Key takeaways
- Google har avslöjat nya funktioner för sin Workspace-programvara designad för mobila medarbetare.
- Uppgraderingen inkluderar verktyg för att kategorisera din fokustid i Google Kalender och Chat, förbättrade sätt att gå med i Google Meet och en version av dess kontorssvit.
- Google försöker spåra hur mycket tid du spenderar på möten varje vecka.
Google Workspaces nya funktioner kan hjälpa dig att arbeta mer effektivt när du är borta från kontoret, säger experter.
Snygga förbättringar för Google Workspace inkluderar verktyg för att kategorisera din fokustid i Google Kalender och Chat, och förbättrade sätt att gå med i Google Meet. Översynen är avsedd att göra Workspace, en samling molnbaserade datoranvändnings-, produktivitets- och samarbetsverktyg, bättre lämpad för distansarbetare.
"En av de viktigaste uppdateringarna av Google Workspace är "ett klick"-åtkomst till Google-möten via tredje parts hårdvara och appar, " Michael Alexis, VD för TeamBuilding, ett företag som knyter an till anställda som arbetar med företag inklusive Apple, Amazon och Google, sa i en e-postintervju.
"Du kan till exempel tillhandahålla åtkomst med ett klick till kunder som använder ett annat kalendersystem eller interna avdelningar som finns på ett annat system."
Ange din tidszon
En ny nyckelfunktion i Workspace för mobila arbetare är möjligheten att ställa in dina statusar, till exempel utanför kontoret och arbetstider. Du kan skapa en händelse som heter "Focus Time", som begränsar antalet aviseringar du får.
Du kan också ange din plats, så att kollegor kanske vet när du är tillgänglig i din tidszon. Tjänster som Gmail och Chat känner till din status och plats och justerar aviseringar därefter.
Att samla alla dina meddelande- och produktivitetsappar på ett ställe kan hjälpa mobila medarbetare.
“När du arbetar på distans är det viktigaste du behöver bra programvara för videosamtal, bra programvara för att skriva dokument, kalender och programvara för att göra presentationer…
"I genomsnitt använder företag för närvarande mellan 5-6 olika kommunikationstekniker, och de integreras ofta inte med varandra", sa Peter Tsai, en teknisk expert på Spiceworks Ziff Davis, i en e-postintervju.
"Vi kan använda Gmail för längre kommunikation, hoppa över till Slack för en grupptextchatt, men hoppa över till Zoom för en videokonversation och sedan använda en separat telefoniprodukt helt och hållet."
Google försöker spåra hur mycket tid du spenderar på möten varje vecka. Uppdelningen "Time Insights" kommer endast att vara tillgänglig för den enskilda användaren och inte din chef.
Samma möte, många skärmar
En annan cool och möjligen bekväm funktion är "andra skärmens upplevelser" för Google Meet. Detta låter människor logga in på ett möte från flera enheter, så att du kan dela skärmar utan att sessionen tar upp hela din bärbara dator.
Du kan till exempel gå med i en diskussion på din telefon, men ändå visa en presentation från din bärbara dator.
Meet-appen för videosamtal får några nya funktioner, inklusive omröstningar, frågor och svar och livetextning. Andra nya funktioner inkluderar en mobil kakelvy, så att du kan se fler människor samtidigt på mindre skärmar. Det finns nu även stöd på mobiler för delad skärm och bild-i-bild.
De nya Workspace-funktionerna kommer utöver två nya kalenderuppdateringar för att hjälpa arbetare att jonglera med personliga och professionella åtaganden.
Segmenterbara arbetstider låter användare dela upp arbetstimmar i flera segment under dagen. Kalendern får också återkommande frånvaroposter för att hjälpa användare att kommunicera när de är borta från kontoret, utan att skapa en ny post varje gång.
"När du arbetar på distans är det viktigaste du behöver en bra programvara för videosamtal, bra programvara för att skriva dokument, programvara för att göra kalender och presentationer, och Workspace har alla dessa saker," teknikentusiasten sa Naman Bansal i en e-postintervju.
Om du inte vill registrera dig hos Google är ett av de bästa alternativen Zoho Office Suite, sa Reuben Yonatan, grundare och VD för jämförelsesajten för videokonferenser GetVoIP, i en e-postintervju.
"Zoho erbjuder enhetlig kommunikation och arbetsplatssamarbete med appar som ordbehandlare, kalkylblad, onlinemöten och ett soci alt intranät", tillade han.
Bansal presenterade Microsoft Office 365 och kallade det "ett komplett alternativ från Microsoft."
Men Christian Newman, chef för Rise Digital, sa i en e-postintervju att Workspace slår Office eftersom det är molnbaserat, "vilket betyder fjärrvänliga funktioner som distribueras snabbare och integreras djupare med varandra."
