Det finns flera sätt att sortera data i Microsoft Excel. Lär dig hur du använder villkorlig sortering i Excel för att sortera efter teckensnittsfärg, cellbakgrundsfärg eller ikonfärg.
Instruktionerna i den här artikeln gäller Excel för Microsoft Office 365, Excel 2019, Excel 2016 och Excel 2013 för Windows och Mac.
Välj ett intervall som ska sorteras i Excel
Innan data kan sorteras måste Excel veta det exakta intervallet som ska sorteras. Excel kan automatiskt inkludera relaterade data i ett intervall så länge det inte finns några tomma rader eller kolumner inom det valda området. Tomma rader och kolumner mellan områden med relaterade data är okej. Excel avgör sedan om dataområdet har fältnamn och exkluderar dessa rader från posterna som ska sorteras.
Att tillåta Excel att välja intervallet som ska sorteras är bra för små mängder data. Men för stora dataområden är det enklaste sättet att säkerställa att rätt intervall är v alt att markera det innan sortering.
Om samma intervall ska sorteras upprepade gånger är det bästa sättet att ge intervallet ett namn. Om ett namn har definierats för intervallet som ska sorteras, skriv namnet i namnrutan eller välj det från den tillhörande rullgardinsmenyn. På så sätt markerar Excel automatiskt rätt dataintervall i kalkylbladet.
All sortering kräver användning av sorteringsordning. När du sorterar efter värden finns det två möjliga sorteringsordningar: stigande och fallande. Men när du sorterar efter färger finns ingen sådan ordning, så du måste manuellt definiera färgsorteringsordningen.
Hur man sorterar efter cellbakgrundsfärg i Excel
I exemplet nedan är uppgifterna för elever 20 år och yngre markerade med rött. Så här sorterar du data efter cellbakgrundsfärg så att de röda posterna visas överst:
-
Markera intervallet av celler som ska sorteras (celler A2 till D11 i exemplet).
Image -
Gå till fliken Hem och välj sedan Sortera och filtrera > Custom Sort.
Image -
Välj rullgardinsmenyn Sortera på och välj Cellfärg.
Avmarkera kryssrutan Min data har rubriker så att den första raden inte klipps av.
Image -
Välj rullgardinsmenyn Beställning och välj Red.
När Excel hittar olika cellbakgrundsfärger i den valda informationen lägger den till dessa färger i rullgardinsmenyn Order i dialogrutan.
Image -
Välj On Top från rullgardinsmenyn bredvid sorteringsrutan så att de röda cellerna hamnar högst upp i listan, välj sedan OK.
Image -
De fyra posterna med röd bakgrund är grupperade längst upp i dataintervallet.
När du arbetar med beräkningar kan du få negativa tal i Excel att se röda ut som standard för att hjälpa dessa siffror att sticka ut mer.
Image
Sortera efter teckenfärg i Excel
I exemplet nedan visas register över studenter som är inskrivna på sjuksköterskeprogram i rött och de som är inskrivna på naturvetenskapliga program är blå. Så här sorterar du data efter teckensnittsfärg:
-
Markera intervallet av celler som ska sorteras (celler A2 till D11 i exemplet).
Image - Gå till fliken Hem och välj sedan Sortera och filtrera > Custom Sort.
-
Välj rullgardinsmenyn Sortera på och välj Teckensnittsfärg.
Avmarkera kryssrutan Min data har rubriker så att den första raden inte klipps av.
Image -
Välj rullgardinsmenyn Order och välj sedan Red.
När Excel hittar olika teckensnittsfärger i den valda informationen lägger den till dessa färger i rullgardinsmenyn Order i dialogrutan.
Image -
Välj On Top från rullgardinsmenyn bredvid sorteringsrutan så att de röda posterna hamnar högst upp i listan.
Image -
Välj Lägg till för att lägga till en andra sorteringsnivå.
Image -
Använd samma inställningar som den första sorteringsnivån, men den här gången väljer du Order och välj Blue.
Image -
Välj OK för att sortera data och stänga dialogrutan.
Image -
De två posterna med den röda teckenfärgen är grupperade längst upp i dataintervallet, följt av de två blå posterna.
Image
Sortera efter ikon i Excel
Ikonuppsättningar erbjuder ett alternativ till vanliga villkorliga formaterings alternativ som fokuserar på teckensnitt och cellformateringsändringar. Exemplet nedan innehåller datum och temperaturer som har villkorligt formaterats med stoppljusikonen inställd på de dagliga maxtemperaturerna.
Följ dessa steg för att sortera data så att poster som visar de gröna ikonerna grupperas först, följt av de gula ikonerna och sedan de röda ikonerna:
-
Markera intervallet av celler som ska sorteras (celler A2 till B31 i exemplet).
Image - Gå till fliken Hem och välj Sortera och filtrera > Custom Sort.
-
Välj rullgardinsmenyn Column och välj sedan kolumnen som innehåller de villkorliga ikonerna (Temperature i exemplet).
På grund av hur villkorlig formatering med ikoner fungerar kan du lämna kryssrutan My data has headers markerad.
Image -
Välj rullgardinsmenyn Sortera på och välj sedan Conditional Formatting Icon.
Image -
Välj rullgardinsmenyn Beställning och välj sedan Green.
Image -
Välj On Top från rullgardinsmenyn bredvid sorteringsrutan så att de gröna ikonposterna hamnar högst upp i listan.
Image -
Välj Lägg till för att lägga till en andra sorteringsnivå.
Image -
Använd samma inställningar som den första sorteringsnivån, men den här gången väljer du Order och välj Yellow.
Image -
Välj Lägg till för att lägga till en tredje sorteringsnivå, använd sedan samma inställningar som de två första nivåerna, men den här gången väljer du Orderrullgardinsmenypil och välj Red.
Image -
Välj OK för att sortera data och stänga dialogrutan.
Image -
Posterna med den gröna ikonen är grupperade längst upp i dataintervallet, följt av posterna med den gula ikonen och sedan de med en röd ikon.
Image
