Har du ett enormt Excel-kalkylblad som du inte kan göra huvuden eller svansen av?
Det är dags att organisera din kontaktlista i en Microsoft Access-databas. Det är mycket enklare än du kan föreställa dig och du kommer definitivt att vara nöjd med resultatet. Den här handledningen leder dig genom hela processen steg-för-steg. Om du inte har ditt eget kalkylblad och vill följa med i handledningen kan du ladda ner exemplet på Excel-filen som användes för att skapa handledningen.
Skapa en ny åtkomstdatabas 2013
Om du inte har en befintlig databas som du använder för att lagra kontaktinformation, kommer du förmodligen att vilja skapa en ny databas från början. För att göra detta, välj Blank Desktop Database-ikonen på skärmen Komma igång med Microsoft Office Access. Du kommer att presenteras med skärmen ovan. Ge din databas ett namn, välj knappen Create så är du igång.
Börja Excel-importprocessen
Välj fliken External Data längst upp på åtkomstskärmen och dubbelklicka på Excel-knappen för att påbörja Excel-importprocessen.
Välj källa och destination
Nästa kommer du att presenteras med skärmen som visas ovan. Välj Bläddra-knappen och navigera till filen du vill importera. När du har hittat rätt fil väljer du Öppna-knappen.
På nedre halvan av skärmen visas alternativ för importdestination. I den här handledningen är vi intresserade av att konvertera ett befintligt Excel-kalkylblad till en ny Access-databas, så vi väljer Importera källdata till en ny tabell i den nuvarande databasen Andra alternativ på den här skärmen låter dig:
- Länka din databas till ett Excel-ark så att ändringar i källarket återspeglas i databasen.
- Importera data till en befintlig databastabell.
När du har v alt rätt fil och alternativ, välj OK för att fortsätta.
Välj kolumnrubriker
Se till att rutan Första raden innehåller kolumnrubriker är markerad om den första raden i kalkylarket har kolumnnamn för data, som efternamn, förnamn och adress. Detta kommer att instruera Access att behandla den första raden som namn, snarare än faktiska data som ska lagras i listan över kontakter.
Välj Next för att fortsätta.
Skapa alla önskade index
Databasindex är en intern mekanism som kan användas för att öka hastigheten med vilken Access kan hitta information i din databas. Du kan använda ett index på en eller flera av dina databaskolumner i det här steget. Välj helt enkelt Indexed rullgardinsmenyn och välj lämpligt alternativ.
Tänk på att index skapar mycket overhead för din databas och kommer att öka mängden diskutrymme som används. Av denna anledning vill du hålla indexerade kolumner till ett minimum. I vår databas kommer vi oftast att söka på efternamnet på våra kontakter, så låt oss skapa ett index på det här fältet. Vi kanske har vänner med samma efternamn, så vi vill tillåta dubbletter här. Se till att kolumnen Efternamn är vald i den nedre delen av fönstren och välj sedan Yes (Duplicates OK) från rullgardinsmenyn Indexed.
Välj Next för att fortsätta.
Välj en primärnyckel
Den primära nyckeln används för att unikt identifiera poster i en databas. Det enklaste sättet att göra detta är att låta Access generera en primärnyckel åt dig. Välj Let Access lägg till primärnyckel och tryck Next för att fortsätta. Om du är intresserad av att välja din egen primära nyckel kanske du vill läsa vår artikel om databasnycklar.
Namnge ditt bord
Du måste ge Access med ett namn för att referera till ditt bord. Ange detta i lämpligt fält och välj knappen Finish.
Visa dina data
Du kommer att se en mellanliggande skärm som frågar dig om du vill spara stegen som användes för att importera din data. Om inte, fortsätt och välj Close.
Du kommer sedan tillbaka till huvuddatabasskärmen där du kan se dina data genom att helt enkelt dubbelklicka på tabellnamnet i den vänstra panelen.
Grattis, du har framgångsrikt importerat dina data från Excel till Access!
