Att ange data korrekt i ett kalkylblad första gången undviker problem senare och gör det lättare att använda många av Excels verktyg och funktioner som formler och diagram. Den här handledningen tar upp de grundläggande vad som bör och inte bör göras för att ange data i kalkylprogram som Excel, Google Sheets och Open Office Calc.
Instruktionerna i den här artikeln gäller Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel för Mac, Excel för Microsoft 365 och Excel Online.
Excel-datainmatningsöversikt
Excel-kalkylblad är kraftfulla analysverktyg som lagrar stora mängder data. Se till att din data visas och analyseras korrekt genom att använda Excel bästa praxis för datainmatning.
Det här är de bästa sakerna att tänka på när du använder Excel:
- Gör planera ditt kalkylark.
- Låt inte lämna tomma rader eller kolumner när du anger relaterad data.
- Gör spara ofta och spara på två ställen.
- Använd inte siffror som kolumnrubriker och inkludera inte enheter med data.
- Do använd cellreferenser och namngivna intervall i formler.
- Lämna inte celler som innehåller formler olåsta.
- Gör sortera dina data.
Planera ditt kalkylblad
När du anger data i Excel är det en bra idé att planera innan du börjar skriva. Bestäm hur kalkylbladet ska användas, vilka data det ska innehålla och vad som ska göras med dessa data. Dessa beslut påverkar avsevärt den slutliga layouten av kalkylbladet.
Planering innan du skriver sparar tid senare om kalkylarket behöver omorganiseras för att göra det mer effektivt.
Här är några punkter att tänka på när du planerar dina Excel-arbetsböcker:
- Vad är syftet med kalkylarket?
- Hur mycket data kommer kalkylarket att innehålla?
- Är diagram nödvändiga?
- Kommer kalkylarket att skrivas ut?
Bottom Line
Syftet med kalkylarket avgör platsen för data, eftersom den mest kritiska informationen måste vara synlig och lättillgänglig. Om dina data kräver beräkningar avgör beräkningarna vilka formler och funktioner som behövs och var formlerna ska anges.
Hur mycket data rymmer kalkylarket?
Mängden data som kalkylarket från början kommer att innehålla och hur mycket som kommer att läggas till det senare avgör antalet kalkylblad du behöver för arbetsboken.
Här är några tips:
- Sprid inte ut dina data för mycket. När data finns i flera kalkylblad kan specifik information vara svår att hitta. Dessutom påverkar beräkningar som sträcker sig över flera kalkylblad eller arbetsböcker Excels prestanda.
- För stora kalkylblad, visa betydande kolumnsummor ovanför kolumnrubrikerna, snarare än längst ned i kalkylbladet för att snabbt hitta sammanfattningsinformation.
Behövs diagram?
Om alla eller delar av data kommer att användas i ett diagram eller diagram kan det påverka informationens layout.
Följ dessa bästa metoder när du använder diagram:
- Beroende på typen av diagram kan data behöva grupperas på olika sätt. Skapa till exempel ett sammanfattningsområde för cirkeldiagram.
- För stora kalkylblad, flytta diagram till separata sidor så att kalkylbladen inte är överfulla med data och bilder.
Kommer kalkylarket att skrivas ut?
Hur du organiserar data beror på hur data kommer att skrivas ut. Kommer all data att skrivas ut eller bara en del av datan? Kommer data att skrivas ut i stående eller liggande layout?
Tänk på dessa tips när du skriver ut kalkylblad:
- Om kalkylbladet skrivs ut med stående vy på papper i Letter-storlek (8,5" x 11"), placera de flesta data i rader under några kolumner. På så sätt är rubrikerna synliga på ett ark.
- Om kalkylbladet skrivs ut på flera ark, skriv ut kolumnrubriker överst på varje sida. Kolumnrubriker ger en översikt över data och gör data mer tillgänglig och lätt att läsa.
- Om flera kolumner med data skrivs ut, använd liggande layout för att hålla alla rubriker på en sida. Återigen, om flera ark behövs, skriv ut kolumnrubrikerna överst på varje sida.
