Flash Fill hjälper dig att ange data mycket snabbare i Microsoft Excel. Den tittar efter mönster i den data du anger och ger förslag för att slutföra din inmatning och fyller hela kolumner med relevanta värden. Fortsätt läsa för att lära dig hur du använder Flash Fill in Excel för att öka hastigheten och noggrannheten i uppdatainmatningen.
Instruktionerna i den här artikeln gäller Excel 2019, 2016 och 2013; Excel för Microsoft 365, Excel Online och Excel för Mac. Flash Fill är inte tillgängligt i tidigare versioner av Excel.
Flash Fill fungerar på samma sätt som Autofill fungerar i en webbläsare men är mycket mer intelligent. Excels autofyll fungerar något annorlunda, så att du kan kopiera formler och värden över horisontella eller vertikala arrayer i ett kalkylblad. Excel använder faktiskt maskininlärning för Flash Fill, vilket gör att det kan ge smarta förslag på vad du kanske vill gå in i.
Hur man använder Flash Fill in Excel
Det finns två sätt att använda flashfill i Excel. Den arbetar alltid i bakgrunden och kommer att ge förslag när du skriver i valfri cell. Det enklaste och vanligaste sättet att använda Flash Fill är att acceptera dessa förslag genom att trycka på Enter-tangenten. Det andra sättet att använda Flash Fill är att använda ett kommando på fliken DATA på menyfliksområdet för att automatiskt fylla ett antal celler samtidigt.
Flash Fill är för närvarande ganska begränsad i sina möjligheter. Det fungerar bara när kolumnen du anger data i är direkt intill kolumnen som innehåller källdata. Källdata är data som innehåller mönstret som Flash Fill kommer att använda för att generera värden. Något konstigt fungerar det bara med kolumner och inte rader, så du kan inte fylla i en rad med data automatiskt.
Using Flash Fill som du skriver
Medan du skriver fungerar Flash Fill alltid i bakgrunden. Om den tror att den kan se vad du försöker ange i kolumnen, kommer den att ge ett förslag på hur du omedelbart kan slutföra hela posten. Använd på detta sätt kan du tänka på Flash Fill som en förlängning av Excels AutoComplete. Medan AutoComplete ger förslag på vad du kan skriva i en enskild cell, låter Flash Fill dig fylla i hela kolumner med data.
Följ dessa steg för att använda Flash Fill medan du skriver:
- Infoga en ny kolumn, bredvid kolumnen med källdata.
-
Skriv det önskade värdet i den första cellen i den nya kolumnen.
-
Börja skriva värdet i den andra kolumnen. Om Excel upptäcker mönstret visas en förhandsgranskning som visar vilka värden det kommer att använda för de återstående cellerna.
Image -
Tryck på Enter och värdena infogas automatiskt.
Image - Så enkelt är det!
Du kan fortsätta att använda Flash Fill i efterföljande kolumner för att extrahera olika data. Så länge kolumnen som innehåller mönstret inte är separerad från kolumnen där du anger värdena, bör Excel upptäcka mönstret. Om vi fortsätter med föregående exempel, kan namnen också extraheras.
Using Flash Fill From the Ribbon
Där Flash Fill upptäcker ett mönster visar det vanligtvis förhandsgranskningen medan du skriver. Att trycka Enter för att acceptera detta förslag är norm alt det enklaste sättet att använda Flash Fill. Den kan dock också användas via ett kommando på menyfliksområdet. Följ dessa steg för att använda den på detta sätt:
- Infoga en ny kolumn, bredvid kolumnen med källdata.
- Skriv det önskade värdet i den första cellen i den nya kolumnen.
- Välj fliken DATA på menyfliksområdet.
-
Välj kommandot Flash Fill.
Image - Om Excel har upptäckt ett mönster, kommer det att skriva in dess föreslagna värden i de återstående cellerna.
Kombinera data från flera kolumner
Flash Fill kan inte bara dela upp värden i separata kolumner. Den kan också användas för att slå samman kolumner med vilket mönster du väljer. Detta kan vara mycket snabbare och mer intuitivt än att använda sammanlänkningsformel. Till exempel, för att skapa en enda adresskolumn från individuella adressfält kan du följa dessa steg:
-
Ange varje adressfält i en separat kolumn.
Image -
Skapa en intilliggande adresskolumn.
- Ange den första adressen i önskat format.
-
Börja skriva den andra adressen och kontrollera Excels föreslagna värden.
Image - Tryck på Retur för att acceptera Excels föreslagna Flash Fill.
Observera att i det här exemplet användes kommatecken mellan gatan, staden och landet men inte numret och gatan. Flash Fill bör fungera med alla format du väljer att använda.
Andra funktioner i Flash Fill
Flash Fill kan förenkla många datainmatningsuppgifter. Förutom att dela och kombinera kolumner kan Flash Fill ta bort inledande nollor, där endast vissa poster har dem. Den kan användas för att formatera text, nummer och datum. Det kan ersätta en del av ett cellinnehåll, kanske skapa en säker version av känslig data genom att ersätta vissa nummer med XXXX. Olika funktioner som att kombinera värden och lägga till tecken kan till och med kombineras.
För att utföra någon av dessa funktioner är processen densamma. Du följer dessa steg:
- Ange rådata som behöver rengöras eller formateras om i en kolumn.
- Skriv data som du vill ha den i den första cellen i en intilliggande kolumn.
- Börja skriva det andra värdet och Flash Fill kommer att föreslå hur det kan komplettera alla andra värden i kolumnen, enligt samma mönster.
När du börjar ta reda på vad Flash Fill kan, kommer du att tycka att det är ett extremt kraftfullt och användbart verktyg. Om du är intresserad av ett annat riktigt användbart verktyg för att förenkla datainmatning, kolla in hur du använder Autofyll i Excel, detta kan kopiera formler och värden på ett intelligent sätt över ett kalkylblad.
