Idén att arbeta hemifrån (WFH), eller distanspendling, låter som en dröm som går i uppfyllelse. Men om tiden kommer och du upptäcker att du verkligen behöver göra affärer hemifrån, även tillfälligt, kommer du snabbt att upptäcka att WFH kanske inte är den dröm du föreställt dig.
Så även om det kan vara en utmanande justering, beväpnad med rätt information och perspektiv, kan du vara lika produktiv när du arbetar på distans.
Be om vad du behöver
Om du blir ombedd att arbeta hemifrån, särskilt om det är en tillfällig flytt, fråga din arbetsgivare om den utrustning du behöver. Det betyder inte att du kommer att få det, men anta inte att allt kommer att vara ditt ansvar. Några saker att fråga efter är:
- Dator
- webbkamera
- Trådlös mus/tangentbord
- USB Hub
- Alla program/appar som behövs
- Skrivare (om det behövs)
Som en riktlinje, be om det du tror kommer att krävas för att utföra ditt jobb. Räkna med att få det minsta du behöver för att arbeta effektivt.
Skapa en lämplig arbetsplats
En arbetsyta är viktig när du är WFH. Det låter bra att arbeta med fötterna uppe i soffan, men det blir snabbt obekvämt. Skapa ett utrymme i ditt hem där din dator, filer och allt du behöver kan bo, även när du inte är på jobbet.
Gör det till ett lugnt utrymme, utanför husets största trafikflöde och inte i ett rum med en tv. Se också till att det finns gott om eluttag på din plats. Och om möjligt en dörr. En dörr är den heliga gral för att arbeta utanför ditt hem, men om du inte kan ha en dörr, hitta den tystaste, mest privata platsen i ditt hem så när du arbetar är du skild från så många potentiella distraktioner som möjligt.
Utrusta din arbetsyta
Om du är WFH tillfälligt kan du vara borta från kontoret i några dagar, eller kanske några veckor. Hur som helst vill du inte spendera mycket pengar på din arbetsyta. Så, vad är det som inte kan leva utan väsentligheter?
- En bra stol. Ja, det här är väldigt viktigt.
- En hemdator som kan köra dina appar/programvara, förutsatt att kontoret inte tillhandahåller någon. En renoverad dator kan vara ett bra alternativ om det behövs.
- Hörlurar är viktiga och om du ska ha konferenssamtal är ett headset bäst.
På listan över "trevligt att ha"-utrustning finns några saker som du kan arbeta utan, men som kommer att göra WFH enklare:
- En extra bildskärm. Om du aldrig har haft en andra bildskärm är ditt liv på väg att förändras till det bättre.
- Extra datorströmadaptrar/mus/tangentbord, etc.
Se till att ditt internet och Wi-Fi uppfyller dina behov
Alla internet- och Wi-Fi-inställningar har inte skapats lika. Bandbredden du har hemma är förmodligen långsammare än vad du är van vid på kontoret. Testa din internethastighet, testa sedan streaming, webbkonferenser (om möjligt) och filupp- och nedladdningar på den plats du planerar att använda för ditt hemmakontor.
Om du behöver snabbare hastigheter, försök att justera några inställningar, och om det inte fungerar, ring din internetleverantör för att begära en tillfällig ökning av internethastigheten. Vissa leverantörer tillåter dig att utöka och senare minska dina tjänster med dem.
Se också till att din tillfälliga kontorsinstallation är i ett område med stark Wi-Fi-täckning. Om det behövs, överväg att installera ett mesh-nätverk för att förbättra den trådlösa täckningen.
Se till att testa dina internethastigheter när du använder ett VPN (virtuella privata nätverk) eftersom du förmodligen kommer att behöva använda ett, och VPN kan sakta ner saker och ting.
Sätta förväntningar på dig själv och andra
Att arbeta hemifrån kan innebära att din svarstid försenas. Beroende på ditt jobb kanske du inte har tillgång till samma saker som du gör på kontoret så det kan ta längre tid att komma i kontakt med människor eller att hitta den information du behöver. Kommunicera potentiella förseningar med kollegor, kunder och arbetsledare.
