Att veta hur man jämför två Excel-filer är viktigt i alla miljöer där många människor gör ändringar i samma fil. Detta är vanligt i en företagsmiljö eller i de fall där Excel-filer delas i molnet där många människor har tillgång till att göra ändringar.
Lyckligtvis finns det ett antal sätt att jämföra två Excel-filer. I vissa fall kan du slå ihop ändringarna som gjorts i två olika Excel-filer till en enda fil.
Instruktionerna i den här artikeln gäller Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel för Microsoft 365 och Excel för Mac
Hur man jämför två Excel-filer
Om du har två Excel-filer med flera ark är det enklaste tillvägagångssättet att göra en fullständig jämförelse av kalkylblad med hjälp av verktyg från tredje part.
Du kan hitta några verktyg online som hjälper dig att jämföra Excel-filer, men det finns några som du kan använda gratis. En av dessa är Spreadsheet Compare, tillgänglig från SourceForge.
Ladda ner och kör appen, som installerar ett tillägg i din Excel-applikation.
Spreadsheet Compare fungerar på alla versioner av Excel efter Excel 2000. Det är bara kompatibelt med Windows-operativsystemet.
Att använda Spreadsheet Compare för att jämföra två Excel-filer:
-
Öppna båda Excel-filerna du vill jämföra och välj menyn Add-ins.
Image Gör kopior av Excel-filerna innan du startar den här processen så att du har dina original om något skulle gå fel.
-
I den här menyn finns tre alternativ. Välj Fullständig jämförelse.
Image -
Ett fönster för jämförelse av kalkylark dyker upp som visar filerna i två fält med namnet "Första/Före" och "Andra/Efter." Den äldre Excel-filen (innan ändringar gjordes) ska finnas i fältet First/Before. Om den inte är det, välj knappen Swap för att placera den där. Välj sedan Next
Image -
Anpassa hur jämförelsen presterar på nästa skärm. Du kan ändra var i arket jämförelsen börjar, om den är skiftlägeskänslig och hur felmatchningar identifieras. Välj Next.
Image -
Välj arken från den första arbetsboken som du vill jämföra och välj Add för att flytta dessa ark till fältet Compare these Worksheets. Välj Next och upprepa processen för den andra arbetsboken.
Image -
Granska rapportkonfigurationsinställningarna. Ändra dem om du vill och tryck sedan på Next två gånger och Compare för att avsluta.
Image -
Äntligen kommer du att se varje originalblad uppdaterade med de ändrade cellerna markerade i rött. Verktyget skapar också ett tredje ark med en rapport som visar det gamla värdet överstruket och det nya värdet i dess ställe.
Image
Det här verktyget är ett kraftfullt sätt att jämföra hela Excel-kalkylblad och se snabba resultat med alla ändringar. Du kan bläddra igenom och behålla eller ta bort ändringarna du vill behålla.
Använd Excel för att jämföra två ark
Om du har enskilda kalkylblad i en Excel-fil att jämföra, kan du göra detta på några olika sätt. En är att använda formler för att skapa ett tredje kalkylblad som visar alla skillnader. En annan är genom villkorlig formatering för att markera celler som har ändrats.
Jämför Excel-kalkylblad med formler
Om du har två ark som du vill jämföra kan du skapa ett tredje ark som framhäver vilka celler som är olika och visar skillnaden. Detta görs med en IF-formel.
OM-formeln om är inte användbar för att jämföra hela arbetsböcker utan mycket extra arbete.
- För att starta jämförelsen av två Excel-ark skapar du ett tredje ark. Märk det Results för att göra resultatarket lättare att identifiera senare.
-
I cell A2 i resultatarket, klistra in följande formel och tryck Enter:
=IF(Sheet1!A2Sheet2!A2, "Sheet1:" & Sheet1!A2 &" And Sheet2:" & Sheet2!A2, "No Difference")
Du kan ändra den här formeln så att den börjar i vilken cell du vill. Om data i ditt ark börjar på rad B och kolumn 3, ändrar du formeln till att använda B3 istället för A2.
Image -
Den här formeln jämför cellen från Sheet1 med samma cell i Sheet2. Om cellerna är desamma visar resultatarket No Difference. Om de är olika ger cellen de olika värdena från varje ark.
Image -
Klicka i hörnet av cellen och dra musen över arket till den sista kolumnen som har data från de andra arken du jämför. Detta fyller jämförelseformeln till den sista kolumnen och justerar automatiskt cellreferenserna.
