Vad att veta
- Skapa en rapport med hjälp av diagram: Välj Infoga > Rekommenderade diagram och välj sedan den du vill lägga till i rapportbladet.
- Skapa en rapport med pivottabeller: Välj Insert > PivotTable. Välj det dataintervall du vill analysera i fältet Tabell/intervall.
- Skriv ut: Gå till File > Print, ändra orienteringen till Landscape, skala för att Anpassa alla kolumner på en sida och välj Skriv ut hela arbetsboken.
Den här artikeln förklarar hur du skapar en rapport i Microsoft Excel med nyckelfärdigheter som att skapa grundläggande diagram och tabeller, skapa pivottabeller och skriva ut rapporten. Informationen i den här artikeln gäller Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 och Excel för Mac.
Skapa grundläggande diagram och tabeller för en Excel-rapport
Att skapa rapporter innebär vanligtvis att man samlar in information och presenterar allt på ett enda ark som fungerar som rapportblad för all information. Dessa rapportblad bör formateras på ett sätt som också är lätt att skriva ut.
Ett av de vanligaste verktygen som människor använder i Excel för att skapa rapporter är diagram- och tabellverktygen. Så här skapar du ett diagram i ett Excel-rapportblad:
-
Välj Infoga från menyn, och i diagramgruppen, välj den typ av diagram du vill lägga till i rapportbladet.
Image -
Välj Select Data i Data-gruppen i diagramdesignmenyn.
Image -
Välj arket med data och välj alla celler som innehåller data du vill diagram (inkludera rubriker).
Image -
Diagrammet uppdateras i ditt rapportblad med data. Rubrikerna kommer att användas för att fylla i etiketterna i de två axlarna.
Image -
Upprepa stegen ovan för att skapa nya diagram och diagram som på lämpligt sätt representerar den information du vill visa i din rapport. När du behöver skapa en ny rapport kan du bara klistra in den nya informationen i databladen, så uppdateras diagrammen och diagrammen automatiskt.
Image Det finns olika sätt att lägga upp en rapport med Excel. Du kan inkludera grafer och diagram på samma sida som tabelldata (numerisk), eller så kan du skapa flera ark så att visuell rapportering finns på ett ark, tabelldata finns på ett annat ark och så vidare.
Använda pivottabeller för att generera en rapport från ett Excel-kalkylblad
Pivottabeller är ett annat kraftfullt verktyg för att skapa rapporter i Excel. Pivottabeller hjälper dig att gräva djupare i data.
-
Välj arket med de data du vill analysera. Välj Insert > PivotTable.
Image -
I dialogrutan Skapa pivottabell, i fältet Tabell/intervall, välj det dataintervall som du vill analysera. I fältet Plats väljer du den första cellen i kalkylbladet där du vill att analysen ska gå. Välj OK för att avsluta.
Image -
Detta kommer att starta processen för att skapa pivottabeller i det nya arket. I området Pivottabellfält kommer det första fältet du väljer att vara referensfältet.
Image I det här exemplet kommer denna pivottabell att visa webbplatstrafikinformation per månad. Så först skulle du välja Månad.
-
Nästa, dra datafälten som du vill visa data för till värdeområdet i pivottabellfältsrutan. Du kommer att se data importerad från källarket till din pivottabell.
Image -
Pivottabellen sammanställer all data för flera objekt genom att lägga till dem (som standard). I det här exemplet kan du se vilka månader som hade flest sidvisningar. Om du vill ha en annan analys, välj bara rullgardinsmenyn bredvid objektet i värderutan, välj sedan Value Field Settings
Image -
I dialogrutan Value Field Settings ändrar du beräkningstypen till vilken du föredrar.
Image - Detta kommer att uppdatera data i pivottabellen i enlighet med detta. Med detta tillvägagångssätt kan du utföra vilken analys du vill på källdata och skapa pivotdiagram som visar informationen i din rapport på det sätt du behöver.
Så här skriver du ut din Excel-rapport
Du kan skapa en utskriven rapport från alla ark du skapat, men först måste du lägga till sidhuvuden.
-
Välj Infoga > Text > Header & Footer.
Image -
Skriv rubriken för rapportsidan och formatera den så att den använder större än normal text. Upprepa denna process för varje rapportblad du planerar att skriva ut.
Image -
Dölj sedan de ark du inte vill ha med i rapporten. För att göra detta högerklickar du på arkfliken och väljer Dölj.
Image -
För att skriva ut din rapport, välj File > Skriv ut. Ändra orienteringen till Landscape och skala till Anpassa alla kolumner på en sida.
Image -
Välj Skriv ut hela arbetsboken. När du nu skriver ut din rapport kommer bara de rapportblad du skapade att skrivas ut som enskilda sidor.
Du kan antingen skriva ut din rapport på papper eller skriva ut den som en PDF och skicka ut den som en e-postbilaga.
