Key takeaways
- Fastmails schemalagda sändning delar upp skapandet och leveransen av e-post.
- Använd det som en påminnelse eller för att undvika att stressa upp kollegor under helgen.
- E-post är det bästa och sämsta sättet att kommunicera på jobbet.
Har du någonsin skrivit ett e-postmeddelande på söndagskvällen, tveka då innan du trycker på skicka. Schemalagd sändning hjälper.
E-postleverantören med veteranens sekretess-först Fastmail har precis lagt till Scheduled Send, en funktion som redan finns i vissa andra appar och e-posttjänster och en som förmodligen borde vara standard för all e-post. Det är en enkel funktion. Du kan skriva ett e-postmeddelande när det passar dig och schemalägga leveransen vid en tidpunkt som passar mottagaren bättre.
"Jag gillar inte att påtvinga människor, men ibland föredrar jag att arbeta sent eller på helger. Även om folk vilar eller tar ledigt, kommer de att se din e-post", frilansande modestylist och fotograf Nuria Gregori. "Det kanske inte förväntas att du svarar på mejl direkt, men för frilansare känner du ofta att du måste."
Skicka senare
Fastmails Scheduled Send-implementering kommer inte att överraska dig alls, vilket är bra. Du klickar bara på pilen bredvid skicka-knappen och väljer från rullgardinsmenyn med förinställningar - senare idag, i kväll, imorgon och så vidare. Om de inte fungerar för dig kan du välja ett exakt datum och tid.
Att separera skapandet av ett e-postmeddelande från dess sändningstid ger flera snygga möjligheter. Som vi såg ovan kan du skriva ett mejl på söndagskvällen och skicka det under mer ordinarie kontorstid. Detta är inte bara bättre för mottagaren, utan det kan dölja det faktum att du jobbar på helger, vilket är sådant som kan leda till oönskade förväntningar i framtiden.
Det kanske inte förväntas att du svarar på mejl direkt, men för frilansare känner du ofta att du måste.
Du kan också hämta e-postmeddelanden som måste skickas vid en viss tidpunkt, men som kan vara när du sover. Eller så kan du tajma ett e-postmeddelande så att det hamnar i någons inkorg när de kommer till jobbet, vilket förhoppningsvis placerar det högst upp på listan.
Andra hack är att skicka tidsinställda påminnelser till dig själv, hålla personliga e-postmeddelanden till dina vänner till kvällen eller schemalägga ett e-postmeddelande till din chef till fredag kväll, och sedan ignorera alla dina e-postmeddelanden till måndag om du vill.
Det handlar om kontroll. Genom att ha mer kontroll över din kommunikation kan du minska mental överbelastning och stress.
Stressbuster
E-post kan vara en av de största källorna till stress i modernt arbete. Du kanske har en oändlig hög med olästa meddelanden som du behöver bearbeta. Ännu värre, ett viktigt e-postmeddelande kan glida igenom din uppmärksamhet, skymt av allt Fwd: Fwd: Fwd-skräp som täpper till din inkorg.
Och så finns det förväntningarna. När du får ett e-postmeddelande har du det i tankarna. Även om avsändaren inte förväntar sig ett svar, känner du dig förmodligen skyldig att ge ett förr snarare än senare, även om det bara är för att ta itu med det och få det ifrån dig.
Och eftersom e-postschemaläggning dikteras av avsändaren, dvs. vem som helst kan lägga vad som helst i din inkorg när som helst - du har noll kontroll.
“E-post är fortfarande det bästa sättet att kommunicera på arbetsplatsen. Men de flesta människor har inte sina e-postmeddelanden organiserade, säger teknikreportern Radu Tyrsina till Lifewire via e-post. "Det är bullrigt överallt, och ingen av oss har tålamod att fortsätta städa röran varannan dag."
Det är därför något som schemalagd sändning är viktigt, men bara om alla använder det och använder det för det goda, inte för det onda. Hanteringen av arbetse-post skjuts över på användaren när mer ansvar bör ligga hos arbetsgivaren.
Det tyska fordonsföretaget Daimler, som äger Mercedes, har rätt idé. När anställda åker på semester skickas all inkommande e-post till papperskorgen. Det går inte att komma tillbaka från semestern och ta itu med två veckors e-post. Avsändare får ett automatiskt svar som säger till dem att skicka om allt viktigt efter att den anställde återvänt till kontoret.
Det här är ett bra exempel på att ta bort stressen från e-post, men tyvärr faller det mesta av ansvaret fortfarande på oss, användarna. Verktyg som Scheduled Send kan hjälpa, men tills vi slutar behandla e-post som en soptipp för att få ut saker ur våra egna inkorgar, som en plats att kräva omedelbara svar och som något som vi kontrollerar oavbrutet, kommer e-post att förbli stressande.
