Vad att veta
- Innan du digitaliserar dina filer, skapa mappar och undermappar för att organisera filerna.
- Se till att skannern eller skrivaren stöder programvaran Optical Character Recognition (OCR) och att du har OCR-programvara installerad.
- Processen är olika beroende på om du vill skanna ett dokument på Mac eller skanna ett dokument på Windows.
Att digitalisera pappersdokument kan hjälpa dig att organisera ditt viktiga pappersarbete. Digitala filer, inklusive PDF-filer, kan konverteras till sökbara filer med programvara för optisk teckenigenkänning (OCR) som vanligtvis följer med en skrivare. Det betyder att din information inte tar plats och att den är lättare att hitta. Du kan också spara dina digitala filer på CD eller DVD, på en flashenhet, i en onlinelagringsanläggning. Så här organiserar du dina skannade dokument.
Hur man använder en skanner för att bli organiserad
Här är några steg du kan vidta för att organisera ditt företag eller hem med en skanner. Du behöver en dokumentskanner för att få detta att fungera. Det behöver inte vara dyrt eller snyggt. Om du inte har en, börja med dessa recensioner av fotoskannrar och dokumentskannrar för några bästa köp.
Om du inte vill ha en separat skanner, kommer en billig allt-i-ett-skrivare att göra jobbet.
-
Gå igenom ditt pappersarbete och bestäm vad du kan digitalisera och vad du säkert kan slänga.
Det här kommer sannolikt att ta lite tid. Arbeta i små steg om det behövs.
-
Innan du digitaliserar dina filer, skapa mappar och undermappar för att lagra filerna. Tänk på vilka kategorier du behöver och skapa en mapp för varje. Lägg kreditkortskvitton i en mapp, bilförsäkringspapper i en annan. Telefonräkningar, inköpskvitton, räkningar för hemreparation och så vidare kan placeras i separata mappar. Inom varje mapp skapar du undermappar för varje år (eller månad). Det är lättare att börja med ett organiserat system och lägga till nytt pappersarbete i rätt fil än att ordna om systemet varje gång ett nytt kvitto skannas.
För att skapa en ny mapp i Windows, högerklicka på skrivbordet och välj New > Folder Upprepa detta steg medan du är inne i den nya mapp för att skapa en undermapp. För att skapa en ny mapp i Mac, välj File > New Folder, eller tryck Shift+ Command +N
-
Se till att skannern eller skrivaren kom med programvara för optisk teckenigenkänning (OCR). Detta gör att du kan skanna dokument till PDF-format och redigera filerna. Det finns en god chans att anständig OCR-programvara är installerad på din Windows-dator.
Om OCR-programvaran inte är installerad på din dator är ABBYY FineReader och Adobe Acrobat Pro DC populära val.
-
Det är dags att skanna dina dokument. Exakt hur du gör detta beror på vilken typ av skanner och programvara du använder.
Lifewire har guider för att skanna dokument på Windows och Mac.
-
När du är klar med att digitalisera dokument, håll koll på det fysiska pappersarbetet. Se till att du automatiskt skannar dokument varje gång du får nya kvitton eller pappersarbete. Annars kommer tidningarna att börja hopa sig igen.