Sätt även förväntningar på dig själv och de människor som upptar samma plats som du också. Det inkluderar att sätta gränser för din familj för att styra de timmar du arbetar.
Skapa ett schema och hantera din tid väl
Köket, hushållssysslorna, tv:n och solen på bakgården räcker för att distrahera alla. Fall inte för dessa distraktioner. Det är lätt att förlora tid när du arbetar hemifrån.
Håll en kalender, gör ett schema och spåra alla dina möten och möten. Använd att göra-listor och uppgiftshantering eller produktivitetsappar för att se till att du vet vad som behöver göras och att det blir gjort.
Överväg att ladda ner en tidsloggnings- eller tidshanteringsapp för att hålla reda på hur många timmar du arbetar, när du börjar arbeta och när du slutar för dagen. Vissa appar spårar också vad du gör på datorn.
Videokonferensetikett
Att arbeta hemifrån kommer förmodligen att innebära att dina möten flyttas online. Om du använder programvara för videokonferenser som Zoom eller GoToMeeting finns det några etikettfrågor som du bör träna på under samtal.
- Sätt på din kamera: Om det inte är ett möte där allt du gör är att lyssna, använd en kamera som ett sätt att upprätthålla en professionell bild och en känsla av fysisk närvaro.
- Stäng av din mikrofon: Dina bakgrundsljud förstärks för alla andra, så gör gruppen en tjänst och håll tyst om du inte pratar. Bonustips: Konfigurera din videokonferensprogramvara så att den stängs av som standard när den startar.
- Välj lämplig belysning: Deltagarna kommer att vilja se ditt ansikte när de pratar med dig.
- Håll bakgrunden ren: Du vill inte att dina kollegor ska se allt skräp som du inte har hunnit hantera.
- Bär inte din pyjamas: Ordspråket "Dress for success" är viktigt när du är WFH. Du kanske inte behöver en kostym i tre delar, men att hålla dig för avslappnad kommer att försämra din professionella image och din produktivitet.
Undvik WFH dåliga vanor
Allt som är ett nej-nej på jobbet kommer att vara ett nej-nej hemma också. Anledningen till att arbetsgivare blockerar webbplatser för sociala medier från företagsnätverk är att forskning visar att du kan förlora 2 timmar och 22 minuter varje dag när du kollar på sociala medier. Såvida det inte är en del av ditt jobb, spara det till dina "after work"-timmar.
Håll kontakten med dina kollegor
Hur många gånger om dagen tar du en paus för att få kontakt med dina kollegor, dela information eller bara komma bort från ditt skrivbord? Om du är WFH är det mycket svårare att göra, men inte mindre viktigt. Använd en applikation som Slack – ett meddelandesystem för team – för att hålla kontakten med personerna du arbetar med.
Samarbete är också viktigt. Du litar förmodligen på dina kollegors styrkor hela tiden när du är på jobbet. Låt inte arbetet hemifrån stoppa det. Använd ett samarbetsverktyg om det behövs, men ta kontakt med de personer som kan hjälpa dig att göra ditt jobb bättre.
Kroppsspråk är en viktig och förbisedd aspekt av kommunikation, särskilt på jobbet. En överraskande effektiv stand-in för kroppsspråk när man arbetar på distans är den mycket älskade emojin! Använd dem ofta och på lämpligt sätt, så kommer du att förmedla viktiga icke-verbala signaler till dina medarbetare.
Above allt annat: Var flexibel
Att arbeta hemifrån handlar mest om flexibilitet. Du måste kunna arbeta mitt i distraktion, rulla med förändringar i sista minuten och kämpa genom dålig kommunikation från andra människor. Du klarar det!
Fel händer – katten kommer att gå över din dator under en videokonferens, eller så kommer hunden att skälla, eller så kommer leveranstjänsten att ta med ett paket, eller så kommer dina barn att välja det exakta ögonblicket för att försöka döda varje andra på det mest högljudda, mest pinsamma sätt som möjligt. Det är okej. Rätta bara och fortsätt framåt.
