Vad att veta
- Ange data i cellerna i kolumner och rader för att skapa en grundläggande databas.
- Om du använder rubriker, skriv in dem i den första cellen i varje kolumn.
- Lämna inga rader tomma i databasen.
Den här artikeln förklarar hur du skapar en databas i Excel för Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel för Mac, Excel för Android och Excel Online.
Ange data
Det grundläggande formatet för att lagra data i en Excel-databas är en tabell. När en tabell har skapats använder du Excels dataverktyg för att söka, sortera och filtrera poster i databasen för att hitta specifik information.
För att följa med i denna handledning, skriv in data som visas i bilden ovan.
Ange student-ID snabbt
- Skriv de två första ID:n, ST348-245 och ST348-246, i cellerna A5respektive A6, .
- Markera de två ID:en för att välja dem.
- Dra fyllningshandtaget till cellen A13.
Resten av student-ID:n skrivs in i cellerna A6 till A13 korrekt.
Ange data korrekt
När du anger data är det viktigt att se till att det är korrekt inmatat. Förutom rad 2 mellan kalkylarkets rubrik och kolumnrubrikerna, lämna inga andra tomma rader när du anger dina data. Se också till att du inte lämnar några tomma celler.
Datafel orsakade av felaktig datainmatning är källan till många problem relaterade till datahantering. Om uppgifterna skrivs in korrekt från början är det mer sannolikt att programmet ger dig de resultat du vill ha.
Rows Are Records
Varje rad med data i en databas är känd som en post. Tänk på dessa riktlinjer när du anger poster:
- Lämna inga tomma rader i tabellen. Detta inkluderar att inte lämna en tom rad mellan kolumnrubrikerna och den första raden med data.
- En post måste innehålla data om endast ett specifikt objekt.
- En post måste också innehålla all data i databasen om den posten. Det kan inte finnas information om ett objekt på mer än en rad.
Kolumner är fält
Medan rader i en Excel-databas kallas poster, kallas kolumnerna för fält. Varje kolumn behöver en rubrik för att identifiera data den innehåller. Dessa rubriker kallas fältnamn.
- Fältnamn används för att säkerställa att data för varje post skrivs in i samma sekvens.
- Data i en kolumn måste anges i samma format. Om du börjar ange siffror som siffror (som 10 eller 20), fortsätt med det. Ändra inte halvvägs och börja skriva in siffror som ord (som tio eller tjugo). Var konsekvent.
- Tabellen får inte innehålla några tomma kolumner.
Skapa tabellen
När data har matats in kan den konverteras till en tabell. Så här konverterar du data till en tabell:
- Markera cellerna A3 till E13 i kalkylbladet.
- Välj fliken Hem.
- Välj Formatera som tabell för att öppna rullgardinsmenyn.
- Välj det blå Table Style Medium 9 för att öppna dialogrutan Formatera som tabell.
- Medan dialogrutan är öppen är cellerna A3 till E13 på kalkylbladet omgivna av en prickad linje.
- Om den prickade linjen omger rätt cellområde, välj OK i dialogrutan Formatera som tabell.
- Om den prickade linjen inte omger rätt cellområde, markera rätt område i kalkylbladet och välj sedan OK i dialogrutan Formatera som tabell.
Rullgardinspilar läggs till bredvid varje fältnamn, och tabellraderna är formaterade i omväxlande ljus och mörkblått.
Använd databasverktygen
När du har skapat databasen använder du verktygen under rullgardinsmenyn bredvid varje fältnamn för att sortera eller filtrera dina data.
Sortera data
- Välj rullgardinsmenyn bredvid fältet Efternamn.
- Välj Sortera A till Z för att sortera databasen alfabetiskt.
- När sorterad är Graham J. den första posten i tabellen, och Wilson R är den sista.
Filterdata
- Välj rullgardinspilen bredvid programfältet.
- Markera kryssrutan bredvid Select All för att avmarkera alla kryssrutor.
- Markera kryssrutan bredvid Business för att markera rutan.
- Välj OK.
