Att skapa en instrumentpanel för Microsoft Excel innebär att man hämtar information från flera källor så att du kan se data på ett ställe. Excel erbjuder en mängd olika sätt att göra detta, vilket gör det till ett av de mest kraftfulla rapporteringsverktygen för instrumentpanelen du kan använda.
Informationen i den här handledningen gäller Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 och Excel för Mac.
Vad är en Excel-instrumentpanel?
En datapanel är ett verktyg som hjälper dig att visuellt övervaka och analysera de mätvärden som är viktigast för dig. Du kan använda en instrumentpanel för att övervaka ditt företags resultat, effektiviteten i en tillverkningsprocess eller prestanda för personalen på din försäljningsavdelning.
Oavsett hur du använder en instrumentpanel är konceptet alltid detsamma: Bakgrundskalkylark drar in data från filer, tjänster eller API-anslutningar till databaser och andra källor. Huvudarket visar data från dessa flera ark på ett ställe, där du kan granska allt på ett ögonblick.
Typiska element i en datainstrumentpanel i Excel inkluderar:
- Charts
- Graphs
- Mätare
- Kartor
Du kan skapa två typer av instrumentpaneler. För instrumentpanelrapportering kan du skapa en statisk instrumentpanel från data i andra ark som du kan skicka till någon i en Word- eller PowerPoint-rapport. En dynamisk instrumentpanel är en person som kan se i Excel, och den uppdateras varje gång data på de andra arken uppdateras.
Bringa data till en Excel-instrumentpanel
Den första fasen av att skapa en Excel-instrumentpanel är att importera data till kalkylblad från olika källor.
Möjliga källor för att importera data till Excel inkluderar:
- Andra Excel-arbetsboksfiler
- Text-, CSV-, XML- eller JSON-filer
- SQL-databas
- Microsoft Access
- Azure Data Explorer
- Facebook och andra webbsidor
- All annan databas som stöder ODBC eller OLEDB
- Webbkällor (alla webbplatser som innehåller tabeller med data)
Med så många potentiella datakällor är möjligheten till vilken data du kan ta in i Excel för att skapa användbara instrumentpaneler obegränsad.
För att ta in en datakälla:
-
Öppna ett tomt Excel-kalkylblad. Välj menyn Data och i rullgardinsmenyn Get Data, välj den datatyp du vill ha och välj sedan datakällan.
Image -
Bläddra till filen eller annan datakälla du vill importera och välj den. Välj Import.
Image -
Beroende på vilken datakälla du väljer kommer du att se olika dialogrutor för att omvandla data till Excel-kalkylarksformat.
Image -
Arket kommer att fyllas med all data från den externa filen eller databasen.
Image -
För att uppdatera data så att den regelbundet laddar upp eventuella ändringar som gjorts i den externa datakällan, välj Refresh-ikonen på höger sida av Frågor & Anslutningar panel.
Image -
Välj de tre prickarna bredvid länken EDIT längst ned i uppdateringsfönstret och välj Properties.
Image -
Konfigurera data för att uppdatera från datakällan med jämna mellanrum genom att ställa in Refresh every xx minute till vilket intervall du vill uppdatera data.
Det är användbart att uppdatera data från externa källor, men det kan ta CPU-tid om du gör uppdateringsfrekvensen för ofta. Välj en uppdateringsfrekvens som håller informationen uppdaterad ungefär lika ofta som den ändras vid källan, men inte så ofta att du bara kopierar samma data varje gång.
Image - Upprepa processen ovan i nya, separata kalkylblad tills du har importerat all data du vill använda i din nya instrumentpanel.
- Skapa slutligen ett nytt kalkylblad, placera det som det första kalkylbladet i arbetsboken och döp om det till Dashboard.
Hur man skapar en Excel-instrumentpanel
Nu när du har all data du behöver i din Excel-arbetsbok, och alla dessa data uppdateras automatiskt, är det dags att skapa din Excel-instrumentpanel i re altid.
Exemplet på instrumentpanelen nedan kommer att använda väderdata från webbplatser från hela internet.
Ibland, när du importerar data från externa källor, kan du inte kartlägga den importerade datan. Lösningen för detta är att skapa ett nytt kalkylblad och i varje cell, skriv =convert(och välj data från det importerade kalkylarket. För enhetsparametrarna, välj bara samma parametrar för tidigare och efter. Fyll hela arket med samma funktion så att all data kopieras till det nya arket och konverteras till siffror som du kan använda i de olika diagram du skapar för din instrumentpanel.
-
Skapa ett stapeldiagram för att visa en enda datapunkt. Till exempel, för att visa aktuell relativ luftfuktighet (från 0 till 100 procent), skulle du skapa ett stapeldiagram med 0 procent som lägsta punkt och 100 procent som högsta punkt. Välj först menyn Insert och välj sedan 2D Clustered Column stapeldiagram.
Image -
I menyn Chart Design, från gruppen Data, välj Select Data.
Image -
I fönstret Select Data Source som dyker upp, klicka på fältet Diagramdataintervall och välj sedan cellen i data kalkylark som du vill visa med detta stapeldiagram.
Image -
Ändra titeln på diagrammet så att det matchar data du visar. Uppdatera axelgränserna till att vara från 0 till 100 procent. Flytta sedan diagrammet till det område av bindestrecket där du vill visa det.
Image -
Upprepa samma steg ovan för att skapa stapeldiagram för alla andra enskilda datapunkter som du vill diagram. Gör axelområdet till minimum och maximum för dessa mätningar. Till exempel skulle ett bra barometertryck vara 28 till 32.
Att välja rätt dataintervall är viktigt eftersom om du bara använder standardvärdet kan skalan vara för stor för data och lämnar oftast tomma stapeldiagram. Håll i stället den lägsta och högsta änden av axelskalan endast något lägre och högre än de extremt möjliga värdena för dina data.
