tabellen.
Här är steg-för-steg-processen för att skapa ditt nya inmatningsformulär:
-
Välj Skapa i menyn och välj Form Wizard.
Image -
Välj knappen >> för att välja alla fält i tabellen.
Image - Välj knappen Next för att fortsätta.
-
Välj den formulärlayout du vill ha. Justified är en bra, attraktiv utgångspunkt. Kom ihåg att detta bara är en startpunkt. Du kan ändra formulärets faktiska utseende senare i processen.
Image - Välj knappen Next för att fortsätta.
- Ge formuläret en titel och välj sedan lämplig alternativknapp för att antingen öppna formuläret i "Skärmdump av att avsluta guiden för åtkomstformulär." id=mntl-sc-block-image_1-0-6 /> alt="
-
Välj knappen Finish för att skapa ditt formulär.
Använda formuläret
När du har skapat formuläret kan du interagera med det som du vill.
Layoutvyn låter dig anpassa utseendet på specifika fält och själva formuläret. "Skärmdump av att använda ett åtkomstformulär." id=mntl-sc-block-image_1-0-8 /> alt="
När du trycker på Tab-tangenten i det sista fältet, sparas den senaste posten du redigerade i tabellen och flyttas till nästa tomma post.
Använd ditt nya Access-inmatningsformulär för att ange några poster i din tabell.
Du kommer att se att bara genom att ange formulärdata och trycka på tab, kan du snabbt lägga in många poster i tabellen utan större ansträngning.
Som du kan se är det mycket snabbare att ange data med hjälp av ett Access-inmatningsformulär än att försöka mata in data direkt i en Access-tabell.
Ändra tabelldata
Förutom att lägga till ny data i en tabell, låter ett Access-inmatningsformulär dig även ändra data som redan finns i en tabell.
Så här fungerar det:
-
Bläddra fram och tillbaka genom poster med ikonerna < eller >, eller använd Searchfält för att söka efter data i valfritt fält i tabellen.
Image - Välj Save i Records-gruppen i hemmenyn. Eller så kan du trycka på tabb i det sista formulärfältet. Båda dessa alternativ sparar din ändring.
-
Använd >-ikonen med en stjärna till höger om den för att hoppa omedelbart för att ange en ny post oavsett vilken post du för närvarande tittar på.
Image - När du har tillräckligt med data kan du börja lägga till och länka nya tabeller och skapa användbara rapporter.
Microsoft Access är ett mycket kraftfullt verktyg för att spåra allt från ett personligt bokbibliotek till hela ditt lilla företag. Formulär ger dig mycket enklare åtkomst till all data du har lagrat i dina Access-tabeller.