- Endast två studenter, G. Thompson och F. Smith är synliga eftersom de är de enda två eleverna som är inskrivna i företagsprogrammet.
- För att visa alla poster, välj rullgardinspilen bredvid programfältet och välj Rensa filter från " Program."
Utöka databasen
För att lägga till ytterligare poster till din databas:
- Placera muspekaren över den lilla pricken i det nedre högra hörnet av bordet.
- Muspekaren ändras till en tvåhövdad pil.
- Tryck och håll nere höger musknapp och dra pekaren nedåt för att lägga till en tom rad längst ner i databasen.
-
Lägg till följande data i den här nya raden:
Cell A14: ST348-255
Cell B14: Christopher
Cell C14: A.
Cell D14: 22
Cell E14: Science
Slutför databasformateringen
- Markera celler A1 till E1 i kalkylbladet.
- Välj Hem.
- Välj Slå samman och centrera för att centrera titeln.
- Välj Fyllfärg för att öppna rullgardinsmenyn för fyllningsfärg.
- Välj Blå, Accent 1 från listan för att ändra bakgrundsfärgen i cellerna A1 till E1 till mörkblå.
- Välj teckensnittsfärg för att öppna rullgardinsmenyn för teckensnittsfärg.
- Välj White från listan för att ändra textfärgen i cellerna A1 till E1 till vit.
- Markera celler A2 till E2 i kalkylbladet.
- Välj Fyllfärg för att öppna rullgardinsmenyn för fyllningsfärg.
- Välj Blå, Accent 1, Ljusare 80 från listan för att ändra bakgrundsfärgen i celler A2 till E2 till ljusblå.
- Markera celler A4 till E14 i kalkylbladet.
- Välj Center för att centrera texten i cellerna A14 till E14.
Databasfunktioner
Syntax: Dfunction(Database_arr, Field_str|num, Criteria_arr)
Där D-funktionen är en av följande:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Typ: Databas
Databasfunktioner är praktiska när Google Sheets används för att underhålla strukturerad data, som en databas. Varje databasfunktion, Dfunction, beräknar motsvarande funktion på en delmängd av ett cellintervall som betraktas som en databastabell. Databasfunktioner tar tre argument:
- Database_arr är ett intervall, en inbäddad array eller en array som genereras av ett arrayuttryck. Den är strukturerad så att varje rad efter rad 1 är en databaspost och varje kolumn är ett databasfält. Rad 1 innehåller etiketterna för varje fält.
- Field_str|num anger vilken kolumn (fält) som innehåller värdena som ska medelvärdesberäknas. Detta kan uttryckas som antingen fältnamnet (textsträng) eller kolumnnumret, där kolumnen längst till vänster skulle representeras som 1.
- Criteria_arr är ett intervall, en inbäddad array eller en array som genereras av ett arrayuttryck. Den är strukturerad så att den första raden innehåller fältnamnen som kriteriet (kriterierna) kommer att tillämpas på, och efterföljande rader innehåller de villkorliga testerna.
Den första raden i Criteria anger fältnamn. Varannan rad i Criteria representerar ett filter, en uppsättning begränsningar för motsvarande fält. Begränsningar beskrivs med Query-by-Example-notation och inkluderar ett värde att matcha eller en jämförelseoperator följt av ett jämförelsevärde. Exempel på begränsningar är: "Choklad", "42", ">=42" och "42". En tom cell betyder ingen begränsning för motsvarande fält.
Ett filter matchar en databasrad om alla filterbegränsningar (begränsningarna i filtrets rad) är uppfyllda. En databasrad (en post) uppfyller kriterierna om minst ett filter matchar det. Ett fältnamn kan visas mer än en gång i kriterieintervallet för att tillåta flera begränsningar som gäller samtidigt (till exempel temperatur >=65 och temperatur <=82).
DGET är den enda databasfunktionen som inte aggregerar värden. DGET returnerar värdet på fältet som specificeras i det andra argumentet (på samma sätt som en VLOOKUP) endast när exakt en post matchar Kriterier; annars returnerar det ett fel som indikerar inga matchningar eller flera matchningar.
