Vad att veta
- Öppna en Google Drive-fil. Välj Dela. Ange e-postadresser till medarbetare.
- Välj Redigera och tilldela en roll: Visa, Comment, ellerRedigera . Välj Settings kugghjul för att lägga till begränsningar. Välj Klar.
- Dela en mapp: Välj mappen. Välj Dela och ange e-postadresser. Tilldela regler och begränsningar.
Den här artikeln förklarar hur du delar mappar och samarbetar i filer med Google Drive. Artikeln innehåller information om hur man hanterar oönskade samarbetsförfrågningar och en varning om riskerna med att dela mappar.
Hur man lägger till medarbetare till ett Google Drive-dokument
Google Drive är bra för att samarbeta med kollegor i ett projekt. Det ger finjusterad kontroll över vem som kan se dina filer och vad de kan göra med dem. Med Google Drive kan du lägga till medarbetare för att antingen visa eller redigera dina dokument. Så här gör du:
- Öppna Google Drive och öppna sedan filen du vill dela.
-
Välj Dela (det finns i det övre högra hörnet av dokumentet).
Image - Ange e-postadresserna till de personer du vill lägga till som medarbetare.
-
Välj rullgardinsmenyn Redigera och välj om medarbetare kan redigera, kommentera eller visa dokumentet.
Image -
Klicka Settings (kugghjulsikon) för att lägga till delningsbegränsningar.
Image -
Check Redaktörer kan ändra behörigheter och dela för att tillåta dina medarbetare att dela dokumentet med andra. Markera Tittare och kommentatorer kan se alternativet att ladda ner, skriva ut och kopiera för att ge tittare och kommentatorer dessa förmågor.
Image -
Välj Klar för att stänga av.
För att hålla reda på redigeringsbehörigas redigeringar, markera en rad text, högerklicka och välj Visa redigeringar. Du kommer att se en lista över redaktörer och deras ändringar, tillsammans med tidsstämplar.
Hur man delar en mapp i Google Drive
Att dela en hel mapp med medarbetare fungerar på samma sätt som att dela ett enda dokument. Välj mappen du vill dela i Google Drive, öppna sedan rullgardinsmenyn och välj Dela, följ sedan stegen ovan.
När du delar en mapp ärver varje dokument eller fil som placeras i den mappen samma delningsprivilegier. Det är ett ganska kraftfullt samarbete, men nu när Google Docs också är Google Drive blir det komplicerat. Du förstår, varje fil kan bara finnas i en mapp, men personer som delar redigeringsbehörighet kan flytta runt filer.
Filer kan bara finnas i en mapp
Om du använder Google Drive-skrivbordsappen är det frestande att flytta en delad fil till Min enhet eller en annan mapp, antingen för att organisera eller för att komma åt den i din Google Drive-mapp på din dator. Eftersom en fil bara kan finnas i en mapp innebär att flytta en fil från en delad mapp att du flyttar filen från alla andras delade mapp. Att flytta en delad mapp till Min enhet innebär att du slutar dela den med alla.
Om du av misstag flyttar en fil från en delad mapp, flytta den tillbaka och allt återställs.
Om du eller någon du samarbetar med av misstag flyttar en delad mapp till någon annan mapp på Min enhet, får du en varning och du får ett meddelande som berättar vad du gjorde och erbjuder dig en chans att ångra det. Om du ignorerar båda varningarna måste du dela mappen igen för att återställa inställningarna. Om du arbetar med en organisation, se till att alla känner till dessa regler och att du delar dokument med personer som du litar på att de följer reglerna.
Hur man hanterar oönskade samarbetsförfrågningar
Du kan också få samarbetsförfrågningar från personer utanför din organisation. Dessa oönskade dokument kan helt enkelt vara irriterande, men de kan också representera ett möjligt försök att samla in känslig dokumentation. Du bör inte öppna några okända dokument eller filer i Google Drive; istället kan du blockera personen som skickade den genom att högerklicka på filnamnet från Drive-huvudsidan och välja Blockera [e-postadress]Klicka sedan på Blockera igen i bekräftelsefönstret.
