Trots spridningen av onlinekommunikationsmetoder är e-post fortfarande den mest populära, med nästan 300 miljarder e-postmeddelanden som skickas varje dag under 2019. Oavsett om du är helt ny på e-post eller har använt det i decennier, se till att du följer reglerna för e-postetikett.
Granska ditt meddelande innan du skickar
När du har angett dina mottagares adresser, skapa en lämplig ämnesrad, skriv ditt meddelande och bifoga ett par stöddokument, gå tillbaka och se till att du gjorde allt rätt:
- Granska meddelandet. Är något oklart? Finns det några grammatiska fel eller stavfel? Sa du allt du ville säga?
- Kontrollera dina källor. Skulle en länk till en extern källa förtydliga din mening? Skulle en länk hjälpa din mottagare att snabbt hitta en webbplats?
- Titta på mottagarnamnen. Har du glömt en viktig person som behöver se budskapet? Har du lagt till någon som inte borde se meddelandet?
- Titta på din adress. Om du har mer än ett, se till att skicka meddelandet från det som är lämpligast för meddelandets syfte.
- Bestämma meddelandeprioritet. Behöver meddelandet taggas som viktigt?
- Lägg till stödjande dokument. Har du glömt bilagorna?
Svara inte alltid alla
Du bör veta när och när du inte ska svara alla på gruppmeddelanden. Om alla i det ursprungliga e-postmeddelandet (den du svarar på) behöver veta vad du har att säga, använd Svara alla.
Till exempel, person A mailar dig och person B för att komma med idéer om hur du firar din chefs 10-årsjubileum med företaget. Ditt svar är relevant för både person A och person B, så använd Svara alla för att svara till dem båda.
Om någon skickar en festinbjudan via e-post till dig och 20 andra vänner är ditt svar inte relevant för de andra e-postmottagarna, så använd Svara för att bara skicka ett svar till den ursprungliga avsändaren.
Skriv effektiva ämnesrader
Nyckeln till att skriva ett bra e-postämne är att se till att det kortfattat fångar kärnan i ditt meddelande. Här är några exempel:
- Försäljningsmöte ändrat till 3:00
- Halloween Party Invitation
- Webbplatstextversioner
- Veckans 20 bästa videoval
- Detaljer om ditt nya medlemskap
- Bekräfta ditt möte
- Request for Fundraising Event Volunteers
För att göra ämnesraderna mer effektiva, inkludera den åtgärd du vill att mottagarna ska vidta, till exempel:
- Halloween Party Invitation - OSA senast 11 maj
- Webbplatstextrevisioner – Behöver godkännande senast tisdag
Bottom Line
När du vidarebefordrar ett e-postmeddelande från någon annan, förklara för den nya mottagaren varför du gör det och hur du förväntar dig att de ska dra nytta av det. Låt oss till exempel säga att en kund, Jay, skickar en fråga till dig och att du inte vet svaret. Vidarebefordra meddelandet till din kollega Sara med en lapp där det står: "Sara, Jay vill veta processen för att logga in på vår portal från sin mobila enhet. Se nedan för detaljer. Kan du hjälpa?"
Förklara varför du CC
Om du skickar någon i ett e-postmeddelande, förklara för den primära mottagaren att du gör det och varför. Låt oss till exempel säga att Jenna vill gå med i din bokklubb och du skickar information om det till henne. Du skulle kontakta bokklubbsledaren Ann och skriva till Jenna: "Jag kontaktar vår ledare Ann, så att hon kan se vad jag skickar till dig och fylla i allt jag kan ha utelämnat." När du använder den här processen vet Ann också varför hon får en kopia av meddelandet.
Bottom Line
E-postmeddelanden kan försvinna i posten eller i skräppostfiltret. Som en artighet, särskilt med viktiga meddelanden (som de med bilagor eller som har att göra med deadlines), skriv ett kort meddelande för att låta avsändaren veta att deras e-post har tagits emot. Till exempel, om din chef skickar ett nytt projekt till dig att arbeta med, svara med "Förstått, jag börjar imorgon."
Använd akronymer sparsamt
Alla känner inte till alla akronymer, så använd så få som möjligt och bara när du är säker på att mottagaren vet vad de menar. Det finns flera akronymer som ofta används i affärse-postkorrespondens. Här är några:
- ASAP: Så snart som möjligt
- BTW: Förresten
- EOD: Slutet av dagen
- EOM: Slut på meddelande (används vanligtvis i ämnesraden för att indikera att det inte finns någon e-posttext att följa)
- EOW: Veckans slut
- FYI: För din information
- IMO: Enligt min åsikt
- OOO: Inte på kontoret
- Y/N: Ja eller Nej
Bottom Line
Eftersom du inte får sammanhanget med ansiktsuttryck och tonfall i e-post, är det inte ett bra medium för att uttrycka sarkasm eller humor, särskilt med mottagare som du inte känner väl. Uttryck ditt budskap enkelt och rakt på sak, åtminstone tills du lär känna en mottagare bättre. Om du verkligen inte kan hjälpa dig själv, inkludera ett leende eller skrattande uttryckssymbol för att visa att du skojar.
Välj ett lämpligt slut
Ibland är det svårt att veta hur man avslutar ett e-postmeddelande. Här är några förslag, baserat på situationen:
- Tack eller Många tack: Om du ber om en tjänst.
- Love eller Kram: Om mottagaren är en vän eller familjemedlem.
- Cheers eller Bästa: Om mottagaren är en tillfällig bekant.
- Vänliga hälsningar: Om ditt meddelande är formellt.
- Bästa hälsningar eller Kind Regards: Om du vill behålla en formell affärston.
