Att förlora viktiga dokument som du har lagt ner så mycket tid på att skapa är frustrerande, särskilt om du är som de flesta användare, som skapar dokument direkt på datorn och inte har fördelen av en handskriven kopia.
Här är sex sätt att hålla dina ordbehandlade dokument säkra.
Förvara aldrig dina dokument på din OS-enhet
Medan de flesta ordbehandlare sparar dina filer i mappen Mina dokument, är detta den värsta platsen för dem. Oavsett om det är ett virus eller ett programvarufel påverkar de flesta datorproblem operativsystemet, och ofta är den enda lösningen att formatera om enheten och installera om operativsystemet. I ett sådant fall kommer allt på enheten att gå förlorat.
Att installera en andra hårddisk på din dator är ett relativt billigt sätt att ta hand om det här problemet. En andra intern hårddisk kommer inte att påverkas om operativsystemet är skadat, och den kan till och med installeras på en annan dator om du behöver köpa en ny.
Om du är skeptisk till att installera en andra intern enhet, är en extern hårddisk ett utmärkt alternativ. En extern enhet kan anslutas till vilken dator som helst när som helst genom att ansluta den till en USB- eller FireWire-port. Många externa enheter har också den extra fördelen av en-touch eller schemalagda säkerhetskopieringar; du anger mappar och schema, och programvaran tar hand om resten.
Bottom Line
Det räcker inte att lagra dina filer på en annan plats än ditt operativsystem; du måste skapa regelbundna säkerhetskopior av dina filer. Öka dina chanser att kunna hämta en fil genom att ha en andra säkerhetskopia av den. Om informationen är viktig, överväg att lagra en säkerhetskopia i ett brandsäkert valv.
Se upp för e-postbilagor
Även om du är säker på att de inte innehåller virus, kan e-postbilagor göra att du förlorar data. Om du till exempel får ett dokument med samma namn som ett på din enhet, och din e-postprogramvara är inställd på att spara bilagor på samma plats, riskerar du att skriva över filen som redan finns där. Detta händer ofta när du samarbetar i ett dokument och kollegor skickar uppdateringar via e-post.
Ställ in ditt e-postprogram så att det sparar bilagor på en unik plats, eller tänk efter två gånger innan du sparar en e-postbilaga på din hårddisk.
Se upp för användarfel
Utnyttja säkerhetsåtgärder som ingår i din ordbehandlare, som versionsfunktioner och spårade ändringar. Ett vanligt sätt som användare förlorar data på är när de redigerar ett dokument och av misstag raderar delar. När dokumentet har sparats går de delar som har ändrats eller raderas förlorade om du inte har aktiverat funktioner som lagrar ändringar åt dig.
Om du inte vill ta itu med de avancerade funktionerna, använd F12-tangenten innan du börjar arbeta för att spara filen under ett annat namn. Det är inte lika organiserat som vissa av de andra metoderna, men det är en användbar metod.
Gå till molnet
Att lagra filer och deras säkerhetskopior i molnet blir allt vanligare. Molnlagring erbjuder många fördelar, såsom generösa utrymmestilldelningar, enkel användning, åtkomst var du än är och vilken enhet du än använder, och tillförlitlighet.
Molnlagringstjänster säkerhetskopierar sina servrar, så det finns ett dubbelt lager av skydd för filer som lagras på detta sätt. Av dessa skäl är molnlagring i allt högre grad det bästa alternativet för de flesta.
Det finns flera vanliga gratis alternativ:
- Google Drive erbjuder 15 GB med varje Google-konto.
- Mac-användare får 5 GB med iCloud, som är inbyggt i alla Apple-enheter.
- Microsoft tillhandahåller 5 GB utrymme med OneDrive, som kommer med Microsoft 365- och Xbox-konton.
Om du behöver mer lagringsutrymme erbjuder tjänsterna ovan betal alternativ, liksom andra molnlagringsföretag.
Behåll papperskopior av dina dokument
Det kommer inte att hindra dig från att behöva skriva och formatera ditt dokument igen, men att behålla en utskriven kopia av ett viktigt dokument säkerställer åtminstone att du har innehållet i filen, och det är bättre än att inte ha något alls.