- Om kalkylbladet innehåller diagram, flytta diagrammen till ett separat ark innan du skriver ut arbetsboken.
Lämna inte tomma rader eller kolumner när du anger relaterade data
Tomma rader eller kolumner i datatabeller eller relaterade dataintervall gör det svårt att korrekt använda flera av Excels funktioner som diagram, pivottabeller och specifika funktioner.
Även tomma celler i en rad eller kolumn som innehåller data kan orsaka problem som visas i bilden nedan.
Avsaknaden av tomma utrymmen hjälper Excel att upptäcka och välja relaterade data när man använder en rad funktioner som sortering, filtrering eller Autosumma.
När du vill dela upp data för att göra det lättare att läsa, använd kanter eller formatera rubriker och etiketter. Använd visuella ledtrådar som fet text, linjer och cellfärg för att separera och markera data.
Följ dessa tips när du arbetar med data i rader och kolumner:
- Placera en beskrivande rubrik högst upp i den första kolumnen i tabellen med data under.
- Om det finns mer än en dataserie, lista dem efter varandra i kolumner (vänster till höger) med titeln för varje dataserie högst upp.
Bottom Line
Det är viktigt att hålla samman relaterade data, men det är också användbart att separera orelaterade dataintervall. Lämna tomma kolumner eller rader mellan olika dataintervall eller annan data på kalkylbladet så att Excel väljer rätt relaterade dataintervall eller tabeller med data.
Spara ofta
Vikten av att spara ditt arbete ofta kan inte överskattas eller sägas för ofta. Om du använder ett webbaserat kalkylblad som Google Sheets eller Excel Online är det inget problem att spara. Dessa program har inget spar alternativ. Istället sparas kalkylblad automatiskt på ditt molnkonto med funktionen Autosave.
För skrivbordsprogram, spara ditt arbete efter två eller tre ändringar. Spara till exempel efter att du har lagt till data, formaterat kolumnrubriker eller angett en formel. Spara åtminstone ditt arbete varannan eller var tredje minut.
Även om stabiliteten hos datorer och datorprogram har förbättrats drastiskt över tiden, kraschar fortfarande programvara, strömavbrott inträffar och andra snubblar ibland över din nätsladd och drar ut den ur vägguttaget. Och när olyckor inträffar ökar förlusten av data din arbetsbelastning när du rekonstruerar det du redan har gjort.
Excel har en AutoSave-funktion, som vanligtvis fungerar mycket bra, men du bör inte helt lita på den. Ta för vana att säkra din data med frekventa besparingar.
Genväg till att spara
Du behöver inte flytta musen till menyfliksområdet och klicka på ikonerna för att spara ditt arbete. Ta i stället för vana att spara med kortkommandonkombinationen. När du vill spara ditt kalkylblad, tryck Ctrl+ S.
Spara på två ställen
Det är också viktigt att spara din data på två olika platser. Den andra platsen är en backup. Den bästa säkerhetskopian är en som är på en annan fysisk plats än originalet.
När du sparar en säkerhetskopia av dina arbetsböcker, överväg att spara filer på ditt molnkonto. När arbetsböcker lagras på din dator och i molnet har du inte bara en säkerhetskopia i molnet, utan molnet är utformat med redundanta säkerhetskopior vilket innebär att dina data lagras på flera servrar.
molnbaserade säkerhetskopior
Återigen, att göra en säkerhetskopia behöver inte vara en tidskrävande uppgift.
Om säkerheten inte är ett problem, t.ex. om arbetsbladet är en lista över dina DVD-skivor, räcker det antagligen att du skickar en kopia via e-post till dig själv. Om säkerhet är ett problem är molnlagring ett alternativ.
När det gäller kalkylblad online, säkerhetskopierar programmets ägare sina servrar, och detta inkluderar all användardata. Men för att vara säker, ladda ner en kopia av filen till din dator.
