Vad att veta
- Du kan skapa en i MS 365s admincenter under Grupper > Delade postlådor. Välj Lägg till en brevlåda och följ stegen därifrån.
- Alla som har tilldelats en delad postlåda i Microsoft Office 365 har tillgång till allt i den: inkommande e-postmeddelanden, svar, vidarebefordran, etc.
- Office 365-användare behöver en Microsoft Exchange Online-prenumeration för att få tillgång till delad e-post.
Den här artikeln förklarar hur man lägger till användare i en delad Outlook-postlåda och hur man använder delade postlådor i Outlook, på webben och från en mobilapp. Dessa instruktioner gäller för Office 365 för Windows och macOS; Outlook 2019, 2016, 2013 och 2010; Outlook för iOS och Android; och Outlook på webben.
Hur man skapar en delad brevlåda i Office 365
Du kan skapa så många delade postlådor som du behöver, men varje användare du tilldelar brevlådan måste ha ett Microsoft 365-abonnemang. Så här ställer du in en delad postlåda:
-
Logga in på Microsoft 365-administratörscentret med ditt globala Microsoft 365-administratörskonto eller Exchange-administratörskontouppgifter.
Admincenter för Microsoft 365 var tidigare känt som Office 365-administratörscentret.
-
Välj Grupper > Delade postlådor i navigeringsfönstret.
Image - Välj Lägg till en brevlåda på sidan Delade brevlådor.
-
På sidan Lägg till en postlåda skriver du ett namn för den delade postlådan i fältet Name..
Image -
Ett brevlådealias skapas automatiskt i fältet Email, men du kan ändra aliaset om du vill. När du har gett den delade brevlådan ett namn, välj Add.
Image - Välj Lägg till medlemmar i den här brevlådan under Nästa steg.
- Välj Lägg till medlemmar på sidan Add Shared Mailbox members.
-
Under Members, markera rutan bredvid varje person som kommer att ha tillgång till den delade brevlådan. När du är klar väljer du Save och sedan Close.
Om du inte ser en persons namn i listan, välj Sök och skriv in personens namn.
Så här sparar du skickad e-post till den delade brevlådan
När en användare skickar ett e-postmeddelande från den delade brevlådan, sparas en kopia av det meddelandet i den användarens Skickade objekt-mapp, inte i den delade brevlådan. Om du vill spara dessa e-postmeddelanden i den delade brevlådan måste du redigera inställningarna för den delade brevlådan.
För att spara skickade e-postmeddelanden till den delade brevlådan, utför följande steg:
- Logga in på Microsoft 365s administratörscenter och välj Grupper > Delade postlådor i navigeringsfönstret.
- Välj din delade brevlåda.
-
Välj Redigera bredvid Skickade objekt.
Image - Ställ in både Kopiera försändelser som skickats som denna brevlåda och Kopiera försändelser som skickats för denna brevlåda till On och välj sedan Save.
Hur man använder den delade brevlådan i Outlook 2016, Outlook 2013 och Outlook 2010
När du konfigurerar den delade postlådan behöver inte andra användare göra något för att visa den delade postlådan i skrivbordsversionen av Outlook. Den delade postlådan visas automatiskt i Outlooks sidofält.
För att skicka ett e-postmeddelande från den delade brevlådan, utför följande steg:
- Välj fliken Hem längst upp i Outlook.
-
Välj Ny e-post för att skapa ett nytt meddelande.
Image - Välj Från i det nya e-postmeddelandet och välj sedan den delade brevlådan.
- Skriv ditt meddelande och välj Skicka.
Hur får du åtkomst till den delade brevlådan i Outlook på webben
Om du vill arbeta med den delade brevlådan i en webbläsare måste du lägga till brevlådan manuellt. För att lägga till den delade postlådan till Outlook på webben, utför följande steg:
- Logga in på ditt Microsoft 365-konto och välj sedan appen Outlook.
- Högerklicka Folders (eller ditt brevlådenamn) i navigeringsfönstret och välj sedan Lägg till delad mapp.
-
Skriv e-postadressen till den delade postlådan i dialogrutan Lägg till delad mapp och välj sedan Lägg till.
Hur man lägger till delade brevlådor i Outlook Mobile App
Om du vill komma åt en delad brevlåda från din smartphone eller surfplatta, följ dessa steg:
- Starta Outlook-appen för iOS eller Android och logga in på ditt konto.
-
Knacka på Lägg till konto i den vänstra rutan och tryck sedan på Lägg till en delad brevlåda.
Om du har flera Outlook-konton, välj det som har åtkomst till den delade postlådan.
-
Ange e-postadressen. När processen är klar bör du se din delade postlåda under dina konton i Outlook-appen.
Om du vill ta bort en delad postlåda från Outlook-appen, gå till Settings > Accounts, tryck sedan på den delade brevlådan och välj Ta bort konto.
Vad är en delad brevlåda i Office 365?
Varje person som tilldelas en delad postlåda i Office 365 har fullständig åtkomst till alla meddelanden i den. Medlemsanvändare kan läsa inkommande e-postmeddelanden, svara på meddelanden, vidarebefordra meddelanden och se hur andra har svarat.
När en gruppmedlem svarar på ett e-postmeddelande från den delade brevlådan, skickas e-postmeddelandet från den delade adressen snarare än individens e-postadress, så allas information förblir konfidentiell. Som sagt, delade postlådor har vanligtvis inga användarnamn eller lösenord, vilket skapar vissa säkerhetsproblem.
Varför använda en delad brevlåda?
Delade brevlådor är idealiska för kundtjänst eller marknadsavdelningar som vill att inkommande e-postmeddelanden ska besvaras av nästa tillgängliga teammedlem. Delade brevlådor kommer också med en delad kontaktlista och en delad kalender, så att medlemmar i gruppen kan skapa möten på en central plats som alla medlemmar kan se.
