Microsoft Excel Basic Tutorial för nybörjare

2024 Författare: Abigail Brown | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 07:02

Excel är ett elektroniskt kalkylprogram som används för att lagra, organisera och manipulera data. Data lagras i enskilda celler som vanligtvis är organiserade i en serie kolumner och rader i ett kalkylblad; denna samling av kolumner och rader kallas en tabell.

Kalkylarksprogram kan också utföra beräkningar på data med hjälp av formler. För att göra det lättare att hitta och läsa informationen i ett kalkylblad har Excel ett antal formateringsfunktioner som kan tillämpas på enskilda celler, rader, kolumner och hela datatabeller.

Eftersom varje kalkylblad i de senaste versionerna av Excel innehåller miljarder celler per kalkylblad, har varje cell en adress som kallas cellreferens så att den kan refereras till i formler, diagram och andra funktioner i programmet.

Ämnen som ingår i denna handledning är:

Ange data i tabellen
Utökning av enskilda kalkylbladskolumner
Läggar till det aktuella datumet och ett namngivet intervall i kalkylbladet
Lägga till avdragsformel
Lägga till nettolöneformeln
Kopiera formler med fyllningshandtaget
Lägger till nummerformatering till data
Lägger till cellformatering

Ange data i ditt arbetsblad

Inmatning av data i kalkylbladsceller är alltid en process i tre steg; dessa steg är följande:

Klicka på cellen dit du vill att data ska hamna.
Skriv in data i cellen.
Tryck på Enter-tangenten på tangentbordet eller klicka på en annan cell med musen.

Som nämnts identifieras varje cell i ett kalkylblad av en adress eller cellreferens, som består av kolumnbokstaven och siffran på raden som skär varandra vid en cells plats. När du skriver en cellreferens skrivs kolumnbokstaven alltid först följt av radnumret – som A5, C3 eller D9

När du anger data för denna handledning är det viktigt att du matar in data i rätt kalkylbladsceller. Formler som skrivs in i efterföljande steg använder cellreferenserna för de data som anges nu.

För att följa denna handledning, använd cellreferenserna för data som visas i bilden ovan för att ange all data i ett tomt Excel-kalkylblad.

Bredda kolumner i Excel

Som standard tillåter bredden på en cell att endast åtta tecken av en datainmatning visas innan den datan rinner över till nästa cell till höger. Om cellen eller cellerna till höger är tomma, visas de inmatade uppgifterna i kalkylbladet, som ses med kalkylbladets titel Avdragsberäkningar för anställda inmatade i cell A1

Om cellen till höger innehåller data, trunkeras dock innehållet i den första cellen till de första åtta tecknen. Flera celler med data som angavs i föregående steg, till exempel etiketten Deduction Rate: in i cell B3 och Thompson A. som anges i cell A8 trunkeras eftersom cellerna till höger innehåller data.

För att åtgärda det här problemet så att data är helt synliga måste kolumnerna som innehåller dessa data utökas. Som med alla Microsoft-program finns det flera sätt att bredda kolumner. Stegen nedan beskriver hur man vidgar kolumner med musen.

Utökning av individuella arbetsbladskolumner

Placera muspekaren på linjen mellan kolumnerna A och B i kolumnrubriken.
Pekaren ändras till en dubbelpil.
Klicka och håll ned vänster musknapp och dra dubbelpilen åt höger för att bredda kolumn A tills hela posten Thompson A. är synligt.
Bred andra kolumner för att visa data efter behov.

Kolumnbredder och kalkylbladsrubriker

Eftersom kalkylbladets titel är så lång jämfört med de andra etiketterna i kolumn A, om den kolumnen breddades för att visa hela titeln i cell A1, kalkylbladet skulle inte bara se udda ut, utan det skulle göra det svårt att använda kalkylbladet på grund av luckorna mellan etiketterna till vänster och de andra kolumnerna med data.

