Hur man använder SharePoint

2024 Författare: Abigail Brown | [email protected]. Senast ändrad: 2024-01-07 19:06

SharePoint är en plattform för att samarbeta med andra medlemmar i ett team eller en grupp. I den här artikeln går vi igenom hur du skapar funktionella och samarbetsplatser för kollegor och vänner, laddar upp och delar dokument och lägger till widgetar på SharePoint-webbplatserna.

Hur man skapar en SharePoint-webbplats

Du behöver ett par saker innan du kan skapa din webbplats:

• Åtkomst till ett Microsoft 365-företagskonto, eftersom SharePoint inte ingår i konsumentkonton.
• En administratör för att skapa din webbplats. Om du inte är administratör, be din administratör att skapa en webbplats åt dig.

Så här skapar du en SharePoint-webbplats:

1. Logga in på Microsoft 365 som administratör och välj sedan SharePoint från appmenyn.

   

2. Välj Page i den vänstra vertikala rutan och välj sedan Create Site.

3. Välj Team Site i dialogrutan.

   Kommunikationswebbplatser används främst för att publicera meddelanden och annat innehåll.

4. Välj en startdesign för din webbplats som matchar ditt övriga innehåll. Oroa dig inte: du kan alltid justera startinnehållet senare.

5. Ange information om din webbplats, inklusive dess namn och beskrivning.
6. Välj Finish för att slutföra konfigurationen. SharePoint arbetar i bakgrunden för att skapa webbplatsen, och du kommer att se dess framsteg hela tiden.

När du har konfigurerat ditt utrymme har du en del tillgängliga funktioner direkt, inklusive:

• Konversationer: Privata anslagstavlor för din grupp.
• Documents: Det är här du delar filer och checkar in och ut filer.
• OneNote Notebook: Dina lagkamrater kan samarbeta med denna OneNote Notebook genom att skapa och lägga till innehåll på sidor.
• Webbsidor: Anpassade webbsidor för ditt team eller din grupp.

Hur man använder SharePoint-dokumentbibliotek

Fildelning med ett dokumentbibliotek är vanligt på SharePoint-webbplatser. Dokumentbibliotek innehåller mappar och filer som du kan visa och redigera. Så här använder du dokumentbiblioteket:

1. Välj Documents i den vänstra vertikala rutan.

   

2. Välj New för att lägga till nya objekt, som mappar eller Microsoft Office-filer. Alternativt, dra och släpp andra filer till den aktuella biblioteksmappen; de behöver inte vara Office-filer.

   

3. Välj en Microsoft Office-fil för att öppna den i lämplig app. Att välja en fil som inte är Office gör en av tre saker:

   • Öppnar den för förhandsgranskning om den är i ett webbvänligt format (till exempel en bild eller PDF).
   • Öppnas i en relevant app om du använder Windows (Windows vet hur man pratar med SharePoint).
   • Hämtar den till din dator så att du kan öppna den med det relevanta programmet.

   

4. Medan moderna webbappar låter dig redigera en fil samtidigt med en kollega, har du fortfarande möjligheten att "checka ut" en fil i SharePoint för att hindra andra från att arbeta med filen medan du arbetar med den.

   Välj filen att checka ut och välj sedan Check out i rullgardinsmenyn. Att checka ut en fil hindrar någon från att spara en ny version av filen medan du arbetar med den. Andra användare kan fortfarande ladda ner en kopia och arbeta med den, men de kan inte skapa en ny version förrän du sparar den och checkar in den igen.

   

Hur man skapar SharePoint-webbplatser

SharePoints webbplatssidor låter dig skapa webbsidor som innehåller text och grafisk information. Skillnaden mellan SharePoint-webbsidor och vanliga webbplatssidor är att endast inloggade medlemmar i ditt SharePoint-team kan se dem. Webbsidor är ditt eget privata internet.