Image -
Skapa ett Linjediagram för att visa en trend med data. Till exempel, för att visa en historik över lokala temperaturer för ditt lokala område, skulle du skapa ett linjediagram som täcker det senaste antalet dagar med data som du kan importera från väderwebbtabellen. Välj först menyn Infoga och välj 2D Area diagrammet.
Image -
I menyn Chart Design, från gruppen Data, välj Select Data.
Image -
I fönstret Select Data Source som dyker upp, klicka på fältet Diagramdataintervall och välj sedan cellerna i data kalkylark som du vill visa med detta linjediagram.
Image -
Ändra titeln på diagrammet så att det matchar data du visar och flytta diagrammet till det område av bindestrecket där du vill visa det.
Diagram är mycket flexibla när du placerar dem i en instrumentpanel. Du kan ändra platsen samt storleken och formen på diagramwidgeten. Använd denna flexibilitet för att designa organiserade instrumentpaneler som ger så mycket information till användaren på minsta möjliga utrymme.
Image -
Skapa en Textbox för att visa strängdata från ark som du har importerat. Om du till exempel vill se vädervarningsuppdateringar på din instrumentpanel länkar du textrutans innehåll till en cell i det importerade databladet. För att göra detta, välj Infoga-menyn, välj Text och välj sedan Textbox
Image -
Placera muspekaren i formelfältet, skriv =och välj sedan cellen i den importerade datatabellen som innehåller strängdata som du vill visa.
Image -
Välj textrutan och använd Format Shape-fönstret till höger för att formatera textvisningsområdet i din instrumentpanel.
Image -
Du kan också jämföra två datapunkter i dina importerade datablad med cirkeldiagram Du kanske till exempel vill visa relativ luftfuktighet i form av ett cirkeldiagram. Välj först den data du vill visa och i Insert-menyn, välj 2D Pie-diagrammet.
Cirkeldiagram jämför två eller flera värden. Om du visar en procentandel som relativ luftfuktighet kan du behöva skapa en annan cell manuellt som subtraherar det värdet från 100 % för det andra värdet att jämföra med. Detta kommer att resultera i ett cirkeldiagram som visar procentvärdet som en del av de totala möjliga 100 procenten.
-
Ändra titeln på diagrammet så att det stämmer överens med de data du visar, och flytta sedan diagrammet till det område av bindestrecket där du vill visa det.
Image - Om du lägger till olika typer av datadiagram kan du skapa en användbar instrumentpanel som visar alla typer av data i en bekväm instrumentpanel.
Lägg till visuellt tilltalande och sammanhang med färg
Ett annat sätt att göra instrumentpanelen tydligare är att ge dina stapeldiagram en gradientfyllning som visar en varningsfärg som röd för delar av data som kanske inte är bra.
Om du till exempel vill visa att en relativ luftfuktighet på över 75 % är obekvämt, kan du ändra gradientfyllningen för det enkla stapeldiagrammet i enlighet med detta. Så här gör du.
-
Högerklicka på den yttre kanten av ett stapeldiagram och välj Formatera diagramområde.
Image -
Välj ikonen Fyll i rutan Formatera diagramområde och ändra valet till Gradient fill.
Image -
Välj varje nivåikon längs övertoningsfyllningslinjen och ändra färg och mörker för att passa hur "bra" eller "dålig" den nivån är. I det här exemplet bleknar hög relativ luftfuktighet till mörkröd.
Image - Upprepa denna process för varje diagram där det är meningsfullt att lägga till färgkontext i diagrammet för den datapunkten.
Hur Excel Dashboards uppdaterar automatiskt
När du väl har skapat en instrumentpanel behöver du inte göra något för att uppdatera grafiken. All data i dessa diagram och widgetar uppdateras enligt följande:
- Ark med importerad data uppdateras vid det datum som du angav när du först skapade dataimporten.
- Alla ytterligare ark som du skapat för att fixa eller formatera om data från de importerade arken kommer att uppdateras med de nya uppgifterna i dessa ark.
- Varje widget i din instrumentpanel uppdateras automatiskt för att visa ny data i de uppdaterade bladen för de intervall du valde när du skapade dessa diagram.
Dessa uppdateringar sker automatiskt så länge Excel är öppet.
Hur man använder Excel-instrumentpaneler
Att skapa instrumentpaneler i Excel kan vara användbart av många olika anledningar. Det är dock viktigt att skapa dem utifrån ett specifikt behov, snarare än att försöka bygga en instrumentpanel som gör allt.
Om du till exempel är säljchef och är intresserad av att övervaka resultatet för ditt säljteam, bör säljchefens instrumentpanel fokusera på Key Performance Indicators (KPI:er) relaterade till försäljningsresultat.
Den här typen av instrumentpanel bör inte innehålla information som inte är relaterad till försäljningsresultat, annars kan instrumentpanelen bli för rörig. En rörig instrumentpanel gör det svårare att se de dataförhållanden och mönster som är viktiga.
Andra överväganden när du bygger instrumentpaneler:
- Använd rätt diagram för rätt data.
- Använd inte för många färger i hela instrumentpanelen.
- Upplägg instrumentpanelen med liknande data och diagramtyper i vanliga block.
- Se till att varje diagram visar enkla etiketter och inte är för rörigt.
- Ordna widgets i hierarki av betydelse, med den viktigaste informationen uppe till vänster på instrumentpanelen.
- Använd villkorlig formatering för att se till att när siffror är dåliga är de röda och när de är bra är de gröna.
Det viktigaste är att använda kreativitet för att designa instrumentpaneler som är informativa och intressanta att använda.
