Det finns många sätt att dela en mapp i Outlook med andra. Det kan göra det mycket lättare att arbeta med ett team eller i ett projekt när all kommunikation finns på ett ställe, och det kan vara ett bra sätt att hantera hushållsaktiviteter, ekonomi och så mycket mer. Lär dig hur du skapar delade mappar i Outlook och organiserar ditt arbete.
Du måste ha tillgång till Exchange-servern. Detta är det enda sättet du kan hantera eller dela dina Outlook-mappar.
Hur man delar en mapp i Outlook 2016
Något du vill kontrollera innan du försöker dela en mapp är om din administratör tillåter dig att göra det. Om så är fallet, här är vad du behöver göra:
- Öppna Outlook som du brukar.
- Hitta mappen du vill dela med någon.
-
När du har hittat den högerklickar du på mappen och väljer sedan Properties
Image -
I egenskapsfönstret väljer du fliken Behörigheter.
Image - Välj Lägg till.
-
Från listan över e-postadresser på servern, välj den du vill dela mappen med i Outlook.
Image
Hur man öppnar en delad mapp i Outlook
Om en annan person har delat en mapp med dig, se till att de har gett dig rätt behörigheter. Du kommer med största sannolikhet att få en delningsinbjudan via e-post och allt du behöver göra är att välja Öppna denna anteckningar/uppgifter/journal/kontakter/kalender i det övre vänstra hörnet.
Överväg att behålla inbjudningsmeddelandet för den delade mappen.
Om du tar bort inbjudningsmeddelandet är det delade innehållet fortfarande tillgängligt för dig, det finns bara några extra steg. Välj bara fliken Mapp och välj sedan Öppna delad kalender/kontakter/journal/anteckningar/uppgifter.
Detta fungerar på Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 och Outlook 2019
Hur man tar bort en delad mapp
Oavsett om du delar en mapp eller tar bort en delad mapp är processen ungefär densamma. Om en mapp delades med dig skulle det enklaste sättet att bli av med den vara att be personen som gav dig åtkomst att återkalla alla behörigheter.
Om du behöver ta bort någon från att visa din delade mapp, följ dessa steg:
- Högerklicka på den delade mappen i Outlook och välj sedan Properties.
- Välj fliken Mappdelning.
-
Välj vilken användare du inte vill dela mappen med längre, välj sedan Remove.
Behörighetsnivåer i delade mappar i Outlook
Det finns ett sätt att begränsa vad människor kan göra i en delad mapp med hjälp av en hel rad riktlinjer för behörighet.
Öppna Outlook, högerklicka på mappen du vill dela och välj sedan Properties > Permissions. Därifrån väljer du Permission Level rullgardinsmenyn och väljer en annan nivå för varje person som du kan dela mappen med.
Om du till exempel väljer Owner, kan den personen göra allt och allt, men om du väljer Reviewer är det enda de kan göra är att läsa artiklarna och inget annat.