Så här skapar du nya sidor på din SharePoint-webbplats:

1. Välj Pages i den vänstra vertikala rutan.

   

2. Välj New och välj sedan bland sidtyperna:

   • Wiki-sida: Sidor som innehåller teamidéer, policyer, riktlinjer, bästa praxis och mer. Ett SharePoint-team kan använda Wiki-sidor för att komma åt länkar till alla typer av företagsinformation.
   • Webbdelssida: Fördefinierade layouter utformade för att du ska kunna infoga alla typer av prylar, instrumentpanelstil, på dina webbplatssidor.
   • webbplatssida: Tomma sidor som du bygger, börjar med en titel.
   • Länk: Lägg till en länk till en webbplats.

   

3. När den har skapats öppnas sidan för dig att redigera. Börja med att ge den ett namn. Ytterligare innehåll kommer i form av webbdelar, som vi tar upp i nästa avsnitt.

   

4. Välj Publicera i den övre högra delen av skärmen för att göra dina ändringar tillgängliga för kollegor.

   

5. Välj Pages i den vänstra vertikala rutan för att visa dina sidor.

6. För att redigera befintliga sidor, öppna sidan och välj Redigera i den vänstra rutan.

   

Hur man lägger till webbdelar till SharePoint-sidor

En av de bästa SharePoint-funktionerna är funktionen "webbdel", eller widget(s). Även om du bara vill lägga till text och grafik, måste du först lägga till en webbdel för att hålla innehållet. Webbdelar kan innehålla saker som nyhetsflöden, en katalog med teammedlemmar eller listor över senaste aktivitet på webbplatsen.

Om du skapade en sida, så här lägger du till webbdelar till den:

1. Välj Pages i den vänstra vertikala rutan, välj sedan en sida att redigera och välj Edit.

2. Välj tecknet plus (+) för att lägga till webbdelar till en sida.

   

3. En popup-meny visar en lista över tillgängliga webbdelar. Bläddra i hela listan eller sök med nyckelord. När du väl har v alt en webbdel läggs den till på sidan.

   

4. Konfigurera webbdelen. Om du till exempel lägger till en bildgalleriwebbdel, välj Add Images för att välja bilderna som ska visas.

   

5. Välj Publicera för att göra dina ändringar tillgängliga för kollegor.

Medan startsidan skapas automatiskt åt dig, är det fortfarande en sida som du kan fylla med webbdelar.

Installera och använda Tasks-appen

Saker och ting blir intressanta när du lägger till appar på din webbplats. Appar går längre än webbdelarnas funktionalitet och de inkluderar saker som bloggar eller en anpassad lista, som kan vara en liten databas.

Vi ska ta en titt på Tasks-appen, som låter dig ställa in uppgifter för dina teammedlemmar, tilldela uppgifter och sedan spåra deras slutförande.

Så här lägger du till Tasks-appen på din SharePoint-webbplats:

1. På hemsidan för SharePoint-webbplatsen, välj New och välj sedan App.

2. Välj Tasks.

   

3. I den vänstra menyn, välj Webbplatsinnehåll för att visa appen Tasks och börja delegera.

   

Vem ska använda SharePoint?

För det mesta använder företagsteam SharePoint. Men det finns många icke-affärsrelaterade scenarier där SharePoint kommer till nytta, till exempel:

• Sportlag kan använda kalendern för att lägga upp ett spelschema, och de kan använda ett dokumentbibliotek för att lagra spelvideor.
• Bokklubbar kan lägga upp länkar till nästa veckas bok, medan skrivgrupper kan vara värd för kritik, bidrag och kommentarer.
• Volontärgrupper som planerar ett restaureringsprojekt kan skapa en plan med uppgifter och en tidslinje.
• Ett område som driver en gårdsrea kan lägga upp meddelanden om nya deltagare eller lista objekt och priser i en delad Excel-fil i ett dokumentbibliotek.

Ovanstående scenarier är möjliga med andra appar och tjänster, men SharePoint samlar allt på en enda plats, med ett gränssnitt som stöds i Windows, macOS och Linux.

Where to Download SharePoint

Ladda ner SharePoint-appen för Android från Google Play eller skaffa SharePoint-appen för iOS från App Store. Dessutom kan du använda Microsoft Office-appar som Word, Excel och PowerPoint för att öppna filer direkt från SharePoint, vilket gör nedladdning och uppladdning enkelt.