Eftersom det inte finns några andra poster i rad 1, är det inte felaktigt att bara låta titeln vara som den - rinner över i cellerna till höger. Alternativt har Excel en funktion som kallas sammanfoga och centrera som kommer att användas i ett senare steg för att snabbt centrera titeln över datatabellen.

Lägga till datum och ett namngivet intervall

Det är norm alt att lägga till datumet i ett kalkylblad - ganska ofta för att indikera när bladet senast uppdaterades. Excel har ett antal datumfunktioner som gör det enkelt att ange datumet i ett kalkylblad. Funktioner är bara inbyggda formler i Excel för att göra det enkelt att utföra vanliga uppgifter – som att lägga till datumet i ett kalkylblad.

TODAY-funktionen är enkel att använda eftersom den inte har några argument – vilket är data som måste tillföras funktionen för att den ska fungera. TODAY-funktionen är också en av Excels flyktiga funktioner, vilket innebär att den uppdaterar sig själv varje gång omräkningen görs – vilket vanligtvis alltid är den gång kalkylbladet öppnas.

Lägga till datumet med IDAG-funktionen

Stegen nedan kommer att lägga till TODAY-funktionen till cell C2 i kalkylbladet.

Klicka på cell C2 för att göra den till den aktiva cellen.
Klicka på fliken Formler i ribbon.
Klicka på Datum och tid på bandet för att öppna listan med datumfunktioner.
Klicka på Today-funktionen för att ta fram Formula Builder.
Klicka Klar i rutan för att gå in i funktionen och återgå till arbetsbladet.
Det aktuella datumet bör läggas till cell C2.

Sersymboler istället för datum

Om en rad hashtag-symboler visas i cell C2 istället för datumet efter att ha lagt till TODAY-funktionen i den cellen, är det eftersom cellen inte är tillräckligt bred för att visa formaterad data.

Som tidigare nämnt, oformaterade siffror eller textdata spiller över till tomma celler till höger om de är för breda för cellen. Data som har formaterats som en specifik typ av nummer – som valuta, datum eller tid, spills dock inte över till nästa cell om de är bredare än cellen där de finns. Istället visar de felet.

För att åtgärda problemet, bredda kolumnen C med den metod som beskrivs i föregående steg i handledningen.

Lägga till ett namngivet intervall

Ett namnintervall skapas när en eller flera celler får ett namn för att göra intervallet lättare att identifiera. Namngivna intervall kan användas som ersättning för cellreferens när de används i funktioner, formler och diagram. Det enklaste sättet att skapa namngivna intervall är att använda namnrutan som finns i det övre vänstra hörnet av kalkylbladet ovanför radnumren.

I den här handledningen kommer namnet rate att ges till cell C6 för att identifiera avdragsgraden som tillämpas på anställdas löner. Det namngivna intervallet kommer att användas i avdragsformeln som läggs till i celler C6 till C9 av arbetsbladet.

Välj cell C6 i kalkylbladet.
Skriv rate i Name Box och tryck på Enter på tangentbordet
Cell C6 har nu namnet rate.

Detta namn kommer att användas för att förenkla skapandet av Avdragsformler i nästa steg i handledningen.

Ange formeln för anställningsavdrag

Excel-formler låter dig utföra beräkningar på taldata som skrivs in i ett kalkylblad. Excel-formler kan användas för grundläggande siffror, såsom addition eller subtraktion, såväl som mer komplexa beräkningar, såsom att hitta en elevs medelvärde på provresultat och beräkna betalningar för bolån.

Formler i Excel börjar alltid med ett likhetstecken (=).
Likhetstecknet skrivs alltid in i cellen där du vill att svaret ska visas.
Formeln slutförs genom att trycka på Enter-tangenten på tangentbordet.

Använda cellreferenser i formler

Ett vanligt sätt att skapa formler i Excel innebär att mata in formeldata i kalkylbladsceller och sedan använda cellreferenserna för data i formeln, istället för själva data.