Använd inte siffror som kolumnrubriker och inkludera inte enheter med data
Använd rubriker överst i kolumner och i början av rader för att identifiera dina data, rubriker gör operationer som sortering enklare. Men använd inte siffror som 2012, 2013 och så vidare som rubriker.
Som visas i bilden ovan kan kolumn- och radrubriker som är siffror oavsiktligt inkluderas i beräkningar. Om dina formler innehåller funktioner som automatiskt väljer dataintervallet för funktionens argument, till exempel Autosumma, kommer siffror i kolumnrubrikerna att orsaka problem.
Vanligtvis kommer sådana funktioner, som även inkluderar AutoMax och AutoAverage, först leta efter kolumner med siffror och sedan leta efter en rad med siffror till vänster. Alla rubriker som är siffror kommer att inkluderas i det valda intervallet.
Siffror som används som radrubriker kan misstas som en annan dataserie om de väljs som en del av ett intervall för ett diagram snarare än som axeletiketter.
Formatera siffror i rubrikcellerna som text eller skapa textetiketter genom att föregå varje nummer med en apostrof (') såsom '2012 och '2013. Apostrof visas inte i cellen, men den ändrar numret till textdata.
Behåll enheter i rubrikerna
Ange inte valuta, temperatur, avstånd eller andra enheter i varje cell med nummerdata. Om du gör det finns det en chans att Excel eller Google Sheets kommer att visa all din data som text.
Placera istället enheter i rubrikerna överst i kolumnen för att säkerställa att dessa rubriker är i textformat och inte skapar några problem.
Text till vänster, siffror till höger
Ett snabbt sätt att se om du har text- eller nummerdata är att kontrollera justeringen av data i en cell. Som standard är textdata vänsterjusterad i Excel och Google Sheets, och nummerdata är högerjusterad i en cell.
Även om denna standardjustering kan ändras, bör formatering tillämpas efter att alla data och formler har angetts. Standardinställningen ger dig en ledtråd om data är korrekt formaterade i kalkylbladet.
Procent- och valutasymboler
Det bästa sättet att mata in data i ett kalkylblad är att ange det vanliga numret och sedan formatera cellen för att visa numret korrekt, till exempel som en procent eller som valuta.
Excel och Google Sheets känner igen procentsymboler som skrivs in i en cell tillsammans med siffran. Dessa appar accepterar också vanliga valutasymboler, som dollartecknet ($) eller brittiska pundssymbolen (£) om du skriver in dem i en cell tillsammans med sifferdata, men andra valutasymboler, som sydafrikanska rand (R), tolkas som text.
För att undvika potentiella problem anger du beloppet och formaterar sedan cellen för valuta istället för att skriva valutasymbolen.
Använd cellreferenser och namngivna intervall i formler
Både cellreferenser och namngivna intervall kan och bör användas i formler för att hålla formler och hela kalkylbladet fria från fel och uppdaterade.
Cellreferenser är en kombination av kolumnbokstaven och radnumret i en cell, som A1, B23 och W987. Cellreferenser identifierar platsen för data i ett kalkylblad.
Ett namngivet område eller definierat namn liknar en cellreferens genom att det används för att identifiera en cell eller ett cellområde i ett kalkylblad.
Referensdata i formler
Formler används i Excel för att utföra beräkningar som addition eller subtraktion.
Om faktiska tal finns i formler som:
=5 + 3
Varje gång data ändras måste du redigera formeln. Så om de nya talen är 7 och 6 blir formeln:
=7 + 6
Alternativt, om du anger data i celler i kalkylbladet, använd cellreferenser eller intervallnamn i formeln istället för siffrorna.
Om du anger siffran 5 i cell A1 och 3 i cell A2, blir formeln:
=A1 + A2
För att uppdatera data ändrar du innehållet i cellerna A1 och A2, men behåll formeln som den är. Excel uppdaterar automatiskt formelresultaten.
Denna metod är användbar när kalkylbladet innehåller komplicerade formler och när flera formler refererar till samma data. Då kommer du bara att ändra data på en plats, vilket i sin tur uppdaterar formlerna som refererar till det.
