Microsoft Teams har en mängd olika verktyg för att öka produktiviteten och förbättra kommunikationen mellan anställda med textchatt, röst- och videosamtal, fildelningsfunktioner, skiftposter online och dess delade kalendrar.
Microsoft Teams delade kalenderfunktioner gör att gruppmedlemmar kan skapa möten direkt i Teams-appen, ange detaljer och lägga till andra medlemmar så att de inte bara meddelas om händelsen utan få det lagt till i sina synkroniserade Microsoft Teams kalender också.
Den här artikeln gäller Microsoft Teams-appar på Windows 10-, iOS- och Android-enheter förutom webbversionen.
Hur Microsoft Teams-kalendrar fungerar
Microsoft Teams är ett samarbetsverktyg designat för organisationer eller grupper och är därför strukturerat med fokus på en grupp eller ett team. Du kanske kan logga in på en Microsoft Teams-grupp med din vanliga e-post, men oftare än inte tilldelas du en företags-e-postadress som du använder för att komma åt Teams och andra relaterade Microsoft 365-appar och -tjänster.
Microsoft Teams-appen har en huvudkalender som är tilldelad hela din grupp eller organisation. Gruppmedlemmar kan lägga till möten eller händelser i den här kalendern som automatiskt dyker upp i kalendern för andra medlemmar. Individer kan också läggas till i kalenderhändelser eller möten om de måste delta.
Tekniskt sett kallas den inbyggda (eller standard) kalendern för gruppkalendern medan externa kalendrar som delas inom Microsoft Teams är delade kalendrar. Dessa termer blandas dock ofta ihop och skillnaden mellan dem har suddats ut.
Det är en bra idé att hänvisa till kalendrar i Microsoft Teams med unika namn istället för att använda termerna för delad eller grupp för att undvika förvirring.
Kalendrar kan också delas inom Microsoft Teams från Outlook eller andra schemaläggningstjänster som Google Calendar.
Hur man skapar ett Microsoft Teams delat kalenderevenemang
Här är processen för att skapa en händelse, kallad ett möte i Microsoft Teams, som kan delas med andra gruppmedlemmar och automatiskt läggas till i gruppkalendern.
Det här exemplet använder Windows 10 Microsoft Teams-appen, men dessa instruktioner och menyerna som används är identiska i alla andra versioner.
- Öppna Microsoft Teams-appen.
-
Välj Calendar.
Image -
Klicka Nytt möte.
Image -
Välj lämplig tidszon från rullgardinsmenyn högst upp på skärmen.
Image Du behöver inte oroa dig för vilken tidszon dina teammedlemmar befinner sig i eftersom tiden för ditt möte automatiskt anpassas för dem.
-
Skriv ett namn för mötet i Lägg till titelfält.
Image -
I fältet Lägg till obligatoriska deltagare skriver du in namnen på de personer som du vill ska meddelas om evenemanget. När du börjar skriva bör namn automatiskt visas som du kan välja.
Image Om du vill dela den här kalenderhändelsen med personer som inte är med i din Microsoft Teams-grupp, eller kanske inte ens använder Microsoft Teams, kan du göra det genom att ange deras fullständiga e-postadress istället för deras namn.
Klicka Valfritt för att lägga till gruppmedlemmar som du vill veta om mötet men inte behöver delta i.
När mötet har skapats kommer alla inbjudna parter att skickas en inbjudan till sin associerade e-postadress.
-
Nästa, ange start- och sluttid för ditt möte.
Image -
Klicka Repeteras inte för att öppna en meny och göra mötet till en vanlig händelse om det behöver vara återkommande. Du kanske till exempel vill ha samma möte varje vardag, varje vecka eller en gång i månaden.
Image -
Klicka Lägg till kanal om ditt möte är specifikt för en viss kategori inom ditt företags Microsoft Teams-konfiguration. Du kanske till exempel vill placera den i en chefskanal så att bara de gruppmedlemmar som använder den kanalen vet att ett möte pågår.
Image Du kan lämna många av dessa fält tomma om du vill.
-
Nästa är fältet Lägg till plats. Trots namnet är detta faktiskt inte för att ange en fysisk plats. Detta är istället för att välja ett anslutet Microsoft Teams-aktiverat rumssystem eller konferenstelefonenhet.
Om ditt företag inte använder sådana enheter behöver du inte oroa dig för att fylla i det här fältet.
Image -
I det stora fältet längst ner på skärmen, skriv in detaljer för mötesfältet, ange en beskrivning av ditt möte, en mötesdagordning eller ett meddelande till deltagarna.
Image -
Klicka slutligen Skicka. Detta lägger till händelsen i din Microsoft Teams-kalender och bjuder in dem som du har lagt till. När de har svarat läggs händelsen automatiskt till i deras kalendrar också.
Image Om du inte har lagt till någon till evenemanget kommer du att se knappen Save istället. Detta kommer helt enkelt att spara händelsen i din personliga Microsoft Teams-kalender.
Vad gör Microsoft Teams schemaläggningsassistent?
Schemaläggningsassistent- alternativet som visas när du skapar ett möte i Microsoft Teams på en dator är ett alternativt sätt att skapa eller redigera en händelse. Den använder ett mer visuellt användargränssnitt som visar alternativen längst till vänster på skärmen och låter dig välja en tidsperiod med musen som automatiskt gör ändringarna i schemat.