Den största fördelen med detta tillvägagångssätt är att om det senare blir nödvändigt att ändra data, är det en enkel fråga att ersätta data i cellerna snarare än att skriva om formeln. Resultaten av formeln uppdateras automatiskt när data ändras.

Användning av namngivna intervall i formler

Et alternativ till cellreferenser är att använda namngivna intervall – till exempel det namngivna intervallet rate som skapades i föregående steg.

I en formel fungerar ett namngivet intervall på samma sätt som en cellreferens men det används norm alt för värden som används ett antal gånger i olika formler – till exempel en avdragssats för pensioner eller hälsoförmåner, en skatt hastighet, eller en vetenskaplig konstant – medan cellreferenser är mer praktiska i formler som endast refererar till specifika data en gång.

Ange formeln för anställningsavdrag

Den första formeln som skapas i cell C6 kommer att multiplicera bruttolönen för den anställde B. Smith med avdragssatsen i cell C3.

Den färdiga formeln i cell C6 kommer att vara:

=B6kurs

Användning av att peka för att komma in i formeln

Även om det är möjligt att bara skriva in ovanstående formel i cell C6 och få det korrekta svaret att visas, är det bättre att använda peka för att lägga till cellreferenser till formler för att minimera risken för fel som skapas genom att skriva in fel cellreferens.

Pekning innebär att man klickar på cellen som innehåller data med muspekaren för att lägga till cellreferensen eller det namngivna området i formeln.

Klicka på cell C6 för att göra den till den aktiva cellen.
Skriv likhetstecknet (=) i cell C6 för att börja formeln.
Klicka på cell B6 med muspekaren för att lägga till den cellreferensen till formeln efter likhetstecknet.
Skriv multiplikationssymbolen () i cell C6 efter cellreferensen.
Klicka på cell C3 med muspekaren för att lägga till det namngivna intervallet rate till formeln.
Tryck på Enter-tangenten på tangentbordet för att slutföra formeln.
Svaret 2747.34 bör finnas i cell C6.
Även om svaret på formeln visas i cell C6, visas formeln =B6rate,genom att klicka på den celleni formelfältet ovanför kalkylbladet

Att gå in i nettolöneformeln

Denna formel skapas i cell D6 och beräknar en anställds nettolön genom att subtrahera avdragsbeloppet som beräknats i den första formeln från Bruttolön. Den färdiga formeln i cell D6 kommer att vara:

=B6 - C6

Klicka på cell D6 för att göra den till den aktiva cellen.
Skriv likhetstecknet (=) i cell D6.
Klicka på cell B6 med muspekaren för att lägga till den cellreferensen till formeln efter likhetstecknet.
Skriv ett minustecken(-) i cell D6 efter cellreferensen.
Klicka på cell C6 med muspekaren till den cellreferensen till formeln.
Tryck på Enter-tangenten på tangentbordet för att slutföra formeln.
Svaret 43, 041.66 bör finnas i cell D6.

Relativa cellreferenser och kopieringsformler

Hintills har formlerna Deductions och Nettolön lagts till i endast en cell vardera i kalkylbladet – C6 respektive D6. Som ett resultat är arbetsbladet för närvarande komplett för endast en anställd - B. Smith.

Istället för att gå igenom den tidskrävande uppgiften att återskapa varje formel för de andra anställda, tillåter Excel, under vissa omständigheter, formler att kopieras till andra celler. Dessa omständigheter involverar oftast användningen av en specifik typ av cellreferens – känd som en relativ cellreferens – i formlerna.

Cellreferenserna som har angetts i formlerna i de föregående stegen har varit relativa cellreferenser, och de är standardtypen av cellreferens i Excel, för att kopiera formler så enkelt som möjligt.

Nästa steg i handledningen använder Fill Handle för att kopiera de två formlerna till raderna nedan för att komplettera datatabellen för alla anställda.