Cellreferenser och namngivna intervall gör också kalkylblad säkrare genom att skydda formlerna från oavsiktliga ändringar samtidigt som de lämnar dataceller som ändras tillgängliga.
Bottom Line
En annan funktion i Excel och Google Sheets är att cellreferenser eller intervallnamn kan matas in i formler genom att peka, vilket innebär att man klickar på en cell för att ange referensen i formeln. Att peka minskar risken för fel som orsakas av att du skrivit fel cellreferens eller felstavat ett intervallnamn.
Använd namngivna intervall för att välja data
Genom att ge ett område med relaterad data ett namn blir det lättare att välja vilken data som ska sorteras eller filtreras.
Om storleken på ett dataområde ändras, redigera det namngivna området med namnhanteraren.
Lämna inte celler som innehåller formler olåsta
Efter att ha spenderat så mycket tid på att få sina formler korrekta och använda de rätta cellreferenserna gör många människor misstaget att lämna dessa formler sårbara för oavsiktliga eller oavsiktliga ändringar.
Lås cellerna som innehåller dina formler om du använder cellreferenser eller namngivna intervall. Lösenordsskydda celler vid behov för att hålla dem säkra.
Samtidigt lämnar du cellerna som innehåller data olåsta så att användare kan göra ändringar och hålla kalkylarket uppdaterat.
Skydda ett kalkylblad eller arbetsbok är en process i två steg:
- Se till att rätt celler är låsta.
- Skydda kalkylbladet genom att lägga till ett lösenord.
Sortera dina data
Sortera din data efter att du har angett den. Att arbeta med små mängder osorterad data i Excel eller Google Sheets är vanligtvis inget problem, men när kalkylarket blir större blir det svårt att arbeta med det effektivt.
Sorterad data är lättare att förstå och analysera. Vissa funktioner och verktyg, som VLOOKUP och SUBTOTAL, kräver sorterad data för att ge korrekta resultat.
Sortera också din data på olika sätt för att upptäcka trender som inte är uppenbara till en början.
Välj data som ska sorteras
Excel behöver veta det exakta intervallet som du behöver för att sortera, och identifierar områden med relaterad data om det finns:
- Inga tomma rader eller kolumner inom ett område med relaterad data.
- Tomma rader och kolumner mellan områden med relaterad data.
Excel avgör också om dataområdet har fältnamn och exkluderar den raden från sortering.
Det kan dock vara riskabelt att låta Excel välja intervall för sortering, särskilt med stora mängder data som är svåra att kontrollera.
Använd namn för att välja data
För att säkerställa att rätt data väljs, markera intervallet innan du börjar sorteringen. Om du planerar att sortera samma dataintervall upprepade gånger är det bästa sättet att ge det ett namn.
När du sorterar ett namngivet dataintervall, skriv namnet i namnrutan eller välj det från den tillhörande rullgardinsmenyn. Excel markerar automatiskt rätt dataintervall i kalkylbladet.
Sortera dolda rader och kolumner
Excel inkluderar inte dolda rader och kolumner med data vid sortering, så dessa rader och kolumner måste visas innan sorteringen sker. Till exempel, om rad 7 döljs inom ett dataintervall som kommer att sorteras, kommer den att förbli som rad 7 och kommer inte att flyttas till sin rätta plats i den sorterade datan.
Detsamma gäller kolumner med data. Sortering efter rader innebär omordning av kolumner med data, men om kolumn B döljs före sorteringen kommer den att förbli som kolumn B efter sorteringen.
Lagra nummer som nummer
Kontrollera att alla siffror är formaterade som siffror. Om resultaten inte blir som du förväntade dig kan kolumnen innehålla siffror lagrade som text och inte som siffror. Till exempel lagras negativa siffror som importeras från vissa redovisningssystem eller ett nummer som anges med en inledande apostrof (') som text.
