Vad att veta
- Använd miniatyrer: Gå till File > Info > Properties > Avancerade egenskaper > Sammanfattning och kontrollera Spara miniatyrbilder för alla Word-dokument.
- Uppdatera egenskaper: Gå till File > Info > Properties > Avancerade egenskaper > Sammanfattning. Ange kommentarer, nyckelord och annan information.
- Andra tips: Skapa mappar för att spara och sortera dina Word-filer, och använd ett konsekvent filnamnsystem för att snabbt hitta de filer du vill ha.
Den här artikeln ger förslag på hur du organiserar dina Microsoft Word-filer. Instruktionerna omfattar Word 2019 till 2010 och Word för Microsoft 365.
Spara alla Word-filer med miniatyrer
Att spara Word-filer med en förhandsgranskningsbild eller miniatyrbild gör det lättare att identifiera dokumentet du behöver utan att öppna det.
Spara alla Word-dokument med en förhandsgranskning eller miniatyrbild:
-
I Microsoft Word öppnar du ett tomt eller befintligt dokument och går sedan till fliken File.
Image -
Välj Info.
Image -
Välj rullgardinsmenyn Properties och välj Advanced Properties.
Image -
I dialogrutan Properties, gå till fliken Summary.
Image -
Markera kryssrutan Spara miniatyrer för alla Word-dokument.
Image -
Välj OK.
Image
Uppdatera Word-dokumentegenskaper
Om du arbetar med flera Word-dokument som har liknande namn och platser, använd funktionen Word-dokumentegenskaper.
-
Öppna dokumentet som du vill lägga till beskrivande egenskaper till och gå sedan till fliken File.
Image -
Välj Info.
Image -
Välj rullgardinsmenyn Properties och välj Advanced Properties.
Image -
I dialogrutan Properties, gå till fliken Summary.
Image -
Ange kommentarer, nyckelord, kategorier, en titel och ämnesinformation för att hjälpa dig att särskilja dina filer.
Image - Välj OK för att tillämpa ändringarna och stänga dialogrutan. När det är dags att göra en sökning kan Word hitta precis det du behöver.
Skapa mappar på din dator och använd dem
Sätt upp en mapp för dina Word-dokument och döp den till något du inte kommer att glömma, till exempel MyWordDocs Fyll den med mappar som är namngivna på ett sätt som är meningsfullt för dig, och använd dessa mappar för att spara och sortera dina Word-filer. Om du till exempel producerar veckomötesanteckningar, skapa en mapp för dessa anteckningar och inkludera ytterligare mappar i den för månader eller år.
Om du har flera år av Word-dokument på din dator och inte har tid att öppna vart och ett och bestämma om du ska behålla det eller inte, skapa en mapp för varje år och flytta dokument till dessa mappar. Det här är ett bra sätt att lagra äldre filer tills du har tid att organisera filerna på ett sätt som fungerar för dig.
Använd ett konsekvent filnamnssystem
Etablera ett namnsystem för att snabbt hitta de filer du vill ha. Det finns många sätt att namnge dina filer. Välj ett namnsystem och använd det konsekvent.
Här är några förslag:
- Inkludera typen av dokument i filnamnet, till exempel kontrakt, hyreskontrakt eller nyhetsbrev. På så sätt kan du titta på filnamnet för att hitta en fil.
- Börja filnamnet med klientens namn (eller mottagarens efternamn om dokumenten är bokstäver).
- Inkludera datum i filnamnet.
Take Your Time
Om din dators hårddisk har ont om lagringsutrymme ska du inte ta itu med dina organisatoriska uppgifter på en gång. Bryt upp jobbet i hanterbara bitar och ägna 15 minuter om dagen åt att arbeta med det.
När du organiserar Word-filer på din dator lägger du varje fil i en av mapparna du skapade, skapar en ny mapp eller raderar filer du inte längre behöver. Om du inte är säker på vad du ska göra med en fil lägger du den i en mapp med titeln HoldUntilDate och väljer ett datum i framtiden som om du inte har öppnat mappen då kommer att känna sig bekväm med att ta bort det.
Oavsett vilken typ av mappar du gör, placera dessa mappar i din huvudmapp i Word, så att du vet var du ska leta.
