Outlook använder kontaktgrupper för att lagra medlemmarna i en distributionslista. När du har skapat en kontaktgrupp och lagt till kontakter skapar du ett e-postmeddelande och adresserar det till kontaktgruppen. På så sätt får alla i distributionslistan samma meddelande och du sparar tid.
Instruktionerna i den här artikeln gäller Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 och Outlook för Microsoft 365.
Hur man skapar en distributionslista i Outlook
För att skapa en kontaktgrupp i Outlook, skapa listan och välj var den ska lagras. Så här gör du:
- Öppna Outlook.
-
Gå till fliken Hem och välj New Items.
Image -
Välj Fler artiklar > Kontaktgrupp. Eller tryck Ctrl+ Shift+ L.
Image -
I fönstret Kontaktgrupp placerar du markören i textrutan Name och skriv ett namn för distributionslistan.
För att skicka ett e-postmeddelande till distributionslistan anger du listnamnet i textrutan To i ett nytt meddelandefönster.
- Lämna Kontaktgruppen-fönstret öppet.
Lägg till medlemmar i en Outlook-kontaktgrupp
När gruppen har skapats och sparats, lägg till kontakter i distributionslistan.
För att lägga till kontakter i en kontaktgrupp:
- I fönstret Kontaktgrupp, gå till fliken Kontaktgrupp.
-
Välj Lägg till medlemmar > Från Outlook-kontakter.
Image -
I dialogrutan Select Members: Contacts, välj en kontakt och välj Members för att lägga till den kontakten i distributionslistan.
Om en kontakt inte finns med i listan, sök efter kontakten med namn eller e-postadress. Om du fortfarande inte kan hitta kontakten, välj Adressbok rullgardinsmeny och välj en annan lista.
- Upprepa steg 3 för var och en av kontakterna som du vill lägga till i distributionslistan.
-
Välj OK.
- I fönstret Kontaktgrupp, välj Spara och stäng.
Skapa en ny kontakt i en distributionslista
För att lägga till mottagare som inte finns i din Outlook-adressbok till en kontaktgrupp:
- Gå till Outlook People och dubbelklicka på distributionslistan.
- I fönstret Kontaktgrupp, gå till fliken Kontaktgrupp och välj Lägg till medlemmar> Ny e-postkontakt.
-
I textrutan Visningsnamn skriver du ett namn för kontakten.
Image Om du inte känner till kontaktens namn, skriv in deras e-postadress eller skriv ett alias.
- I textrutan E-postadress anger du e-postadressen till den nya kontakten.
-
Om du inte vill lägga till den nya medlemmen i adressboken, avmarkera kryssrutan Add to Contacts.
- Välj OK.
- I fönstret Kontaktgrupp, välj Spara och stäng för att spara ändringarna i distributionslistan.
Hur man delar en kontaktgrupp i Outlook
Finns det andra människor som skulle tjäna på om de hade din distributionslista? Istället för att få dem att skapa samma kontaktgrupp från början, dela kontaktgruppen med dem. Det är lika enkelt som att skicka en e-postbilaga.
Dela en kontaktgrupp:
- Gå till Outlook People.
- Dubbelklicka på distributionsgruppen du vill dela.
-
I fönstret Kontaktgrupp, gå till fliken Kontaktgrupp och välj Vidarebefordra grupp> Som Outlook-kontakt.
Image Välj I Internet-format (vCard) för att bifoga en textfil som innehåller gruppmedlemmarnas namn och adresser.
- Adressera meddelandet till den person du vill ska få distributionslistan.
- Välj Skicka.
Importera en Outlook-kontaktgrupp som har delats med dig via e-post
Om någon skapade en distributionslista i Outlook och skickade den till dig som en Outlook-kontaktfil, importera listan till din adressbok och använd den som din egen.
- Öppna meddelandet som innehåller den bifogade Outlook-kontaktfilen för gruppen.
-
Välj rullgardinsmenyn för bilaga.
Image - Välj Öppen.
- I fönstret Kontaktgrupp, gå till File > Info.
-
Välj Flytta till mapp > Kopiera till mapp.
Image -
I dialogrutan Copy Item to, välj mappen Contacts.
Image - Välj OK.
- Med din distributionslista på plats och redo kan du börja skicka meddelanden till dess medlemmar.
Om du vill ha mer kontroll över dina distributionslistor, använd kontaktkategorier för att skapa eleganta e-postlistor.
