Vad att veta
- I Windows: Välj File > Export > Skapa PDF/XPS. Bekräfta att PDF har v alts bredvid Spara som typ.
- På en Mac: Gå till File > Spara som. Bredvid Filformat, välj PDF.
- I Google Sheets: Använd filväljaren för att öppna Excel-filen. Gå till File > Download > PDF > Export.
Den här artikeln förklarar metoder för att konvertera Excel-dokument till PDF-format, inklusive export från Windows eller Mac Excel, använda Google Sheets, använda en onlinekonverterare och skriva ut till PDF-format. Informationen gäller Excel-versionerna 2021, 2019, 2016, 2013, 2010 och Excel för Microsoft 365.
Exportera till PDF i Excel på en Windows-dator
Det finns många sätt att konvertera en Excel-fil till PDF-format så att den är lättare att öppna och läsa på andra enheter, utan att ha ett kalkylprogram eller en app installerat. Om du har Excel på din Windows-dator kan du enkelt konvertera Excel XLSX- eller XLS-filer till PDF-filer.
- Öppna File > Export-menyn.
- Välj Skapa PDF/XPS.
-
Dubbelkolla att PDF (.pdf) är v alt bredvid Spara som typ. Det andra alternativet är att skapa en XPS-fil.
Image Du kan valfritt använda den här tiden innan du skapar PDF-filen för att aktivera eller inaktivera vissa avancerade alternativ. Gå till Options i dialogrutan Spara för att göra saker som att endast exportera specifika sidor till PDF, exportera alla kalkylblad och mer.
- Välj var PDF:en ska sparas och välj sedan Publicera.
Exportera till PDF i Excel på en Mac
Om du använder en Mac-dator kan du göra en PDF från en Excel-fil genom meny alternativet Spara som.
- Gå till File > Spara som för att öppna en popup-ruta för att spara Excel-dokumentet.
-
Bredvid Filformat, längst ned i det fönstret, välj PDF.
Image Notera alternativen precis under rullgardinsmenyn för val av format. Du kan välja Workbook eller Sheet för att konvertera antingen hela arbetsboken till PDF (alla ark som innehåller data) eller bara arket som är öppet just nu.
- Välj Save för att konvertera Excel-filen till PDF på din Mac.
Exportera till PDF med Google Sheets
Sheets är Googles skapande och redaktör för kalkylark online. Eftersom du kan ladda upp Excel-filer till Google Sheets och eftersom Sheets kan exportera dokument till PDF-format, fungerar det som ett utmärkt sätt att konvertera XLSX/XLS till PDF på vilken dator som helst.
- Öppna Google Kalkylark och använd filväljaren-knappen till höger för att bläddra efter och öppna din Excel-fil.
-
Gå till File > Download > PDF (.pdf) för att se en förhandsgranskning av dokumentet som en PDF. Du kan redigera vad som ska exporteras och några andra inställningar.
Image - Välj EXPORT för att spara kalkylarket som en PDF.
Använd onlinekonverterare
Ett annat alternativ är att använda en filkonverterare. Eftersom XLS- och XLSX-filer är dokument kan du använda en gratis dokumentfilkonverterare.
Det finns till och med några Excel till PDF-konverterare online som gör detta ännu enklare, och eftersom de fungerar med vilken webbläsare som helst, kan de konvertera Excel till PDF på alla operativsystem.
Några av våra favoriter inkluderar Smallpdf, iLovePDF, Soda PDF och Online2PDF.
En annan vi gillar, som visas nedan, är FileZigZag. Ladda upp din Excel-fil dit och välj PDF som målformat. Välj Start Converting för att konvertera Excel-filen till PDF och hämta nedladdningslänken.
'Skriv ut' till PDF
Om du inte har Excel installerat kan du fortfarande spara XLSX- eller XLS-filen till PDF med Microsofts kostnadsfria Excel Viewer-program. Men eftersom det verktyget bara är en Excel-filvisare (inte redigerare), måste du installera ett annat program tillsammans med det för att det ska stödja PDF-konverteringen.
En väg är med en gratis PDF-skrivare. PDF-skrivare fungerar genom att du "skriver ut" dokumentet till PDF, vilket är ett enkelt sätt att skicka Excel-filen till PDF-konverteraren, varefter programmet sparar den i PDF-format.
- Öppna Excel Viewer och välj den Excel-fil du vill konvertera till PDF.
-
Använd knappen längst upp till vänster i programmet för att välja Print.
-
Ändra skrivaren från rullgardinsmenyn bredvid Name för att vara den PDF-skrivare du installerade.
Image I vårt exempel kan vi välja Foxit Reader PDF Printer från rullgardinsmenyn.
-
Gör andra ändringar du vill i utskriftsinställningarna, som att skriva ut ett visst antal sidor, och välj sedan OK för att starta PDF-skrivarprogramvaran, Foxit PDF Reader i detta fall.
Vissa PDF-skrivare kommer att öppna programmet med ytterligare instruktioner, och andra kommer att spara PDF-filen utan några andra uppmaningar.
- Det var allt! Du har skapat en PDF-fil från Excel-dokumentet!
Varför använda PDF-format
Excel-filer kräver ett specifikt program för att läsa och redigera dem, så det kan vara svårt att dela sådana dokument med personer som inte har den nödvändiga programvaran. Men PDF-formatet är mycket mer allmänt förekommande, så så länge det finns en PDF-visare installerad på datorn kan du visa filen utan att behöva en kalkylarksvisare/redigerare.
Excel-filer som finns kvar i XLSX- eller XLS-formatet är 100 procent redigerbara med Excel eller ett annat liknande kalkylarksprogram (t.ex. OpenOffice Calc och LibreOffice Calc), men PDF-filer är det inte. Även om det finns PDF-redigerare, fungerar de vanligtvis inte lika bra som att redigera råfilen.
