Key takeaways
- Det finns ett brett utbud av samarbetsverktyg online som kan hjälpa dig att hålla ordning.
- Googles nya smarta canvas gör appar som Drive och Sheets mer flexibla.
- Smart canvas och andra samarbetsverktyg är ofta riktade till företag, men de kan också vara till hjälp för personliga saker.
Nya samarbetsverktyg online kan göra dig mer produktiv och hjälpa till att organisera ditt liv, säger experter.
Google tar sina produktivitetsappar på arbetsplatsen ett steg längre genom att introducera smart canvas, en ny funktion som gör appar som Drive och Sheets mer flexibla. Det är ett av ett växande antal alternativ för att samarbeta online som är användbara för mer än bara arbete.
"När jag flyttade ut från min gamla lägenhet och planerade att sälja den använde jag en blandning av Google Kalkylark och Google Dokument för att fånga actionobjekt och spåra dem", Henry Shapiro, medgrundare av samarbetsprogram Reclaim.ai, sa i en e-postintervju.
"Det finns så många saker som handlar om att sälja en fastighet, flytta in i en ny fastighet, göra förbättringar av båda, och så vidare, och att ha en central plats för att fånga det där var viktigt."
Working Together
Smart Canvas syftar till att göra samarbetet enklare. Du kan till exempel arbeta med Google Kalkylark och Dokument utan att lämna ett Google-chattrum eller ringa ett Meets-samtal till en dokument- eller bildfil.
"Vi har sett arbetet förändras på ett aldrig tidigare skådat sätt, och det är inte längre bara en plats", sa Googles vd Sundar Pichai under Google I/O keynote.
"Nu, mitt i pandemin, arbetar många av oss från våra kök och matsalar, med husdjur och barn som ständigt avbryter. Med smart canvas strävar Google efter att göra onlinesamarbete lite mer sömlöst, som om du faktiskt satt med dina kollegor sida vid sida igen."
Google Workspace har kämpat för att få sammanhållning mellan sina olika produkter, sa Shapiro. Google Drive lider av dåliga sökmöjligheter. Google Sheets saknar de interaktiva och integrerade funktioner som man skulle behöva använda som en projektledningsplattform.
Uppkomlingar som Airtable och Notion har kommit in på marknaden för att fylla många av dessa luckor, "erbjuder en allt-i-ett-svit som kan skapa dynamiska länkar mellan olika typer av tillgångar, och som gör det möjligt för team att ersätta massor av punktlösningar med "interactive docs", sa Shapiro.
För nästan ett år sedan tillkännagav Google att Tables skulle konkurrera med dessa nya deltagare, och "nu är det klart att Google Canvas är det fulla förverkligandet av den visionen", tillade han.
Här är vad Shapiro sa är mest användbart om Google Canvas:
- Byggstenar/mallar tillåter användare att skapa interaktiv dokumentation som dynamiskt kan rendera data från andra Google Workspace-produkter. Du kan till exempel använda en mall för att skapa ett produktfärdplansdokument som hämtas från Google Sheets automatiskt.
- Nya Sheets-vyer gör Sheets till ett mer dynamiskt verktyg som du kan använda för Gantt-diagram, färdplaner och annat.
- Bättre kalenderintegrering innebär att Google börjar använda din kalendervy för att göra det enkelt att gå med i möten direkt från Dokument, vilket är en fantastisk funktion för personer som vill dela och samarbeta direkt från ett dokument.
Smart canvas och andra samarbetsverktyg är ofta riktade till företag, men de kan också vara till hjälp för personliga föremål. Till exempel, sa Shapiro, kan programvaran användas för att organisera familjesysslor och ärenden.
Du kan skapa en projektlista för olika kategorier av ärenden och sysslor och tilldela dem till olika familjemedlemmar. Programvaran kan också vara ett utmärkt sätt att bygga databaser med viktig personlig information, till exempel en lista över hemförbättringsprojekt med länkar och sammanfattningar till relevanta entreprenörer.
Välj din app
Det finns ett brett utbud av samarbets alternativ online riktade till enskilda användare, såväl som företag. Till exempel finns det appen Notion, som Shapiro kallade "bra, enkel, gratis för de flesta individuella användningsfall och extremt kraftfull för att fånga data på ett interaktivt och organiserat sätt."
Shapiro gillar också appen Trello, som han sa, "är bra för att skapa superenkla projekt och att-göra-listor över hela jobbet och livet."
Vissa samarbetsverktyg online har mer specialiserade användningsområden. Till exempel driver Andrew Cohen ett litet animationsföretag som heter Confidential Creative, som arbetar med kreativa projekt för musiker inklusive Maroon 5, P. Diddy och Jada Pinkett Smith.
Han använder WriterDuet, manusförfattande och redigeringsprogram för att skriva manus med andra teammedlemmar. Cohen tillade att "Det är ett bra verktyg för samarbetande manusskrivning."