Den verkliga fördelen med schemaläggningsassistenten är hur den visar alla scheman för gruppmedlemmar. Detta gör det enkelt att se vilka tider och dagar alla är tillgängliga och tar bort besväret med att behöva fråga gruppmedlemmarna vilken tid som passar dem bäst.
Schedules kommer endast att visas i Scheduling Assistant om de har skrivits in i Microsoft Teams av administratören eller andra användare. Om din organisation inte använder Microsoft Teams för att hantera scheman är den här funktionen inte användbar.
Microsoft Teams schemaläggningsassistent är ett helt valfritt verktyg, även om vissa kanske föredrar det framför standard alternativet för att skapa möten.
Hur accepterar du en Microsoft Teams-kalenderinbjudan
När du har lagts till i ett möte i en Microsoft Teams-kalender bör du nästan omedelbart få en inbjudan via e-post.
När du får det här e-postmeddelandet klickar du på länken Gå med i Microsoft Teams Meeting för att acceptera inbjudan. Microsoft Teams-appen öppnas och lägger till dig i händelsen. Om du inte har Microsoft Teams installerat uppmanas du att installera det.
Om du inte har fått en inbjudan, kontakta evenemangsskaparen för att se till att de använde rätt e-postadress. Du kanske också vill kontrollera din skräppost- eller skräppostmapp.
Vissa e-posttjänster kan uppmana dig att lägga till dessa Microsoft Teams-händelser i deras eget kalendersystem. Du kan göra detta om du vill men du måste fortfarande klicka på textlänken i e-postmeddelandet för att acceptera inbjudan.
Hur man använder Outlook Teams Skapande och delning av evenemang
Microsoft Teams kräver ett Microsoft-konto för att kunna använda. Vanligtvis kommer ditt företag eller din organisation att förse dig med ett nytt Microsoft-konto som kan användas för att komma åt Microsoft Teams och en mängd andra Microsoft Office-tjänster.
E-postmeddelandet som är kopplat till detta Microsoft-konto kan användas för att logga in på Outlook, och eftersom det här kontot också används för att komma åt Teams, kan kalendermöten skapas i Outlook och automatiskt synkroniseras med Microsoft Teams.
För att detta ska fungera måste du använda samma Microsoft-konto för Outlook och Microsoft Teams. Du kan till exempel inte använda ditt personliga Outlook-e-postkonto för att skapa en händelse för en Microsoft Teams arbetskalender.
Detta kan göras både med Outlook-apparna och via webbupplevelsen och hela processen är nästan identisk med hur du skulle göra ett möte inom Microsoft Teams som visas ovan.
För att komma åt kalendern i Outlook, klicka helt enkelt på Calendar-ikonen längst ned i den vänstra menyn. När kalendern är öppen klickar du på en dag för att börja skapa händelsen.
Om du vill att ett event som gjorts i Outlook ska registreras inom Teams, måste du aktivera växeln bredvid Teams-möte, som finns bredvid Sök efter ett rum eller en plats text. Om du inte gör det kommer Microsoft Teams delade kalenderfunktioner inte att aktiveras och händelsen kommer helt enkelt att vara en grundläggande händelse i ditt Outlook-kalenderschema.
Hur delar du ännu en kalender i Microsoft Teams
Medan Microsoft Teams har sin egen inbyggda kalenderfunktion, är det också möjligt att importera ytterligare kalendrar från Outlook, Google eller någon annan schemaläggningstjänst som tillhandahåller en delbar webbadress för sina kalendrar.
Detta kan vara användbart om ditt team använder en annan app eller tjänst för att hantera händelser utanför Microsoft Office-ekosystemet.
Det här exemplet använder Google Kalender, men processen är identisk för andra sådana tjänster.
- Öppna Google Kalender i en webbläsare som vanligt.
-
För muspekaren över ett kalendernamn så att de tre prickarna visas till höger om dess namn. Klicka på three dots för att öppna menyn.
Image -
Klicka Settings.
Image -
Klicka på webbadressen under Public URL till denna kalender och tryck Ctrl + Vför att kopiera den till ditt urklipp.
Image -
Öppna Microsoft Teams och gå till en grupp eller chatt som du vill lägga till kalendern till.
Image -
Klicka på symbolen + längst upp på skärmen.
Image -
Klicka Webbplats.
Image -
Klistra in din kalenders adress i fältet URL.
Image Du kan också lägga till ett anpassat namn för det genom att skriva i fältet Fliknamn och välja om du vill meddela gruppen om kalenderns tillägg genom att markera rutan bredvid Inlägg på kanalen om den här fliken.
-
Klicka Save.
Image Din kalender kommer nu att delas inom Microsoft Teams och vara synlig för alla på denna nya anpassade flik.
Hur man redigerar ett Microsoft Teams-möte
För att redigera ett Microsoft Teams-möte som du har skapat eller har tillgång till behöver du bara klicka på det från din kalender i Microsoft Teams-appen och göra ändringarna i lämpliga fält.
Du kan lägga till eller ta bort deltagare, ändra tid eller plats och även redigera evenemangets namn och beskrivning. Se bara till att klicka Skicka uppdatering när du är klar för att spara ändringarna.
Om ändringarna inte visas för dig eller dina teammedlemmar, försök att stänga appen helt och sedan öppna den igen.
Du kan också redigera Teams-händelser i Outlook genom att öppna händelsen i kalendern och sedan klicka på Redigera.
