Vad att veta
- Först organiserar du data i ett Excel-ark.
- Nästa, i Word, välj Mailings > Start Mail Merge > välj typ. Mailings > Välj mottagare > Använd en befintlig lista > Öppna arket.
- Slutligen, slå samman fält i Word genom att gå till Mailings > Insert Merge Field. Välj ett fält och tryck Infoga.
Den här artikeln förklarar hur du använder sammanslagningsfunktionen i Microsoft Word och Excel för att kombinera text från ett Word-dokument med ett datakälldokument, till exempel ett kalkylblad. Instruktionerna i den här artikeln gäller Word för Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 och Word 2010.
Förbered data för brevkoppling
Funktionen för e-postkoppling i Word fungerar sömlöst med data från Excel. Även om du kan skapa en datakälla i Word, är alternativen för att använda dessa data begränsade. Om du har e-postlistdata i ett kalkylblad är det inte nödvändigt att skriva in informationen på nytt i Words datakälla.
Du kan använda vilket Excel-kalkylblad som helst i en kopplingsfunktion i Word utan någon speciell förberedelse. Men för att undvika fel i kopplingsprocessen är det en bra idé att organisera data i kalkylarket.
Se till att alla ändringar du kommer att göra i kalkylarket är slutförda innan du börjar sammanfogningen. När sammanfogningen har startat kan ändringar orsaka fel med sammanfogningen.
Organisera kalkylbladsdata
Ordna dina Excel-sändlistdata i rader och kolumner. Tänk på varje rad som en enda post och varje kolumn som ett fält du ska infoga i ditt dokument.
- Put All Data on a Single Sheet: E-postlistans data som du tänker använda för sammanslagningen måste finnas på ett ark. Om den är spridd över flera ark, kombinera arken eller utför flera sammanslagningar. Se också till att arken är tydliga namngivna, eftersom du måste välja det du tänker använda utan att kunna se det.
- Skapa en rubrikrad: Skapa en rubrikrad för arket du tänker använda för sammanfogningen. En rubrikrad är en rad som innehåller etiketter som identifierar data i cellerna under den. För att göra det enkelt för Excel att skilja mellan data och etiketter, använd fet text, cellkanter och cellskuggning som är unika för rubrikraden. Se också till att rubrikerna du väljer matchar namnen på sammanslagningsfälten, vilket också gör det mindre troligt att fel uppstår.
- Formatera numeriska data korrekt: Se till att saker som gatunummer och postnummer är korrekt formaterade för hur de ska visas när kopplingen är klar. Felaktig formatering av siffror kan orsaka fel i sammanfogningen.
Hur anger du mottagarlistan för sammankoppling av brev
Så här kopplar du ditt förberedda Excel-kalkylblad som innehåller din e-postlista till ditt Word-dokument:
-
Öppna dokumentet du ska använda som mall för sammanslagning i Word. Detta kan vara ett nytt dokument eller ett befintligt dokument. Välj Mailings > Start Mail Merge.
Image -
Välj vilken typ av sammanslagning du vill köra. Dina alternativ är
- Letters
- E-postmeddelanden
- kuvert
- Letters
- Directory
Om du föredrar det kan du också använda guiden Koppla e-post för att skapa din koppling. I det här exemplet går vi igenom stegen för att skapa en sammanfogning manuellt.
-
Gå sedan till fliken Mailings och välj Välj mottagare > Använd en befintlig lista.
Image - Navigera till och välj Excel-filen som du förberedde för sammanslagningen och välj sedan Open.
-
Om Word uppmanar dig, välj Sheet1$ > OK.
Om din Excel har kolumnrubriker, markera kryssrutan Första raden med data innehåller kolumnrubriker.
Skapa eller redigera brevkopplingsdokumentet
Med ditt Excel-kalkylark kopplat till dokumentet för sammankoppling av dokument som du skapar i Word, är det dags att redigera ditt Word-dokument.
Du kan inte göra ändringar i din datakälla i Excel för närvarande. För att göra ändringar i data, stäng dokumentet i Word innan du öppnar datakällan i Excel.
Infoga sammanslagningsfält i ditt dokument
I Word, välj Mailings > Insert Merge Field för att hämta information från kalkylarket till dokumentet. Välj fältet du vill lägga till (förnamn, efternamn, stad, delstat eller annat), välj sedan Insert.
View Mail Merge Documents
Word överför inte formatering från datakällan när sammanslagningsfält infogas i ett dokument. Om du vill använda formatering som kursiv, fetstil eller understruken, gör det i Word.
När du visar dokumentet med fält, välj dubbelpilarna på båda sidor av fältet där du vill använda formateringen. När du visar de sammanslagna uppgifterna i dokumentet, markera texten du vill ändra.
Alla formateringsändringar genomförs genom alla sammanslagna dokument, inte bara sammanslagningsdokumentet du ändrade det i.
Förhandsgranska de sammanslagna dokumenten
För att förhandsgranska de sammanslagna dokumenten, gå till Mailings > Preview Results. Den här knappen fungerar som en växlingsknapp, så om du vill gå tillbaka till att bara visa fälten och inte data de innehåller, tryck på den igen.
Navigera genom de sammanslagna dokumenten med knapparna på fliken Utskick. De är, från vänster till höger: First Record, Previous Record, Go To Record,Nästa post och Last Record.
Innan du slår samman dokumenten, förhandsgranska dem alla, eller så många du kan, för att verifiera att allt har sammanfogats korrekt. Var särskilt uppmärksam på skiljetecken och avstånd runt den sammanslagna datan.
Finalize the Mail Merge Document
När du är redo att slå samman dokumenten har du två val:
- Skriv ut dokument: Slå samman dokumenten till skrivaren. Om du väljer det här alternativet skickas dokumenten till skrivaren utan några ändringar. För att göra detta, välj Mailings> Finish & Merge > Print Documents.
- Redigera enskilda dokument: Om du behöver anpassa några eller alla dokumenten (ett alternativ är att lägga till ett anteckningsfält i datakällan för personliga anteckningar) eller göra andra ändras innan du skriver ut, redigera varje enskilt dokument. För att göra detta, välj Mailings > Finish & Merge > Redigera individuella dokument
Oavsett vilken metod du väljer får du en dialogruta där du kan säga åt Word att slå samman alla poster, den aktuella posten eller ett antal poster. Välj de poster du vill skriva ut och välj sedan OK.
Om du vill slå samman ett intervall, ange startnumret och det slutliga numret för de poster du vill inkludera i sammanslagningen, välj sedan OK.
