Vad att veta
- Proceduren för att citera ursprungliga e-postmeddelanden i svar och vidarebefordran varierar mycket mellan e-posttjänster.
- Vissa tjänster som iOS Mail tillåter användare att markera text och helt enkelt klicka på Reply eller Forward för att citera det urvalet.
- Vissa tjänster som Gmail citerar automatiskt hela e-postmeddelandet. Du måste redigera manuellt för att citera specifika rader från meddelandet.
Långa e-posttrådar där varje svar citerar hela det föregående eller ursprungliga meddelandet är svåra att följa. Å andra sidan, ett e-postmeddelande som refererar till ett tidigare meddelande utan en aning om vad det gällde slösar bort tid när du försöker komma ihåg avsändarens ursprungliga poäng. När du svarar på ett e-postmeddelande bör du citera från meddelandet du fick, men bara så mycket som är nödvändigt för att fastställa sammanhanget.
Hur citerar du ett e-postmeddelande i ditt svar
Beroende på din e-postleverantör eller app kan du kanske markera den del av e-postmeddelandet du vill citera innan du klickar eller trycker på Svara eller Forward-knapp. E-postsvarsfältet öppnas med det markerade citatet redan placerat i e-postmeddelandets brödtext. Lägg bara till ditt svar och skicka det på väg. MacOS och iOS Mail fungerar på det här sättet.
Inga två e-postprogram använder exakt samma svarsprocedur.
Vissa e-postprogram, inklusive Yahoo Mail och Gmail, tillåter dig inte att bara markera en del att citera i ditt svar. Du måste citera hela längden på texten från e-postmeddelandet och sedan manuellt radera de delar du inte vill ha från ditt svar.
I vissa fall kan du kopiera den del av e-postmeddelandet som du vill citera och välja Klistra in som offert eller liknande, om ditt e-postprogram stöder den här funktionen (vissa gör det, vissa gör det inte). I nästan alla fall är den citerade informationen indragen för att göra den lätt att känna igen. I vissa e-postprogram visas det citerade materialet i en annan färg.
Så här arbetar du med en offert i din e-post
E-postetikett följer i allmänhet en viss ordning med avseende på avsnitt i ett meddelande. Börja ditt e-postmeddelande med en hälsning och en inledande kommentar. Därefter kommer det citerade materialet. Ditt svar på citatet visas sedan under det.
Om du svarar på mer än en punkt, klistra in en del av citatet på en rad och svara sedan på den delen endast på följande rad. Klistra sedan in en annan del av det citerade e-postmeddelandet och svara på den delen på följande rad. Upprepa detta mönster om du har fler citat och kommentarer att göra i ditt svar eller vidarebefordrade meddelande. Detta efterliknar det naturliga konversationsflödet och gör det lättare för e-postmottagare att följa en tråd.