Image -
Med samma rad markerad klickar du på hörnet av den sista cellen och drar musen nedåt i arket till den sista raden som har data från de andra arken du jämför. Detta fyller jämförelseformeln till sista raden och justerar automatiskt cellreferenserna.
Image -
När du bläddrar igenom arket ser du att alla celler som skiljer sig mellan Ark1 och Ark2 visas med värdena från varje ark. Bläddra bara igenom för att identifiera alla skillnader.
Image
Att använda formler är ett av de enklaste sätten att jämföra enskilda ark, eftersom du inte behöver ändra originalarken på något sätt.
Jämför Excel-ark med villkorlig formatering
En annan metod för att jämföra två ark är att använda villkorlig formatering. Som du kan se från resultatbladet ovan, med alla celler som använder samma formatering, kan det vara svårt att se skillnaderna mellan arken.
Att använda villkorlig formatering är särskilt användbart för stora ark med mycket data. Genom att ändra färgen eller formateringen av celler som har skillnader blir det mycket lättare att identifiera dessa skillnader även i ark med många rader och kolumner med data.
Du kan använda villkorlig formatering för att identifiera skillnaderna.
-
Markera alla celler i resultatarket. Välj menyn Hem.
Image -
Välj villkorlig formatering från gruppen Styles och välj New Rule.
Image -
I fönstret Ny formateringsregel som öppnas, välj Använd en formel för att bestämma vilka celler som ska formateras. I fältet Format där denna formel är sann, klistra in följande formel och välj sedan Format.
=Sheet1!A2Sheet2!A2
Precis som med formelmetoden kan du starta formateringsfunktionen i vilken cell som helst. Om dina data börjar på B3 istället för A2, redigera den här formeln för att använda B3 istället. Formateringen börjar vid B3 och fyller alla rader och kolumner nedanför och till höger om den.
Image -
Konfigurera formateringen du vill att cellerna ska ha när det finns skillnader mellan de två arken. Du kan välja teckensnitt, understrykning, färg och genomstruken. Välj OK.
Image -
Formateringen gör det enkelt att se var cellerna på de två arken har skillnader.
Image
Jämför Excel-kalkylblad manuellt
Ett enkelt och snabbt sätt att jämföra två kalkylblad är att göra det visuellt. Excel ger ett enkelt sätt att visuellt jämföra två ark sida vid sida.
-
I arbetsboken där du har två ark som du vill jämföra, välj Visa-menyn. Välj Nytt fönster för att öppna samma arbetsbok i ett nytt Excel-fönster i bakgrunden.
Image -
Välj menyn Visa igen och klicka på Visa sida vid sida. Detta placerar de två arbetsboksfönstren sida vid sida, var och en fyller halva skärmen.
Image -
I ett fönster väljer du det ark du vill jämföra. När du rullar arket i fönstret på ena sidan kommer du att se arket i det andra fönstret rulla samtidigt.
Image
Visning sida vid sida är särskilt användbar i de situationer där två kalkylblad är mestadels lika, men du vet att det finns några skillnader. Med synkroniserad rullning kan du skanna ner kalkylarket visuellt för att hitta dessa skillnader.
Visa sida vid sida i Excel 2010 och tidigare
Om du använder en tidigare version av Excel öppnas de enskilda kalkylbladsfilerna i samma fönster. Du kan fortfarande använda funktionen Visa sida vid sida, men det är lite annorlunda att hitta den.
- Öppna båda filerna i samma Excel-fönster.
- I menyn Visa, välj Arrangera alla för att dela upp de öppna filerna i flera underfönster.
- Välj ikonen Visa sida vid sida för att se underfönstren sida vid sida och bläddra båda samtidigt.
Alternativ gör det enklare att jämföra två Excel-filer
Alternativet du använder för att jämföra data i Excel beror på mängden data och var den lagras. Om du har flera ark i två olika Excel-filer är det bästa alternativet att använda ett tredjepartstillägg som Spreadsheet Compare.
Men om du bara vill jämföra två eller flera ark i en arbetsbok, fungerar vilket som helst av de andra alternativen bra. Använd formler och villkorlig formatering för stora kalkylblad med bara några små ändringar utspridda som du behöver hitta. Använd den visuella sida-vid-sida-metoden om du har två kalkylblad med massor av dataändringar som är lättare att identifiera visuellt.
