Förstå makron i Microsoft Word

2024 Författare: Abigail Brown | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 07:02

Ett makro är en serie kommandon som spelas in så att det kan spelas upp (exekveras) vid ett senare tillfälle. Makron är bra för att minska mängden arbete du måste göra på en rad steg som du utför ofta. Så här skapar och testar du ett makro i Microsoft Word.

Instruktionerna i den här artikeln gäller Word för Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 och Word 2010.

Varför använda ett makro

Med ett makro kan du få samma resultat genom att klicka på ett kommando istället för att gå igenom alla steg. Några sätt att använda makron för att öka din produktivitet är:

• Infoga ditt företags logotyp och namn i ett visst typsnitt.
• Infoga en tabell som du behöver skapa regelbundet.
• Formatera ett dokument med vissa egenskaper, till exempel sidnumrering och stycken med dubbelt avstånd.

Att skapa och använda makron är en inlärd färdighet men den resulterande effektiviteten är väl värt ansträngningen.

Skapa ett makro

Det finns mer än 950 kommandon i Word, varav de flesta finns på menyer och verktygsfält och har kortkommandon tilldelade dem. Vissa av dessa kommandon är dock inte tilldelade menyer eller verktygsfält som standard. Innan du skapar ditt eget Word-makro, kontrollera om det finns och kan tilldelas till ett verktygsfält.

Följ dessa steg för att se de kommandon som är tillgängliga i Word:

1. Välj fliken Visa.

   

2. Välj Macros.

   

3. Välj Visa makron.

   Eller, tryck på Alt+F8 genvägstangent för att komma åt dialogrutan Macros.

   

4. Välj rullgardinsmenyn Makron i och välj Word Commands.

   

5. I den alfabetiska listan över kommandonamn, markera ett namn för att visa en beskrivning av kommandot längst ned i Macros dialogrutan under Descriptionetikett.

   

Om kommandot du vill skapa finns, duplicera det inte med ditt eget Word-makro. Om det inte finns, fortsätt med att skapa ditt Word-makro.

Planera för effektiva ordmakron

Det viktigaste steget för att skapa effektiva Word-makron är noggrann planering. Denna planering inkluderar att ha en tydlig uppfattning om vad du vill att Word-makrot ska utföra, hur det kommer att göra ditt framtida arbete enklare och under vilka omständigheter du tänker använda det.

När du har dessa saker i åtanke, planera de faktiska stegen. Detta är viktigt eftersom inspelaren kommer ihåg allt du gör och inkluderar det i makrot. Till exempel, om du skriver något och sedan tar bort det, varje gång du kör det makrot, kommer Word att göra samma post och sedan ta bort det, vilket gör ett slarvigt och ineffektivt makro.

När du planerar dina makron, här är några saker att tänka på:

• Planera kommandona och i vilken ordning du vill att makrot ska utföra kommandona.
• Känn genvägstangenterna för de kommandon du planerar att använda. Detta är särskilt viktigt för navigering eftersom du inte kan använda musen för navigering inom dokumentområdet när du kör inspelaren. Dessutom kommer du att skapa ett smalare makro om du använder en genvägstangent istället för piltangenterna.
• Planera för meddelanden som Word kan visa och som stoppar makrot.
• Använd så få steg som möjligt för att hålla makrot effektivt.
• Gör minst en testkörning innan du börjar spela in.

När du har planerat ditt Word-makro och gjort en genomgång är du redo att spela in det. Om du har planerat ditt makro noggrant kommer det att vara den enklaste delen av processen att spela in det för senare användning. Den enda skillnaden mellan att skapa ett makro och att arbeta med dokumentet är att du måste trycka på några extra knappar och göra ett par val i dialogrutor.

Spela in makrot

När du börjar spela in ett makro har muspekaren en liten ikon som ser ut som ett kassettband bredvid sig, vilket indikerar att Word spelar in dina handlingar. Du kan sedan följa stegen du lade ut i planeringsstadiet. När du är klar trycker du på Stop-knappen (det är den blå fyrkanten till vänster). När du trycker på Stop-knappen är ditt Word-makro redo att användas.

Så här spelar du in ett makro.

1. Gå till fliken View, välj Macros och välj sedan Record Macro för att öppna dialogrutan Record Macro.

   

2. I textrutan Macro Name skriver du ett unikt namn.

   Namn kan innehålla upp till 80 bokstäver eller siffror (inga symboler eller mellanslag) och måste börja med en bokstav. Namnet ska vara unikt så att du kan avgöra vad det gör utan att behöva hänvisa till beskrivningen.

3. I textrutan Description anger du en beskrivning av de åtgärder som makrot utför.

   

4. Välj om du vill att makrot ska vara tillgängligt i alla dokument eller bara i det aktuella dokumentet. Om du väljer att begränsa tillgängligheten för kommandot, markera dokumentnamnet i rullgardinsmenyn Store Macro in.

   Som standard gör Word makrot tillgängligt för alla dina dokument, och du kommer förmodligen att tycka att detta är mest meningsfullt.

   

5. När du har angett informationen för makrot, välj OK. Inspelningsmakroverktygsfältet visas i det övre vänstra hörnet av skärmen.

   

För att pausa inspelningen, välj Pausa inspelning/Återuppta inspelning-knappen (det är den till höger). För att återuppta inspelningen, välj den igen.

Testa makrot

Syftet med att skapa makron i Word är att påskynda ditt arbete genom att lägga repetitiva uppgifter och komplexa sekvenser av kommandon till hands. Se till att ditt makro fungerar som det är tänkt genom att testa makrot.

1. För att köra makrot, tryck på Alt+F8 genvägstangent för att visa dialogrutan Macros.

   

2. Markera makrot i listan och välj sedan Kör.

   

Om du inte ser ditt makro, se till att rätt plats finns i rutan Macros in.

Skapa kortkommandon för makron

Om du skapade flera makron tar det tid att söka igenom dialogrutan Macros. Om du tilldelar makron en genvägstangent kan du kringgå dialogrutan och komma åt ditt makro direkt från tangentbordet på samma sätt som du använder kortkommandon för att komma åt andra kommandon i Word.

1. Välj File och välj sedan Options.

   

2. I dialogrutan Word Options, gå till den vänstra rutan och välj Custom Ribbon.

   

3. Välj Customize.

   

4. I listan Categories, scrolla ned till Macros och välj det makro som du vill skapa en ny genväg för.

   Om makrot för närvarande har en genvägsknapp tilldelad, kommer genvägen att visas i rutan under etiketten Current keys.

   

5. Om ingen genvägstangent har tilldelats makrot, eller om du vill skapa en andra genvägstangent för makrot, välj textrutan Tryck på ny genväg.

   

6. Ange kortkommandot du vill använda för att komma åt ditt makro.

   Om genvägstangenten är tilldelad till ett kommando, säger ett meddelande Currently assigned to följt av namnet på kommandot. Antingen omtilldela genvägsknappen genom att fortsätta, eller välj en ny genvägsknapp.

7. Välj rullgardinsmenyn Spara ändringar i och välj Normal för att tillämpa ändringen på alla dokument som skapats i Word.

   Om du bara vill använda genvägstangenten i det aktuella dokumentet, välj dokumentnamnet från listan.

   

8. Välj Tilldela.

   

9. Välj Stäng för att spara dina ändringar.