Microsoft Access - en del av Microsoft 365 Office Suite - erbjuder en robust relationsdatabas i skrivbordsklass som inte behöver en server för att köras. Accessdatabaser arbetar från en fast fil på din hårddisk eller en nätverksresurs och erbjuder sofistikerade verktyg för att skapa tabeller, frågor, formulär och rapporter.
Komma igång och viktiga villkor för åtkomst
Starta Microsoft Access. Från meny alternativet Skapa, välj Tabell. En tabell är den grundläggande enheten för lagring i en databas. Inom ett objekt som en tabell lagras information i kombinationer av attribut/värde.
Här är några viktiga termer du bör känna till när du använder Access:
- Fält: Dataelement i en tabell som motsvarar kolumner.
- Databas: En databas är en serie väldefinierade objekt som du kopplar ihop med relationer.
- Form: Ett grafiskt gränssnitt där du anger information i en tabell.
- Queries: En fråga destillerar någon delmängd av en eller flera tabeller för att komma fram till en unik direktuppsättning information.
- Records: Dataelement i en tabell som motsvarar rader.
- Rapporter:Innehållet i en tabell eller resultatet av en fråga. Rapporter är utskrivbara sammanfattningar av information.
- Tables: Strukturerade, väldefinierade samlingar av attribut. En tabells organisation kommer från fält (kolumner) och poster (rader).
Relationer mellan objekt i åtkomst
Alla tabeller relaterar till varandra genom en serie relationer. Microsoft Access är ett relationsdatabashanteringssystem, vilket innebär att det tillämpar regler som styr hur data i en tabell relaterar till data i en annan tabell.
Hur man använder formulär i Access
Använd ett formulär för att underlätta ordnad inmatning av poster i databasen. Formulär är grafiska verktyg som är optimerade för att stödja datainmatning. Istället för att lägga till information direkt i tabellen kommer användarna att ange den i ett formulär som är lättare att navigera och läsa.
Bottom Line
Resultaten av en fråga överensstämmer inte perfekt med resultaten i en tabell. Istället hämtas en fråga från en eller flera tabeller med avancerade filtrerings- och sorteringsregler för att returnera ett tabellliknande resultat som matar en rapport eller en strukturerad exportfil.
Rapporter i Access
Använd en rapport för att ta resultaten av en fråga eller innehållet i en tabell och skapa en läsbar version som du enkelt kan skriva ut eller dela på en skärm. Rapporter sammanfattar hela eller delar av en tabells innehåll.
Bottom Line
Microsoft Access är ett frontend-rapporteringsverktyg som hämtar data från testfiler, Excel-kalkylblad, SQL- eller Azure-databaser, Microsoft Outlook eller dussintals andra informationskällor. Genom att importera länkade tabeller eller importerade datakällor är du fri att använda Access som ett frågeverktyg och som rapporteringsagent. Access stöder även publicering av rapporter och data till andra databaser och Microsoft SharePoint-plattformen.
Utdataformat i Access
För det mesta stannar information i en Access-databas i den. Frågor och rapporter exporteras dock rent från databasen i Excel-, vanlig text-, XML-, PDF- eller XPS-format. Dessutom matar Access distributionslistor för Microsoft Outlook och Microsoft Word.
