Vad att veta
- Non-Exchange-konto: Skapa en ny e-postmall och skapa sedan en regel för att skicka ett automatiskt svar.
- Exchange-konto: File > Info > Automatiska svar > Skicka automatiska svar > skriv meddelande > välj start- och sluttider > OK.
- På Outlook.com: Settings > Visa alla Outlook-inställningar > Mail > Automatiska svar > Aktivera automatiska svar > skriv > Spara.
Den här artikeln förklarar hur man skapar ett frånvarosvarsmeddelande för Outlook 2019, 2016, 2013; Outlook för Microsoft 365 och Outlook.com, beroende på vilken typ av konto du använder. Den förklarar också hur du avgör om du har ett Exchange-konto.
Hur man ställer in automatiska svar i Outlook
Ett effektivt automatiskt frånvarosvar i Outlook ser till att när du är borta vet folk att du inte är tillgänglig när du kommer tillbaka och vad de ska göra om de har ett problem som behöver omedelbart uppmärksamhet.
Inställningen för ett frånvarosvar i Outlook skiljer sig beroende på om ditt e-postkonto finns på en Microsoft Exchange-server eller är ett IMAP- eller POP-e-postkonto (som vanliga e-posttjänster som Gmail, Yahoo Mail, och andra).
Hur man vet om du har ett Exchange-konto
Om du är osäker på om du använder Outlook med ett Exchange-konto, titta i statusfältet längst ned i Outlook-fönstret. Om du använder ett Exchange-konto ser du Ansluten till: Microsoft Exchange i statusfältet.
Skapa din automatiska svarsmall
För att ställa in ett automatiskt svar i Outlook för ett IMAP- eller POP-e-postkonto (för Exchange, se vidare nedan), använd Outlooks regelfunktion. Börja med att skapa en e-postmall för det automatiska svarsmeddelandet som skickas till mottagarna när du är borta.
-
Välj Ny e-post.
Image -
Ange Subject för e-postmeddelandet och meddelandetexten som talar om för mottagaren att du inte är tillgänglig.
Låt mottagarna veta när de kan förvänta sig ett personligt svar från dig och vara medveten om hur mycket information du avslöjar i ditt automatiska svar eftersom att avslöja för mycket information kan utgöra en risk.
-
När du är klar med ditt autosvarsmeddelande, välj Arkiv.
Image -
Välj Spara som.
Image -
Välj rullgardinsmenyn Spara som typ och välj Outlook-mall.
Image -
Outlook använder mallens ämne som standard som namn i textrutan Filnamn. Ändra detta till något du gillar som låter dig veta att det är din mallfil för frånvaro.
-
Välj Spara.
Image - Stäng meddelandefönstret.
Skapa en regel för automatiskt frånvaro
Nästa steg för IMAP- eller POP-e-postkonton är att ställa in en Outlook-regel. Den här regeln skickar ett svar med mallen du skapade i föregående avsnitt.
-
Välj Fil > Info.
Image -
Välj Hantera regler och varningar.
Image -
Välj fliken E-postregler.
Image -
Under Tillämpa ändringar i den här mappen, välj e-postkontot som du skapar det automatiska svaret för.
Du kommer att ha möjlighet att tillämpa din nya regel på alla konton i ett senare steg.
-
Välj Ny regel.
Image -
I avsnittet Börja från en tom regel, välj Apply rule on messages I receive.
Image - Välj Next.
-
Under Steg 1: Välj villkor, välj kryssrutan Where my name is in the To-rutan.
Regeln för automatiskt svar svarar på all inkommande e-post om du avmarkerar alla villkorskryssrutorna.
Image - Välj Next.
-
Under Steg 1: Välj åtgärd(er), markera kryssrutan svar med en specifik mall.
Image -
Under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen (klicka på ett understruket värde), välj länken en specifik mall.
Image -
Välj rullgardinsmenyn Look In och välj sedan Användarmallar i filsystemet.
Image -
Markera mallen du skapade.
Image - Välj Öppen.
- I dialogrutan Rules Wizard, välj Next.
-
Under Steg 1: Välj undantag, välj kryssrutan förutom om det är ett automatiskt svar.