Kopiera formler med fyllningshandtaget

fyllningshandtaget är en liten svart prick eller fyrkant i det nedre högra hörnet av den aktiva cellen. Fyllningshandtaget har ett antal användningsområden, inklusive att kopiera en cells innehåll till intilliggande celler. fylla celler med en serie siffror eller textetiketter och kopiera formler.

I det här steget i handledningen kommer fill handle att användas för att kopiera både Deduction och Net Lön formler från cells C6 och D6 ner till cells C9 ochD9.

Kopiera formler med fyllningshandtaget

Highlight celler B6 och C6 i arbetsbladet.
Placera muspekaren över den svarta fyrkanten i det nedre högra hörnet av cell D6 – pekaren ändras till ett plustecken (+).
Klicka och håll ned vänster musknapp och dra fyllningshandtaget ner till cell C9.
Släpp musknappen – cells C7 till C9 bör innehålla resultaten av Deductionformel och celler D7 till D9 nettolön formel.

Använda nummerformatering i Excel

Sifferformatering avser tillägg av valutasymboler, decimalmarkörer, procenttecken och andra symboler som hjälper till att identifiera vilken typ av data som finns i en cell och för att göra det lättare att läsa.

Lägga till procentsymbolen

Välj cell C3 för att markera den.
Klicka på Hem-fliken i ribbon.
Klicka på alternativet General för att öppna rullgardinsmenyn Number Format.
I menyn klickar du på alternativet Percentage för att ändra värdeformatet i cell C3 från 0,06 till 6%.

Lägga till valutasymbol

Välj celler D6 till D9 för att markera dem.
På Hem-fliken i ribbon, klicka på alternativet General för att öppna rullgardinsmenyn Nummerformat.
Klicka på Currency i menyn för att ändra formateringen av värdena i celler D6 till D9till valuta med två decimaler.

Använda cellformatering i Excel

Cellformatering hänvisar till formaterings alternativ – som att tillämpa fet formatering på text eller siffror, ändra datajustering, lägga till kanter till celler eller använda sammanfognings- och centreringsfunktionen för att ändra utseendet på data i en cell.

I den här handledningen kommer de ovan nämnda cellformaten att tillämpas på specifika celler i kalkylbladet så att det matchar det färdiga kalkylbladet.

Lägger till fet formatering

Välj cell A1 för att markera den.
Klicka på fliken Hem i ribbon.
Klicka på formaterings alternativet Fet som visas i bilden ovan för att feta data i cell A1.
Upprepa ovanstående sekvens av steg för att feta data i celler A5 till D5.

Changing Data Alignment

Det här steget kommer att ändra standardvänsterjusteringen för flera celler till mittjustering.

Välj cell C3 för att markera den.
Klicka på fliken Hem i ribbon.
Klicka på justerings alternativet Center som visas i bilden ovan för att centrera data i cell C3.
Upprepa sekvensen ovan för att centrera data i celler A5 till D5.

Sammanfoga och centrera celler

Alternativet Slå samman och centrera kombinerar ett antal markerade till en cell och centrerar datainmatningen i cellen längst till vänster över den nya sammanslagna cellen. Detta steg kommer att slå samman och centrera kalkylbladets titel - Deduction Calculations for Employees.

Välj celler A1 till D1 för att markera dem.
Klicka på Hem-fliken i ribbon.
Klicka på Merge & Centre som visas i bilden ovan för att slå samman celler A1 till D1och centrera titeln över dessa celler.

Lägga till bottenkanter till celler

Det här steget lägger till bottenkanter till cellerna som innehåller data i raderna 1, 5 och 9

Välj den sammanslagna cell A1 till D1 för att markera den.
Klicka på fliken Hem i ribbon.
Klicka på nedåtpilen bredvid alternativet Border som visas i bilden ovan för att öppna rullgardinsmenyn för gränser.
Klicka på alternativet Bottom Border i menyn för att lägga till en ram längst ned i den sammanslagna cellen.
Upprepa sekvensen ovan för att lägga till en nedre kantlinje till celler A5 till D5 och till celler A9 till D9.