I Microsoft Access är GROUP BY en klausul som du kan använda för att kombinera poster med identiska värden i ett specifikt fält i en post. Om du inkluderar en SQL-aggregationsfunktion i SELECT-satsen, till exempel AVG, COUNT eller SUM, skapar Access ett sammanfattande värde för varje post.
Instruktionerna i den här artikeln gäller Access for Microsoft 365, Access 2019, 2016, 2013 och 2010.
Using GROUP BY
Du kan hitta och använda GROUP BY-funktionen med en SQL-fråga i SQL-vyn. Det är ett av de enklaste och mest direkta sätten att komma åt och kontrollera din data.
-
Starta Access och öppna din databas.
Det här exemplet använder Northwind Sample Database.
-
Välj fliken Skapa.
Image -
I gruppen för frågor, välj Frågedesign.
Image -
I listan Lägg till tabeller, välj den tabell du vill arbeta med.
Image -
Välj Visa i resultatgruppen och välj SQL View.
Image - Huvuddelen kommer att växla till ett frågeterminalfönster. Här kan du ange vilken fråga du vill.
-
För att få en grundläggande gruppering från SQL, anger du något så här:
SELECTFROM tabellnamn WHERE kolumn/kategori LIKE 'entry';
Ersätt det faktiska namnet på tabellen, kategorin eller kolumnrubriken och det faktiska inmatningsvärdet som du letar efter.
Breaking Down the Query
Tänk till exempel på en orderdatatabell som består av attributen nedan:
- OrderID: Ett numeriskt värde som unikt identifierar varje beställning. Det här fältet är den primära nyckeln för databasen.
- Säljare: Ett textvärde som anger namnet på säljaren som sålde produkterna. Det här fältet är en främmande nyckel till en annan tabell som innehåller personalinformation.
- Kund-ID: Ett numeriskt värde som motsvarar ett kundkontonummer. Detta fält är också en främmande nyckel, som hänvisar till en tabell som innehåller kundkontoinformation.
- Revenue: Ett numeriskt värde som motsvarar försäljningens dollarbelopp.
När det är dags att genomföra prestationsrecensioner för säljare, innehåller ordertabellen värdefull information som kan användas för den granskningen. När du utvärderar Jim kan du till exempel skriva en enkel fråga som hämtar alla Jims försäljningsposter:
SELECTFROM Orders WHERE Säljare LIKE ‘Jim’;
Detta skulle hämta alla poster från databasen som motsvarar försäljning gjord av Jim:
OrderID Säljare CustomerID Revenue
12482 Jim 182 40000
12488 Jim 219 25000
12519 Jim 137 85000
12602 Jim 002 10 12741 Jim 155 90000
Du kan granska den här informationen och utföra några manuella beräkningar för att utveckla prestationsstatistik, men detta skulle vara en tråkig uppgift som du skulle behöva upprepa för varje säljare i företaget. Istället kan du ersätta detta arbete med en enda GROUP BY-fråga som beräknar varje säljares statistik i företaget. Du skriver frågan och anger att databasen ska gruppera resultaten utifrån fältet Säljare. Du kan sedan använda vilken som helst av SQL-aggregatfunktionerna för att utföra beräkningar av resultaten.
Här är ett exempel. Om du körde följande SQL-sats:
VÄLJ säljare, SUM(Intäkt) SOM 'Total', MIN(Intäkt) SOM 'Minst', MAX(Intäkt) SOM 'Störst', AVG(Intäkt) SOM 'Genomsnitt', ANTAL(Intäkt) SOM ' Nummer' FRÅN Order GROUP BY Säljare;
Du skulle få följande resultat:
Säljare Tot alt Minsta Största Medelnummer
Jim 250000 10000 90000 50000 5
Mary 342000 24000 102000 57000 6Jim 250000 10000 90000 50000 5Mary 342000 24000 102000 57000 6Bob 33003300Bob 3300Bob
Som du kan se låter den här kraftfulla funktionen dig generera korta rapporter från en SQL-fråga, vilket ger värdefull affärsintelligens till chefen som genomför prestationsgenomgångarna. GROUP BY-satsen används ofta i databaser för detta ändamål och är ett värdefullt verktyg i DBA:s trickspåse.