Image - Välj Next.
- Under Steg 1: Ange ett namn för denna regel, skriv ett namn för din autosvarsregel.
-
Under Steg 2: Ställ in regel alternativ, markera kryssrutan Aktivera denna regel om du vill aktivera den automatiska svarsfunktionen. Om du inte vill att det automatiska svaret är aktivt nu, avmarkera kryssrutan.
Om du har flera e-postkonton där du vill använda detta automatiska svar, markera kryssrutan Skapa den här regeln på alla konton.
- Välj Finish.
- I dialogrutan Regler och varningar, välj OK.
Outlook skickar ett autosvar till adressen för varje e-postmeddelande som tas emot en gång per session; ett andra autosvar skickas efter att Outlook stängts och öppnats igen.
Hur man aktiverar och inaktiverar automatiska svar för IMAP- och POP-e-postkonton
För IMAP- och POP-e-postkonton, aktivera det automatiska svaret när du behöver det. Gå till File > Hantera regler och varningar > E-postregler, markera kryssrutan bredvid din auto- svarsregel och välj sedan OK.
För att inaktivera svaret, avmarkera kryssrutan och välj sedan OK.
Automatiska svar för Microsoft Exchange-konton
Om ditt e-postkonto är ett Microsoft Exchange-konto (du kan konfigurera ett Outlook.com-konto som ett Exchange-konto i Outlook), kan du ställa in ett automatiskt svar från kontoret direkt på servern. Följ dessa steg för Outlook 2019, 2016 och Outlook för Microsoft 365.
- Välj Fil > Info.
-
Välj Automatiska svar.
Image -
Välj Skicka automatiska svar. Skriv ditt automatiska svarsmeddelande i textrutan.
För att inaktivera ett automatiskt svar, gå till dialogrutan Automatic Replies och välj Skicka inte automatiska svar. Automatiska svar skickas inte längre.
- Valfritt, ställ in den tidsram under vilken du vill att autosvaret ska vara aktivt. Markera kryssrutan Skicka endast under detta tidsintervall. Ställ sedan in Starttid och Sluttid Endast meddelanden som tas emot under detta intervall kommer att få ett automatiskt svar.
-
Om du arbetar inom ett företag eller en organisation kan du ha ytterligare alternativ för dina automatiska svar:
- Inside My Organization: Detta meddelande skickas till meddelanden som tas emot från andra inom samma företag eller organisation som du.
- Outside My Organization: Meddelandet skickas till personer utanför din organisation. Markera kryssrutan Autosvar till personer utanför min organisation.
Det finns säkerhetsrisker med automatiska svar.
- Välj OK.
Outlook Auto-Responder-verktyg och tillägg
Istället för att ställa in en regel i Outlook manuellt, använd ett tillägg som Mail Responder för Outlook eller verktyg som Email Responder (FreeBusy) eller Auto Reply Manager. Dessa verktyg är smarta för att bara skicka nödvändiga frånvarosvar.
För att underhålla frånvarosvar mer centr alt på en Exchange-server (inklusive mallar med fält sammanslagna med Active Directory), prova Symprex frånvarohanterare.
Hur aktiverar du automatiska svar på Outlook.com
Aktivera automatiska svar på Outlook.com är en enkel process. Funktionen erbjuder inte lika många alternativ som Outlook-programvaran, men den är lätt att använda.
-
På Outlook.com Mail-sidan, välj Settings > Visa alla Outlook-inställningar.
Image -
Välj Mail > Automatiska svar.
Image -
Slå på Aktivera automatiska svar-växling.
För att stänga av automatiska svar, inaktivera Automatiska svar på.
Image - Valfritt: Markera kryssrutan Skicka svar endast under en tidsperiod. Ange Starttid och Sluttid. Automatiska svar skickas endast under denna tidsperiod.
-
Ange meddelandet du vill skicka medan automatiska svar är aktiverade.
Image - Valfritt kan du markera kryssrutan Skicka svar endast till kontakter för att skicka automatiska svar till endast personerna och e-postadresserna i dina Outlook.com-kontakter.
- Välj Spara.