När data snabbt sorteras med A-Z eller Z-A-knappen kan det gå fel. Om det finns en tom rad eller tomma kolumner i data, kommer en del av data att sorteras och andra inte. Det enklaste sättet att säkerställa att du har v alt rätt dataintervall innan du sorterar är att ge den ett namn.
Om en enskild cell är markerad utökar Excel urvalet till ett område (ungefär som att trycka Ctrl+ Shift+ 8 ) avgränsas av en eller flera tomma kolumner och rader. Den undersöker sedan den första raden i det valda intervallet för att avgöra om den innehåller rubrikinformation eller inte.
Kolumnrubriker måste uppfylla strikta riktlinjer innan Excel känner igen det som en rubrik. Till exempel, om det finns tomma celler i rubrikraden, kanske Excel tror att det inte är en rubrik. På samma sätt, om rubrikraden är formaterad på samma sätt som de andra raderna i dataintervallet, kanske Excel inte känner igen rubriken. Dessutom, om en datatabell består av text och rubrikraden inte innehåller annat än text, kommer Excel inte att känna igen rubrikraden. rubrikraden ser precis ut som en annan datarad i Excel.
Excel sorteras först efter att intervallet har v alts och Excel avgör om det finns en rubrikrad. Sorteringsresultaten beror på om Excel fick rätt att välja intervall och bestämma rubrikraden. Till exempel, om Excel inte tror att det finns en rubrikrad, så sorteras rubriken i datakroppen.
För att se till att ditt dataintervall känns igen korrekt, använd Ctrl+ Shift+ 8genväg för att se vad Excel väljer. Om det inte stämmer överens med dina förväntningar, ändra antingen karaktären på data i tabellen eller välj dataintervall innan du använder dialogrutan Sort.
För att säkerställa att rubriker känns igen korrekt, använd Ctrl+ Shift+ 8 genväg för att välja dataintervall och titta sedan på den första raden. Om rubriken har tomma celler bland de markerade i den första raden, den första raden är formaterad precis som den andra raden, eller om du har v alt mer än en rubrikrad, antar Excel att det inte finns någon rubrikrad. För att rätta till detta, gör ändringar i rubrikraden för att se till att Excel känner igen dem.
Om din datatabell använder rubriker med flera rader kan Excel ha svårt att känna igen dem. Problemet förvärras när du förväntar dig att Excel ska inkludera tomma rader i den rubriken; det kan bara inte göra det automatiskt. Du kan dock välja vilka rader som ska sorteras innan du utför sorteringen. Med andra ord, var specifik i vad du vill att Excel ska sortera; låt inte Excel göra antagandena åt dig.
Lagra datum och tider som text
Om resultaten av sortering efter datum inte blir som förväntat, kan data i kolumnen som innehåller sorteringsnyckeln innehålla datum eller tider lagrade som textdata snarare än som siffror (datum och tider är formaterade nummerdata).
På bilden ovan hamnade rekordet för A. Peterson längst ner på listan, då det utifrån lånedatumet 5 november 2014 borde ligga över det för A. Wilson, vilket också har ett lånedatum den 5 november. Anledningen till de oväntade resultaten är att lånedatumet för A. Peterson har lagrats som text snarare än som ett nummer.
Blandade data och snabbsorteringar
När du använder snabbsorteringsmetoden med poster som innehåller text- och nummerdata, sorterar Excel nummer- och textdata separat och placerar posterna med textdata längst ned i den sorterade listan.
Excel kan också inkludera kolumnrubrikerna i sorteringsresultaten och tolka dem som bara ytterligare en rad med textdata snarare än som fältnamnen för datatabellen.
Sorteringsvarningar
När du använder dialogrutan Sortera, även för sortering i en kolumn, kan Excel visa en varning om att den har stött på data lagrad som text och ger följande alternativ:
- Sortera allt som ser ut som ett tal som ett tal.
- Sortera nummer och nummer som lagras som text separat.
Det första alternativet placerar textdata på rätt plats för sorteringsresultaten. Det andra alternativet placerar posterna som innehåller textdata längst ned i sorteringsresultaten precis som det gör med snabba sorteringar.
